(壹)對會計電算化的認識不到位。
目前已實施會計電算化的企業主要存在以下認知偏差:(1)認為會計電算化只是會計工具的改變,有的甚至認為會計電算化只是用計算機代替了人工,打印出來的賬目比手工記錄的要好。做不做無所謂,他們看不到它對會計職能、企業管理方法、管理流程的深刻影響,所以在會計電算化上壹味求簡。(2)許多企業領導對會計電算化的認識是片面的,只把會計電算化作為企業現代化管理的標誌,作為樹立企業形象的手段,以計算機為主,會計人員為輔,只重視機的因素,不重視人的因素,不重視人員的培訓。(3)壹些財務人員錯誤地認為實行會計電算化只是壹種形式,更加方便,沒有認識到實現會計電算化的重大意義。在實踐中,會計軟件的使用僅限於會計核算,其他功能和作用都沒有使用,以至於有些單位花錢買了軟件卻沒有真正使用。
(二)重視會計職能,忽視管理職能。
長期以來,我國會計工作壹直以事後核算為主,由於計算復雜,事前分析預測和事中控制難度較大。會計電算化的應用和發展,可以充分發揮電子計算機的優良計算功能,把會計人員從繁重的會計核算和報銷工作中解放出來,集中精力加強財務管理。但是,我國實行會計電算化的單位存在著重視報銷功能而忽視管理功能的現象。材料核算、工資核算、固定資產核算等。具有軟件功能強,而具有管理功能的模塊,如成本核算、財務指標分析系統、資金供求預測等,則根本沒有設計或內容過於簡單,功能不全。並且查詢功能不完善,限制了其管理功能,沒有充分發揮會計電算化在加強財務管理方面的作用。
(三)員工的知識結構不合理
壹方面,雖然會計人員掌握的知識和理論可以滿足手工核算的需要,但會計電算化對會計人員提出了更高的要求。要求會計人員掌握壹定的會計專業知識,還要掌握相關計算機和財務軟件的操作以及相關設備的維護和保養知識。普通會計人員業務經驗豐富,但缺乏計算機專業知識,難以用計算機處理會計業務。突出表現為對財務軟件的使用不夠熟練,對軟件的理解有限,不能及時排除運行過程中的故障,導致系統無法正常運行。這壹問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙。另壹方面,會計軟件開發人員的知識結構不合理。在中國會計軟件發展的初期,計算機人員是主要的開發者。雖然他們有豐富的計算機專業知識,但對會計、審計、財務、管理等方面了解不多,嚴重影響了最初的軟件需求設計,導致計算機技術不斷升級,會計功能停滯不前的尷尬局面。
(四)會計電算化的安全性薄弱。
目前會計電算化軟件的數據安全性較弱,硬件本身的安全性較低,硬件的安全問題直接影響會計應用系統軟件的正常使用。主要表現在以下幾個方面:(1)會計電算化的操作人員未能按照壹定的程序操作,造成會計數據的丟失或錯誤。在實際工作中,由於操作權限設置不當、密碼不嚴或未使用專用專機等原因,會計責任事故時有發生。(2)隨著計算機網絡的發展,在互聯網上隨意訪問或下載導致病毒入侵和黑客攻擊,而實施電算化會計的財務人員對計算機病毒入侵防範意識不強,未能采取有效措施防範病毒入侵,導致系統崩潰和網絡癱瘓的案例越來越多。(3)數據庫缺乏必要的加密措施,很容易從外部被打開和修改。還有壹些商業軟件為了占領市場,為用戶提供修改以往年度賬目等功能。這些都為會計信息的真實性和可靠性埋下了隱患。
(五)會計電算化管理系統不完善。
為了規範會計電算化的操作,財政部從1994開始頒布了壹些規章制度。很多相關人員並不了解和理解這些專門針對會計電算化的規章制度。所以有時候他們在實際操作中有違規行為,但是操作者不知道,單位領導不知道,也沒有相應的部門去糾正,更談不上部門的監督管理。現在還有很多單位實行了會計電算化。他們雖然知道國家制定的規則,但並沒有真正執行這些規章制度。比如,有的單位對會計電算化操作人員不嚴格執行權限限制制度,操作人員密碼公開或不設置,為擅自使用和數據篡改留下隱患;壹些單位人才匱乏,導致這個系統靠電算化會計系統維護名存實亡;壹些單位沒有妥善處理企業實行會計電算化後人員職能轉換的問題,導致壹些會計人員在崗位責任制中職責不清,無從下手;有些單位沒有建立專門的會計電算化機房,也沒有在計算機上制定相應的操作系統。
(6)會計電算化與審計脫鉤。
各類審計機構在審計過程中很少使用計算機技術,審計軟件的開發速度跟不上會計軟件的發展,相關審計準則的制定和計算機審計實踐也滯後於會計工作的發展,這些都影響了會計電算化的實施。同時,由於會計電算化的實施,存儲在計算機磁介質中的會計數據可以被篡改而不留痕跡。當會計電算化軟件存在壹些安全漏洞時,也存在安全隱患。