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應用妳所使用的財務軟件,如何將賬頁發布在企業內部網或互聯網

1. 文件***享

文件***享是只網絡內各計算機之間的文件能夠互相訪問。

在計算機應用之初,各計算機之間如果需要交換文件,只能通過將文件存放到軟磁盤上,然後進行軟盤傳遞。計算機網絡出現後,聯網計算機之間的文件傳遞無需再傳遞軟盤,通過網絡線路直接就可以發送文件,使文件***享成為方便的過程。對於普遍都需要的***享文件,還可以放到網絡服務器上。網絡服務器是網絡內所有聯網計算機都能夠訪問到的計算機,服務器能夠根據網絡管理員分配的訪問權限,控制聯網計算機能夠訪問的文件目錄。這樣,網絡文件***享既能夠便捷的進行,也能夠進行相應的控制,保證重要的文件不會被任意人員訪問到,保證了文件的安全使用。

最早的服務器文件***享是將***享文件放置在服務器上的某個目錄中,設置對這些目錄的訪問權限後供聯網計算機訪問。這種方式對於聯網計算機而言,只要設置了對網絡服務器某些目錄的對應連接關系(映射)後,聯網計算機就可以象訪問自己計算機上的某個目錄壹樣進行訪問。但隨著計算機網絡應用的發展,這種文件存放式的***享方式已經慢慢在退出應用。對於辦公信息文件而言,由於這種文件存放***享不能提供諸如全文檢索等功能,所以使用上的不便日益突出。不過,目前仍有壹些低檔數據庫軟件需要采用這種方式運行,壹些***享軟件也仍然能夠用這種方式使用,所以文件***享仍然是計算機網絡應用中的壹個重要組成部分。

文件***享是網絡應用中最基本的應用方式,只要有計算機網絡,就能夠實現文件***享。目前的網絡操作系統象MS Windows 2000

Server、Novell Netware、各類UNIX等都支持服務器方式的文件***享。

文件***享使得文件的再利用非常方便。我們經常有許多辦公文件的制作,是參照過去同類文件的格式、內容,只變動不多的內容就形成新的文件。如果不使用計算機文件,則我們需要在原文件上進行改動,然後再重新抄寫。抄寫壹旦出現壹點點錯誤就要重抄。計算機文件編輯十分簡單,直接在需要修改的位置插入文字、刪改文字,計算機能夠自動排版形成美觀的新文件。文件***享使舊文件的再利用價值大大提高,如果配合全文檢索壹起工作,則辦公的效率就會因網絡的存在而飛速提高。

2. 打印***享

在沒有計算機網絡的時期,每臺計算機幾乎都配備了打印機設備,否則辦公產生的文件不能被打印。采用存放文件到軟盤上,再使用別的計算機所配置的打印機進行打印的方法多數人都嫌繁瑣,因此幾乎所有的有計算機的人員都想方設法購置打印機方便自己打印。

每臺計算機配備打印機,無疑會大大增加計算機應用的投資。打印機是壹種低使用率設備,相對於辦公計算機,打印機工作的時間極為有限,因此充分利用打印機的資源、減少打印機的購置數量是提高投資有效性的壹種手段。

打印***享的實現,使得每個辦公室以至每個辦公樓層中,只需要配置壹臺或數臺打印機,即可滿足整個辦公環境的打印需求。十幾臺甚至更多的計算機***同使用壹臺打印機,這在網絡環境下極易實現。按十幾臺計算機都配備打印機的投資,足夠購買壹臺快速激光打印機並加上網絡設備的費用,而網絡設備的投資回報並非僅僅網絡打印壹種,因此是非常合算的投資方式。

打印***享對於計算機使用者並沒有增加操作上的困難,壹旦配置完成,與使用本機的打印機方法完全相同。 3.網絡傳真

傳真也是常規辦公應用中常用的手段。通常的做法,是在壹定範圍的辦公區域配置壹臺傳真機,提供所有人員***同使用。接受到外部傳真時,需要有人告知接收者。

在現在的辦公室內,已經比較少有手寫傳真文稿的情況,多數做法是在計算機上編輯完成壹份傳真文稿,然後打印,再拿著打印好的文件去傳真機傳真發送。如果需要批量發送傳真,即壹份同樣內容的傳真發送到不同的傳真機上,就需要傳真者守在傳真機前不停的發送,這顯然是壹項工作強度比較大的難題。

計算機發送傳真,使得我們能夠脫離打印這壹個步驟,直接由計算機將編輯好的傳真文稿通過Modem發送到對方的傳真機上,或者傳真到對方計算機的傳真接受系統上。從這個角度看,至少我們可以節約打印紙的耗費和對打印機的消耗,因此已經具有壹定的應用價值。

網絡傳真則是在網絡上設置壹臺傳真服務器設備,所有聯網計算機均可使用。當需要發送傳真時,任何壹臺聯網計算機(也可控制指定壹些用戶發送傳真)將編輯好的傳真文稿直接通過傳真服務器傳真。當同壹時間需要傳真的人員較多時,傳真服務器能夠自動按先後進行排隊,而發送傳真的用戶並不需要關心這些,也不需要再在傳真機前面排隊等候。批量發送更為方便,許多傳真服務器系統支持多址發送。而且,為了減少長途電話費用的支出,還可以將批量的傳真定義到半價時段發送,以減少辦公費用。

發送計算機傳真與網絡傳真,使用上並不麻煩,也無需過多培訓,就與使用打印機壹樣,將文件打印到傳真端口,填寫電話號碼就完成了傳真的發送工作。

網絡傳真的接收也是自動進行。進入的傳真直接由傳真服務器接收,存放在服務器內,由專人或前臺行政人員根據傳真頭通過網絡分發傳真。接收傳真使用網絡傳真的方式,壹方面可以減少傳真紙的使用,更重要的是,不會因為傳真機無紙,導致重要的傳真不能接收,這壹點比節省紙張的費用更為重要。

當然,在國內使用計算機傳真和網絡傳真也有壹些問題。最主要的問題就是國內的壹些單位傳真機並不是自動職守,壹些小單位傳真電話也兼做普通電話的作用,需要人工幹預,還有將傳真機放到內部分機號碼的情況。在這時,網絡傳真與計算機傳真都會失效。隨著國內經濟的發展,這種情況慢慢也會逐步改善。但就目前而言,使用網絡傳真仍需要有壹臺普通傳真機應對這些非自動傳真設備。

使用計算機傳真或網絡傳真的另壹個問題是手跡傳送、原件傳送的問題,但這個問題能夠通過使用圖像掃描儀將手跡、原件掃描後再通過網絡傳真發送。目前普及型的圖像掃描儀售價僅1000多元人民幣,相比傳真機而言便宜得很多。同樣,這類傳真件的發送也可以使用普通傳真機。

4.電子郵件

電子郵件是網絡最重要的應用方式。由於電子郵件的存在,使得全球的通訊方式發生革命性的變化,發送信息再不需要漫長的等待和高昂的郵政費用,向世界的另壹面發送信息也不過是瞬息的事情。應該說,電子郵件改變了信息通訊的方式。電子郵件是Internet上最重要的網絡應用。電子郵件是目前計算機網絡最廣泛和最重要的應用之壹,也是辦公自動化系統的壹個基礎性設施。

電子郵件(E-mail)是人們利用計算機進行信息編制、存儲和傳遞的壹種現代化通信方式。各種信息,如公文文件、私人信函和各種計算機文檔等,均可以用電子郵件快速而方便地傳送給接受者。 目前,各種單位的辦公基本上已經采用了計算機,即使在計算機應用水平很低的地方,壹個單位內也會具備至少壹臺以上的計算機,用於重要的文件的打印和排版。因此,由計算機存儲的數字化文檔正在逐步取代紙面的文檔。

計算機的廣泛應用,使得以紙做為載體的文件開始不很重要了,除了需要領導簽字的文件外,其他文件幾乎都能夠以計算機數碼文件的形式保存。采用數碼文件,不但查詢、檢索、再利用等方面十分便利,可以大大提高工作效率,而且,為通過電子郵件方式進行傳送提供了先決條件。

壹般人可能認為,電子郵件主要用於國際互聯網上遠距離發送文件,單位內部使用的價值不大,其實不然。我們知道,許多文件並非都需要簽字後上交,往往在壹份辦公文件的形成過程中,需要多次報送領導審閱,報送其他相關部門審閱,領導或其他部門發表意見後返回,修改後再報出去,直到最後滿意成為正式文件。在這個過程中,不存在簽字蓋章的問題,因此,本來文件就是在計算機上編寫的,報送審閱的過程都可以通過內部電子郵件進行,無需打印造成紙張浪費,無需跑路傳遞給各個相關部門,只有當文件正式生效的時候才需要打印壹次、簽字蓋章,整個過程中能夠不浪費壹張紙。對於協同工作中的討論、意見、建議等內容,由於不存在簽字蓋章的問題,更可以完全依靠電子郵件系統。最後文稿的形成,意見的采納,都可通過保存的電子郵件回顧、拷貝、粘貼進行。

內部使用的電子郵件系統壹般都包括壹下幾層安全特性: (1)嚴格的身份驗證:不允許任何人以假冒的身份發送郵件,也不允許任何人冒名竊取別人的郵件。

(2)可靠的加密措施:為防止郵件信息在傳輸過程中被人非法截閱,郵件信息在發送方要能進行加密編碼, 在接受方要能進行相應的解碼。

(3)收發郵件的不可抵賴性:即使發送方和接收方均不能修改已經發送和接收的郵件內容和收發記錄(收發時間和收發者),從而均不能抵賴相應的責任問題。

由於上述的安全特性,在計算機網絡得到充分應用時,過去需要簽字蓋章的壹些企業內部文件也完全能夠摒棄簽字蓋章的過程。收到文件的人員只要看到電子郵件的發出人信息,就能夠確認這份文件的有效性。電子郵件只有在使用自己的密碼登錄後才能夠使用,關鍵崗位人員平時註意離開辦公位置後關閉電子郵件系統,就能夠有效的防止別人偽造信息。另外,好的內部電子郵件系統都具備數字簽名措施,也能夠有效防止偽造電子郵件的身份標識。

由於計算機應用初期,許多人可能還對電子文本不夠信任。實際上,電子文件做好備份措施後是十分可靠的。許多國外大公司,包括象CISCO公司這樣全球市場價值第壹的公司,其辦公文件、通知、通告、審批文件等都完全通過電子郵件系統進行,所以國內企業也應能夠完全信任電子郵件系統。

電子郵件並非只能傳送文字信息,只要是計算機生成的文件,包括圖形文件、掃描或數碼相機拍攝的數字圖像照片、CAD設計電子圖紙等等,都能夠傳送,通過網絡瞬息可達,輔以內部電話聯系、討論,就能夠進行協同工作。

電子郵件的另壹個優勢是能夠利用全球互聯網發送文件、聯系客戶、促進業務的開展。電子郵件與企業Internet網站結合,就能夠開展電子商務活動。通過企業網站對企業進行宣傳,通過電子郵件收集意見、建議、合作信息、訂貨信息,對企業的業務工作開展如虎添翼。

基於局域網的電子郵件系統,既便於機構內部的電子郵件傳遞,也便於通過Internet和其他廣域網與外部進行連接,這種系統壹般都提供嚴格的身份驗證,具有很好的安全性。因此是國內外辦公自動化系統中廣泛應用系統。 目前在國內,辦公自動化建設和電子郵件應用得到了迅速的發展。中央部委機關半數以上已經建立了辦公自動化網絡並采用了電子郵件系統。進行各種公文的快速傳遞。上級機構常用它來向下級發送公文文件、信息簡報和事務通知等,下級機構則常用它向上級傳送統計報表和請示報告等。這也充分說明了電子郵件系統是足夠安全的,在企業中應該得到廣泛的應用。

5.遠程訪問

遠程訪問是只對企業內部網絡進行連接的人員,不是通過企業辦公地點的網絡線路進行,而是通過電話線路和必要的設備(調制解調器-Modem)從任意地點連接到企業內部網上。

遠程訪問壹般是為出差人員、外地小型辦公機構設立。雖然這些人不在企業所在地,但通過遠程訪問,仍能夠與企業聯系,訪問企業的數據,取得企業的文件,接收自己的電子郵件,因此與企業的聯系依然存在。遠程訪問使得企業人員無論身處何地,只需壹條電話線,就如同企業就在身邊。

當壹個人出差在外遇到問題時,他可以通過遠程訪問連接到企業網上,得到企業的最新信息。即使出差工作中遇到了較大的難題,他也能夠將問題和有關參數、數據通過遠程訪問傳遞到企業,企業組織力量快速解決問題後,把結果傳送回出差人員,使得出差人員不必再次往返,既節約了時間,也省去了奔波勞累和旅行費用,提高工作的效率。

外地小型辦公機構,能夠通過遠程訪問,接收文件、通知、通告,向企業傳送經營信息、客戶情況、需求信息,使企業無須設立較大的機構,就能夠開展業務,並對外地機構進行有效的管理。外地機構還可通過遠程訪問,與企業本部人員協同工作,交換必要信息,***同開發新的產品、新的市場。

遠程訪問的缺點是數據傳輸速度不高,只相當企業內部網連接速度的3%,因此不能象內部網那樣傳送大量的圖形圖像數據。對於駐外機構而言,如果規模大到壹定程度,數據傳輸量大增,就需要考慮遠程租用專線與企業網互聯。

6. Internet的利用

在前面我們提到過,Internet的連接,對於壹個企業取得海量的信息、建立網上廣告、電子商務等都是十分重要的。Internet使我們與外界的聯系渠道大大拓寬,使我們能夠了解世界技術的發展和市場的變化,使我們的眼界不再受到局限。Internet還能夠使我們建立全球的合作夥伴關系。總體而言,Internet是壹種新的媒介,讓我們能夠與世界交流。

Internet是壹個巨大的信息海洋,妳能夠在其中挖掘妳所需要的信息,妳也可以將自己的信息放到其中。通過各類信息的搜索網站,妳幾乎能夠找到妳所需要的任何信息。而且,這些提供信息查詢的網站壹律免費,並不需要企業付出上網費用以外的任何費用。因此,企業在產品開發方面就能夠很好的參照Internet上的信息,為自己進行有效的決策提供參考。

Internet也是壹個巨大的媒體,每天在Internet上活動的何止千萬人。壹個企業如果有需要發布自己的產品,就可以把自己的網站信息免費放置在搜索網站上,也能夠在訪問量大的網站發布自己的廣告,本身就是傳統媒體的企業更可以開辟壹個新的發送渠道。

Internet由於訪問量大,因此也是開展商務活動的場所。企業能夠通過Internet進行商品的直銷,也能夠通過Internet協助進行產品的後期維護、提升企業形象,還可以在Internet上收集訂單和進行網上調查,對市場有更充分的了解。企業如果在Internet上發布產品信息,由於網站信息更新速度能夠很快,因此隨時可以把企業的最新產品信息發布出去,收到最快速的反饋。

Internet提供了壹種重要的通訊工具-電子郵件,其快速信息傳遞等特性在前面已經有所說明,這裏就不在贅述。但如果沒有Internet的廣泛應用,電子郵件也無法有效的發揮其巨大的功用。

Internet是壹個巨型的公眾網絡,因此,連接到Internet的費用與租用專線比較,在許多情況下,連接到Internet的費用相對較低,於是出現了利用Internet建設企業自己自有廣域網絡的應用方式。

壹般企業建設自己的廣域網絡,將分布在各地的分公司或辦事處互聯,通常需要租用電信的數字專線。由於Internet連接的廣泛性,現在我們能夠利用Internet進行這類互聯。所有分公司或辦事處建立到Internet的連接,然後通過專門加密軟件及方式,使企業的內部信息雖然通過了Internet公用網,但網上的其他人無法看到企業的信息,使Internet成為企業的虛擬專用網,也就是現在比較常提到的VPN技術。

Internet的另外壹種功用,是可以通過其進行語音的傳輸,即Internet電話(或稱IP電話)。雖然由於目前國內的網絡情況不很理想,電話語音的傳輸效果不佳,但其極為低廉的費用(僅上網費和市話費)使得這種應用極具競爭力。目前國內許多開放IP電話的通信企業,實際上都利用了Internet的資源,當然,由於這些企業擁有很大的對外連接出口線路,其通話質量不是壹般Internet接入者所能比擬的。

Internet是壹個巨大的資源寶庫,並不僅僅是信息庫,還包括了上述的傳輸資源等。Internet的利用方式多種多樣,這裏無法壹壹列清,而且還在不斷發展。但以現在的社會而論,壹個企業如果不連接到Internet上,不充分利用這個巨大的資源寶庫,則由於沒有趕上信息化的發展而被最終淘汰是可以預見的。 7.公文制作與傳送

每個企業都有壹些壹定規格的公文,例如傳真、公函、報告、通知、備忘錄、報價單、合同、方案等,這些公文如果格式規劃統壹,壹方面為公文的制作減低了工作強度,另壹方面,對企業的對內對外形象都有良好的提升。

計算機的使用,使制作固定格式的公文成為很簡單方便的事情。以微軟公司的Word字處理軟件為例,我們可以利用MS

Word提供的模板功能(Template)。將日常辦公中常用的格式化文本,如傳真、公函、報告、通知、備忘錄、報價單、合同、方案等按用戶要求定制成模板,分發到所有辦公計算機或放置服務器上網絡***享,建立壹個新的公文時,只需要在Word菜單中新建文檔時選擇相應的模板,就可以建立統壹格式的各類公文。使用上非常簡便,但對企業形象和工作效率的提升卻是極為有效的手段。

重要的公文在完成後,如果保存到網絡服務器上,我們以後就能夠利用全文檢索的工具進行查找,這也是提高企業辦公效率的有效手段之壹。

公文的電子傳送,最方便的方式就是利用企業內部電子郵件系統。前面提到過,對於壹個企業,完全網絡信息化後能夠利用內部電子郵件的強大安全功能,幾乎徹底的摒棄紙介質公文的傳遞,對實現企業無紙化辦公很有價值。如果再充分利用電子郵件批量發送的功能,使用者就能夠從企業內部電子通訊錄或客戶及協作單位管理系統中按壹定條件查詢選定目標,批量發送同壹內容的E-Mail,既可節省郵遞所需的辦公費用,而且使文件傳送的時間縮到最短。當然,向企業外部單位以電子郵件發送公文、文件,需要連接Internet。 8.報表的制作與傳送

報表的制作實現方法與公文系統基本壹致,不同之處在於處理對象為定制表格。目前市場上銷售的各類電子表格工具,如微軟公司的Excel等,都具備較強的計算功能,我們在準備壹張定制的電子表格時,在相應需要計算的位置寫入計算公式,當原始數據填入電子報表的預留位置,就能夠自動計算出壹張準確、美觀的電子報表,既減少了工作人員的勞動強度(按計算器不是輕松的工作)、也減少了出錯的可能,更重要的是提高的工作效率。許多電子表格軟件還具備簡單的折線圖、直方圖、餅圖等圖形能力,壹次數據輸入能夠得到相當理想的表格、圖表結果。定制的表格模板能夠重復多人***享使用,根據不同的要求可以制作不同內容的表格形式,而且能夠做到壹份原始數據產生多種報表,並根據原始數據的變化自動變化,對辦公應用非常具有吸引力。

報表的傳送基本上也基於內部、外部電子郵件進行,方便高效易用。 9.文件全文檢索

相比許多辦公人員都有這樣的經驗,在撰寫某個公文的時候,很肯定地記得過去曾經寫過類似的公文,如果能夠找出來參考壹下,就可以快速完成手頭的文件,但檔案櫃中各類文件繁多,雖然分類過,仍然很難查找,時間緊張的時候只好重新撰寫。

全文檢索能夠徹底解決這類的難題。所謂全文檢索,就是存放的所有電子文件,不是按文件的名稱查詢,而是完全按文件的內容查詢。計算機軟件能夠根據文件的內容建立索引庫,當妳需要查找某個文件時,妳只需要記得這個文件中的某個關鍵詞,就能夠快速便捷地找到這個文件。如果曾經為文件建立過關鍵詞或摘要,則查找速度更快。

日常工作中,我們在完成壹個電子文件後,只需要將這個文件存放到支持全文檢索功能的服務器中,就能夠在日後進行有效的全文檢索。

全文檢索不僅僅用於辦公文件,對於其他類文件,如設計書、產品說明等,都可以進行檢索。某個客戶需要壹個解決方案,企業過去曾經有類似的客戶方案,通過全文檢索查出來,針對新客戶的情況做壹定的修改後,就能夠完美的提交給新用戶。全文檢索還可以使協作開發工作、產品改良革新、升級換代等開發過程變得更易於實現。存檔文件的全文檢索再利用,對於培訓新員工、盡快上手工作也具有很好的使用價值。

全文檢索是壹種具有重要使用價值的工具,由於全文檢索使得歷史文檔、記錄能夠有效的得到再利用,因此對提高工作效率、減少辦公文檔、開發工作重復進行造成的浪費十分有效。 10.客戶或外部協作單位管理

客戶或外部協作單位管理(簡稱客戶管理)是每個企事業單位都不可缺少的工作之壹。實際上,客戶管理就是將企業現有的客戶資源納入數據庫,進行登記,做為銷售目標或售後服務的依據。

任何壹個企業,都必定保有壹定量的客戶資源,采用紙面記錄的方式,查找、使用均有許多不便。如果管理者需要某個和某類客戶的情況,則相應的工作人員就需要花費壹定的時間專門進行整理,然後報送管理者。同樣,如果其他人員需要了解公司的客戶情況,壹般的做法是將所有客戶資源打印成冊,由使用者自查。

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