知識庫使基於知識的系統(或專家系統)智能化。不是所有的智能程序都有知識庫，只有基於知識的系統才有知識庫。現在很多應用都是用知識的，有些已經達到很高的水平了。然而，這些應用程序可能不是基於知識的系統，它們沒有知識庫。通用應用與基於知識的系統的區別在於，通用應用將問題求解的知識隱式編碼在程序中，而基於知識的系統將問題求解的知識顯式表達在應用領域中，單獨形成壹個相對獨立的程序實體。
隨著信息化的進程，知識庫管理越來越受到企業的重視，但是在文檔管理的過程中，企業經常會遇到以下問題:海量知識存儲，管理困難；搜索速度慢且效率低；知識庫版本管理混亂；知識庫缺乏安全性；知識庫無法有效協作；知識庫管理很困難。因此，知識庫管理逐漸成為國內外業界研究的焦點。
市場上最著名的知識庫管理系統有廣州思昂文檔管理系統、智德E6協同文檔管理系統、威邦圖文檔管理軟件系統、德亞文檔管理系統、益都文檔管理系統。