(壹)提高全體員工對內部控制的認識。
企業內部控制不僅涉及會計,它貫穿於整個企業生產經營管理的全過程,包括采購、生產經營、銷售、財務管理、研發、人力資源等各個方面。因此,企業的控制環境是由企業全體員工共同創造的,包括企業的領導、會計和全體員工。
1.提高中小企業領導者的管理素質
企業的內部控制環境主要是由企業的管理者創造的。內部控制是否有效,與企業領導是否重視並帶頭實施有很大關系。提高企業領導的管理水平和管理思想,使其認識到建立內部控制制度的重要性和必要性,是中小企業內部控制制度發揮應有作用的關鍵。
要讓企業領導明白,正是這種制度體系,讓他們覺得做起事情、花錢不再那麽方便,讓企業財務和經營決策者在行使權力時有了更多的限制、更多的提醒、更多的程序,讓企業資產更安全,讓企業經營決策更謹慎,從而讓企業經營風險更小,讓企業目標實現更有保障。
2.大力提高會計人員的業務技能和內部控制知識水平。
作為企業會計控制的主體,會計人員的專業素質和內部控制知識尤為重要。目前,中小企業會計人員普遍專業技能低下,會計基礎工作不規範,披露的會計信息不能真實反映企業的財務狀況和經營成果。應加強年度會計從業資格認證制度的管理,促進中小企業會計人員學習會計知識和會計法律法規,提高業務水平。要把內部控制知識作為會計人員繼續教育的必備內容納入各級會計專業技術資格和職稱考試,使內部控制制度逐步深入中小企業會計人員心中。
3.加強全體員工的道德修養和內控制度教育。
企業內部控制應基於同樣的倫理規範。只有當企業中的每個員工都有明確的目標和相似的理念時,內部控制才能更有效。企業要定期對員工進行內部控制知識的教育,讓每壹個員工都有這樣的觀念:企業再小,也要在內部控制制度的約束下開展經營活動;使每個企業員工都有內控制度的觀念和意識,知道自己的壹舉壹動都要受到內控制度的約束和約束。
只有把內部控制制度作為企業發展的良藥,建立良好的內部控制執行環境,廣大中小企業才能在內部控制的保護下健康成長。
(二)在中小企業中建立有效的內部控制制度
1.從現實出發,關註構建內部控制體系的成本收益問題。
任何控制都會產生壹定的費用,同時,任何控制都會帶來壹定的收益,因為它糾正了組織活動中存在的偏差。從經濟學的角度來看,只有內部控制帶來的收益大於發生的成本,才是值得的。中小企業由於規模不同,在控制系統中可以承擔不同的成本。它們不同於大型企業需要構建壹個龐大復雜的控制系統,而只需要壹個簡單的控制系統就能發揮更好的控制作用。因此,我們應該在實踐中逐步探索內部控制效果與內部控制成本的合理結構比例。
2.著力解決企業崗位分離不相容問題。
不相容的工作是指兩個或更多的工作,當壹個人處理這些工作時,出錯的可能性會增加。不相容工作的分離是指不相容的工作分別由不同的部門或人員處理。如前所述,中小企業因其規模和人員數量的特殊性,無法由專職人員負責,因此加強不相容崗位的分離控制,加大崗位設置的遏制力度尤為重要。比如,明確出納人員不得兼任審計、保管會計檔案和登記收入、支出、費用、債權債務等工作;企業財務專用章和法定代表人私章由不同人員管理,財務專用章和銀行支票由會計和出納分別保管;明確記賬人、經濟業務事項和會計事項的審批人、經辦人員和財產保管人的責任和權限,做到相互分離、相互制約;壹般情況下,規定由兩個以上部門、兩個以上工作人員負責辦理每壹項經濟業務的全過程或全過程的某些重要環節,起到相互制約的作用。
3.加強對內部控制制度執行情況的檢查和考核,建立有效的激勵機制。
為了保證企業的內部控制制度能夠發揮有效的作用並使其不斷完善,企業必須定期檢查和評估內部控制制度的執行情況,看企業的內部控制制度是否得到了有效的遵循,在執行中取得了哪些成績,發生了哪些問題,為什麽壹個內部控制制度不能執行或沒有完全執行,並估計可能或已經造成了哪些後果。對嚴格執行內部控制制度的人員給予精神鼓勵和物質獎勵;對違規違紀者,堅決給予行政處分和經濟處罰,並與職務升降掛鉤。只有壓力和動力相結合,才能最終達到內控的目的。
4.利用外部監督和中介組織監督,完善中小企業內部控制制度。
財政、稅務、審計等部門要合理分工,建立崗位責任制,加強對企業內部控制的了解、檢查和監督,並註意加強相互之間的信息交流,定期互通信息,形成有效的監管力量,加大執法力度,督促中小企業嚴格執行內部控制制度。
中小企業可以通過會計師事務所作為中介機構在執業過程中對其內部控制進行合規性測試的結果,了解其內部控制的不足之處,並以此為契機獲得改善內部控制的機會。
(三)從內部控制的目標出發,加強對會計信息、資產和經營活動的控制。
1.“不做假賬”是解決會計信息失真的根本途徑。
針對全國範圍內日益普遍的做假賬、會計信息失真現象,朱镕基於2004年4月6日考察上海國家會計學院時指出,實行社會主義市場經濟,必須制定“遊戲規則”並按“遊戲規則”辦事,培養大批高素質的會計人才。“不做假賬”是每個會計最基本的職業道德和行為準則。
在加強會計人員專業技術水平和內部控制知識教育的同時,還要加強會計人員的思想道德教育。會計道德自律是靠觀念、傳統和教育的力量來維持的。如果企業內部控制制度能夠實施,還必須依靠會計道德自律的力量。企業內部控制制度執行得好不好,取決於會計道德自律的水平。從這個意義上說,逐步提高整個會計隊伍的道德水平,是實現“不做假賬”、會計信息真實有效的根本保證,也是落實企業內部控制制度的重要保證。
2.建立完善的資產安全和完整性維護系統。
針對中小企業在資產管理中暴露出的不足,應采取有效的控制措施。(1)努力提高資金的使用效率。資金作為企業運營的基礎,是企業財務管理的重要內容。掌握資金的來龍去脈,合理分配和使用資金,嚴格控制資金的分配,從而減少資金的損失。中小企業要特別註意庫存現金的控制:檢查庫存現金限額,不取現金,每天結賬,防止白條到倉。(2)加強應收賬款管理。加強應收賬款管理是解決中小企業流動資金短缺困境的重要措施,是提高資金利用率最直接有效的手段。企業應對賒銷的客戶進行信用分級,定期檢查應收賬款,制定相應的應收賬款催收制度,即根據應收賬款的賬齡進行賬齡分析,並根據合同建立壹系列與工資、獎金掛鉤的催款措施,以盡快縮短收回賬款的時間,防止壞賬發生。對於在取得確鑿證據後確認的休眠賬戶和壞賬,應進行適當、穩定的核算。(3)加強存貨管理。盡可能壓縮過期庫存物資,避免倉庫大量庫存積壓和資金停滯,用科學的方法保證庫存資金的最優結構。(4)杜絕金錢重於重量的錯誤觀念,加強各種財產物資的管理。建立健全財產物資管理內控制度,在物資采購、領用、銷售、樣品管理等方面建立規範的操作規程,堵塞漏洞,維護安全。材料管理員應定期與會計核對,確保帳、卡、物相符,以便及時、正確地處理差錯。
財產的管理和記錄必須遵循不相容職務分離的原則,以便形成強有力的內部檢查,決不能把資產管理、記錄、檢查和核實留給壹個人。定期清點財產,督促管理人員和記錄人員保持警惕,不得疏忽大意。
3.加強企業經營活動的合規性、合法性和有效性控制。
加強合規性和合法性控制,就是要確保企業遵循國家有關金融法律法規的要求,確保每壹項經濟業務活動都能在合規合法的狀態下進行。加強對企業經營活動的有效控制,就是要在合規合法的前提下,確保企業的經營決策和計劃能夠實現預定的目標,增加企業的經濟效益和發展動力,逐步擺脫連年虧損的困境。中小企業作為推動社會經濟發展的主要力量,具有強大的生命力和不可預測的發展潛力。隨著中國加入WTO和改革開放的深入,中國中小企業將面臨前所未有的挑戰。內部控制制度作為企業發展進步的生命線,是保證企業在當今競爭激烈的經濟浪潮中站穩腳跟的壹根神奇的針。希望更多的中小企業能夠認識到內部控制制度的不可或缺性,不斷建立和完善企業內部控制制度,讓內部控制制度為社會主義市場經濟更加健康有序的發展保駕護航。