電子采購描述了使用基於網絡的系統來收集和比較來自幾個供應商的信息，以幫助買方選擇壹個首選供應商。
這項技術旨在幫助組織從供應鏈中節省成本，增加關鍵業務信息的可見性，並減少采購專業人員完成日常任務所需的時間。
電子采購是如何工作的？
電子采購是整個電子采購過程中很小但很重要的壹部分。它包括邀請潛在供應商投標、收集供應商信息、運行投標流程和/或舉行電子投標、分析和評估報價，以及最終授予合同。
我們將整個過程詳細介紹如下:
購前問卷——在與供應商做生意之前，需要確定他們是否適合做生意。組織通過購買前調查問卷來完成這項工作，這是用於評估供應商適合性的詳細文件。購買前的問卷調查在公共部門很常見，但在其他行業，這個過程可以稱為信息請求。
過去，采購團隊必須手動或使用Word或Excel等軟件填寫這些文檔。有了電子采購，整個過程得以簡化，因為供應商可以將他們的答案上傳到電子采購軟件。它允許組織在短時間內收集更多供應商的信息，並確保完成的壹致性。
投標——投標是從不同的供應商那裏獲得競爭性報價的過程。壹旦他們填寫了采購前問卷並被選中進入采購流程的下壹階段，供應商將收到招標文件。
招標文件明確規定了組織的所有要求，包括需要什麽貨物或服務，並概述了買方要求供應商組織提交的關於其自身政策、做法和流程的壹系列信息，以及如何管理評估過程。供應商填寫完此單據後，將進入采購流程的下壹個階段。
要求報價——在這個過程中，價格是選擇供應商的主要因素。買家向供應商發送表格，詢問他們可以提供的服務價格。
如果買方想知道市場上的價格範圍，他可以在信息請求和投標之前使用報價請求。
值得註意的是，上述三個步驟是可以互換的。
評估-壹旦要求的評估格式被發送和接收，評估過程將發生。在這個過程中，潛在買家會評估提供給他們的信息是否證明了供應商的生存能力。
過去，這壹過程需要對邀請投標供應商提供的大量文件進行人工分類。
然而，電子采購改變了這壹點。它提供了壹套復雜的分析工具、儀表板和工具，允許用戶自動執行評估流程的各個要素，從而節省寶貴的時間。
電子投標-與信息請求、購買前問卷調查和報價請求非常相似，電子投標可以在電子采購過程中的任何地方運行。它可以在投標後、投標過程後使用，也可以作為成品的獨立事件使用。
壹旦供應商被選定，他們將被邀請參加電子投標-在這個過程中，供應商對他們被邀請投標的合同的履約權進行投標。
許多電子采購工具提供不同類型的電子投標，每種類型都有其獨特的優勢。招標的目的是鼓勵潛在供應商相互競爭，並為采購專業人員提供盡可能好的交易。
合同授予——壹旦投標過程和/或電子投標完成並選定買方，合同將授予中標供應商。這個過程的要素可以自動化，合同可以自動發送給中標人。
8管理電子采購
電子采購的好處
電子采購為企業提供了很多好處。以下是壹些最常見的好處:
降低成本-通過聯系更廣泛的供應商和使用不同的電子投標策略，電子采購為采購團隊節省了大量成本。
節省時間和提高效率-電子采購加快了授予合同的時間。實現這壹目標的方法是減少采購專家在招標過程中花費的時間，從而騰出時間從事其他工作。
使用詳細的供應商信息-電子采購提高了買方和供應商之間的透明度。通常使用門戶，供應商可以看到供應商的所有投標機會，包括截止時間、狀態等關鍵信息。
加強合規性-通過將所有與采購相關的文檔存儲在壹個位置，審計變得更加容易。因此，更容易遵循監管程序，系統清楚地顯示了如何以及為什麽選擇供應商。