(山東省國土資源檔案館，濟南250013)
本文從山東省地質資料管理的現狀出發，分析了新形勢下地質資料電子文件管理存在的問題及原因，並提出了相應的解決辦法和對策。
地質數據；電子文檔；經營
近年來，隨著計算機和互聯網技術越來越多地應用於地質資料的管理、利用和開發，地質資料電子文檔的數量也越來越多。如何正確地管理和使用它們是我們數據管理工作者迫切需要解決的問題。
1山東省地質資料電子文件管理現狀
山東省國土資源檔案館現有各類紙質介質地質資料6000余套，自2000年開始進行地質資料數字化工作。目前，我省的電子文件主要分為兩類，壹類是對現有館藏資料進行掃描數字化形成的電子文件，壹類是新館藏資料的電子文件。經過幾年的努力，2000多套地質資料實現了數字化，主要存儲載體是光盤和外置硬盤。
由於電子文件數量的迅速增加和形式的不斷更新，電子文件的整理、接收、管理和應用成為工作中的重要問題。保證地質資料電子文檔的完整性、準確性、系統性和安全性，是我省地質資料管理中必須進壹步解決的問題。
2 .地質資料電子文件管理中存在的問題
2.1政府監管力度不夠，數據匯交者意識薄弱。
山東省大部分地質資料是由地勘單位和礦山企業形成的，大部分地勘工程是由各種實體承包的。項目負責人沒有意識到地質資料電子文檔的重要性。壹般認為只能提交紙質材料，不管有沒有電子文檔，或者電子文檔根本不是按照國家標準制作的。
目前，在地質工作中有壹些地質找礦項目和大量的市場項目。作為投資人，他認為個人投資產生的成果應該屬於個人，不願意公開成果，更不願意提交地質資料。成果地質資料行政主管部門對這些市場項目管理相對松散，不能很好地監督管理資料的報送，使得成果地質資料欠報現象嚴重。
2.2地質資料電子文檔安全性差，不易長期保存。
電子文件不受物理傳輸、時間和空間的限制，在實際工作中如果不采取加密措施，可以在網絡上的任何終端設備上讀取地質資料。根據計算機安全專家的調查，大約10%的局域網在新建立的過程中被病毒感染，只有大約10%的網絡在運行三年後從未發現病毒。對鏈接到互聯網的材料的非法訪問很難統計，“防火墻”等現有技術往往難以防範“黑客”。如果有些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能而沒有考慮物理歸檔，那麽壹旦被破壞，電子文件的丟失將不可避免。
此外，由於電子文件對計算機軟硬件環境的依賴性強、存儲載體不安全、信息與載體分離、數據易丟失、易受病毒攻擊，安全問題成為地質資料電子文件管理的重中之重。
2.3地質資料電子文檔的真實性、完整性和可靠性難以保證。
制作或使用電子文檔的突出優點是數據的存儲、添加、刪除、修改非常方便，修改後不留痕跡。由於電子文件信息與載體的可分離性，在轉移或替換到其他載體時可以原樣復制，在傳輸或轉移過程中也存在被更改的可能。難以識別處理後的電子文件是否與其原件相同，導致電子文件的真實性和原始憑證較差。
3 .加強地質資料電子文檔管理的建議和方法。
面對日益增多的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動起來，采取壹系列措施解決電子文件管理中容易出現的問題，確保地質資料更好地為經濟發展服務。
3.1加快山東地質數據中心建設
山東省於2007年啟動成果地質資料數據庫建設，以建立和完善成果地質資料管理和服務體系為核心，以大量成果地質資料基礎數據的清理和整合為基礎，以現代信息技術為手段，以組織、政策和標準體系建設為保障，以需求為導向，以應用為目標，以提高成果地質資料開發利用為目的。建立了圖形地質數據庫、地質數據目錄數據庫、礦產資源儲量空間數據庫和儲量動態管理數據庫等八個數據庫。計劃用五年時間建成山東省地質資料中心，為地質資料電子文檔管理提供保障。
3.2盡快完善地質資料電子文檔的管理機制。
按時、保質、保量地匯交地質資料是《地質資料管理條例》中的壹項重要規定。其目的是促進基礎信息資源的享用，避免重復投資和勘探，最大限度地提高地質資料的利用率。為提高資料匯交率，我省根據相關法律法規，制定了壹套切實可行的資料匯交管理制度，實行崗位責任制，加強市場項目地質資料管理，建立了地質資料質量監督審查制度。工作中嚴把質量關，將地質資料匯交與探礦權采礦權登記、儲量登記統計有機結合，實行綜合管理。
在日常工作中，我們依法定期檢查地質資料匯交情況，強化監督管理職能:壹是定期檢查地質資料歸檔入庫制度落實情況；二是嚴格按照《地質資料管理條例》的規定，對違反匯交制度的行為將依法嚴肅處理；三是按照規定對備案不及時、不完整、不規範的予以糾正，對不服的予以處理。
3.3加強地質資料電子文檔的規範化管理。
為了便於資源共享，實現地質資料電子文檔的規範化管理，我們從2003年開始連續幾年對全省各大礦山企業和地方勘查部門的地質資料管理人員進行專業培訓，重點是地質資料電子文檔的格式要求等專業軟件的使用。 地質資料電子文檔制作和瀏覽系統、地質資料保密清理系統、成果地質資料目錄數據庫和固體礦產登記統計系統。 為了方便數據管理人員之間的交流，我們建立了通訊錄，在騰訊QQ上設置了成果地質資料收集和提交的人員群。發現問題，要及時協商解決。通過幾年的專業培訓、相互交流和學習，我省地質資料電子文件的規範化水平有了很大提高。
3.4確保地質資料電子文檔的可用性和安全性。
壹般電子文檔主要存儲在光盤和外置硬盤上。根據《磁性載體檔案管理保護規範》，要求庫房溫度為15 ~ 27℃，相對濕度為40% ~ 60%，24小時內溫度變化不超過3℃，相對濕度變化不超過5%。最佳環境溫度為65438±08℃，相對濕度為40%。每年以3%的比例隨機抽查磁性載體檔案。如果發現永久性錯誤，應重新檢查整套磁性載體文件，並復制有永久性錯誤的磁性載體文件。壹份電子文件應復制3套以上並異地保存，以保證地質資料電子文件的安全保管。此外，環境中的熱源、有害氣體、強磁場也會對磁性載體的“物理壽命”產生影響。必須將光盤存放在專用的防潮、防磁和防靜電的電子存儲櫃中。
為貫徹落實《國務院關於加強地質工作的決定》，進壹步完善地質資料社會化服務功能，2007年下半年，我省開展了匯交地質資料分類清理工作。通過這項工作，摸清了館藏各種專業資料的檔數、件數，為信息合法、合法、安全地向社會提供奠定了基礎，杜絕了信息在提供和利用過程中因未標註而造成的泄密隱患。
3.5加強隊伍建設，提高數據管理人員素質。
如何應對電子文件給地質資料管理帶來的挑戰，轉變其角色，是壹個亟待解決的問題。我認為要適應檔案管理的發展，必須做到以下幾點。
首先，要掌握檔案學的基礎知識。作為數據管理者，要掌握文件的基本含義、本質屬性和類型；了解檔案耐久性的檢測指標和方法，熟悉檔案危害的預防措施、技術和方法；掌握檔案的溫濕度控制和變化規律。只有掌握了這些，才能更好的管理地質資料。
第二，要熟練使用電腦。地質資料的電子文件對現代化設備有很強的依賴性，其數字化、信息化的生成、加工、存儲和傳輸都是在計算機的支持下完成的。這就要求我們的數據管理人員掌握計算機的安裝、使用和維護，操作各種應用軟件(如Word、Excel、Powerpoint、Internet Explorer等。)和專業軟件(如Mapgis、Autocad、ed-maker等。)在Windows平臺上運行，並利用互聯網進行各種互聯網信息交換。
第三，要掌握地質學的專業知識。地質工作是專業性很強的工作，對地質資料的分類要求高。這就要求地質資料檔案人員熟練掌握地質專業知識，並根據其獨有的特點進行管理和二次開發。