檔案收集的要求檔案收集的基本要求是加強對檔案館(室)外業務工作的調查和指導，保證歸檔和接收入館檔案的完整性，維護全宗和全宗的不可分割性，實現人民圖書館(室)檔案的規範化。(1)加強對檔案館(室)外業務工作的調查和指導，是為了解決檔案分散形成和集中管理的矛盾。這就要求在收集工作中必須重視對館(室)外檔案業務的調查，掌握檔案館(室)所收集檔案的形成、流動、管理和利用等方面的信息，以便科學地安排和指導有關單位或部門的檔案移交工作。基層檔案館必須註意研究和掌握本單位檔案的形成規律和特點，嚴格執行歸檔制度。各級各類檔案館應當從本館的性質和職責出發，調查研究有關國家機構、社會團體和個人的職能和任務，以及形成的檔案的內容、種類、保存價值、數量、整理和保管情況，科學確定移交檔案的範圍、時間和數量。各級檔案館在接收檔案前，要對已確認進館單位的檔案基本情況進行調查分析，配合檔案行政管理部門制定相應措施，對有關單位的檔案工作進行監督、指導和檢查，提高組卷和初評質量，做好歸檔和進館的各項準備工作。檔案館接收檔案時，應根據檔案形成和作用的規律，處理好從文件形成到歸檔、從檔案到檔案的檔案流轉周期。要防止急於充實館藏，過早接收成檔機關仍經常使用的檔案，給機關工作帶來不便；還要防止個別單位把需要移交的檔案當成私有財產或者“小家”不願意移交。同時，檔案館要避免將應接收進館的檔案“拒之門外”，使檔案長期保存在形成單位，甚至遭受損失。因此，在征集工作中，要妥善處理局部與整體、當下與長遠的關系，既保護國家的歷史文化財富，又方便社會各方面的利用。(2)保證館內歸檔和接收檔案的完整性，是貫穿整個收集工作的基本要求。所謂檔案的完整，是指就壹個單位而言，歸檔的文件材料能夠系統、真實地反映該單位的工作情況，使我們通過查看全部檔案，了解該單位當年的基本工作情況，了解該單位的全部歷史；就壹個檔案而言，是指所有撤銷的和現有的歸檔單位形成的屬於本館接收範圍的具有長期保存價值的檔案，可以全部接收入館。但是，由於各種類別和載體的檔案材料形成的復雜性和運動周期長，為了將零散的檔案材料轉化為完整的、系統的檔案，所有歸檔的材料都要歸檔，所有入館的人員都要受到完善的規章制度的制約。因此，必須強化檔案人員的檔案意識，提高文書和檔案人員的素質，建立正常的檔案工作秩序。各單位除了要認真執行國家關於各種類別和載體檔案歸檔的規定外，還要結合自身情況制定更加具體完善的歸檔制度，使歸檔範圍更加合理，歸檔方法和要求更加明確，更加有利於基層檔案工作者的操作。機關的備案工作應屬於業務部門的職責範圍。在建立崗位責任制或其他制度時，應將歸檔工作作為保證檔案完整的內容之壹。在鑒定制度上，要求本單位業務部門和檔案部門嚴格按照鑒定原則和《檔案保管期限表》的規定，對收集的檔案材料進行鑒定，並結合本單位實際情況，準確選擇歸檔文件，確定其保管期限，使反映本單位重要實踐活動和重要事件的材料得以歸檔。檔案館在接收檔案時，不僅要了解已入館檔案的質量，還要了解未入館檔案的基本情況，及時發現和糾正因檔案保管期限劃分不準確而導致的未入館問題。(3)維護整個宗族和整個宗族的不可分割性。整個宗族是壹個完整的單位檔案。壹個機關的工作活動不是孤立進行的，而是相互密切聯系的。工作中形成的文件材料，在來源、內容、形式、時間等方面有著內在的聯系，是不可分割的壹部分。接收檔案時，壹個機關形成的檔案必須作為壹個整體宗族集中在壹個機關檔案室或檔案室，不得人為分割。只有收到個案，才能在整理、鑒定、保管、統計等各項業務活動中進行科學管理。在收集檔案時，應註意保持壹組密切相關的案件的不可分割性。在壹定的時間、地點和社會歷史條件下，各個機關的活動是密切分工、密切配合、相互依存的。反映在工作和生產活動中形成的文件材料，它們之間也有密切的聯系。這些相互聯系的全總稱為全總組。整個宗族集團不應像檔案的整個宗族那樣分散。檔案館接收檔案時，維護了整個宗族的完整性，能反映壹個機關活動的歷史面貌；保持整個宗族的完整，可以反映壹個國家或地區在壹個時期的歷史風貌。把以上兩個整體有機地結合起來，才能真實全面地反映黨和國家的歷史面貌。(4)積極推進檔案進館(室)標準化，推進檔案收集標準化是檔案現代化的要求。標準化是現代化的基礎。現代化程度越高，就越需要標準化。檔案工作的規範化應從收集開始。如果接收進館(室)的檔案不規範，會給科學管理和現代化帶來困難。
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