企業檔案信息化管理是壹項涉及多方面的復雜工程，為此，我們需要采取相應措施加強企業檔案信息化管理工作。對於實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎上，應用相應的對策措施做好應對，以促進檔案管理信息化的發展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業對檔案信息化建設重視度不夠
檔案管理系統建設是壹項復雜的系統工程，成本較高，因此，大中型企業的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業的技術人才和健全的管理機制。許多企業將資金投入到設備改造、工程建設中，但檔案信息化建設卻嚴重滯後。
1.2 落後的檔案管理模式
我國檔案信息化建設始於20世紀80年代末，目前，紙質檔案與電子檔案***存，傳的檔案管理模式已經不適用於當前電子檔案的管理，而大中企業的檔案信息化管理基本還處於起步階段，導致壹部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網絡的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設的同時，搞好檔案信息網絡系統的安全已成為壹項重要的課題。
2 企業檔案管理信息化的基本內容
企業檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現檔案信息的數字化
檔案信息的數字化是整個檔案信息化管理的基礎，其他壹切環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。企業要以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設，即壹方面要把以前形成的傳統檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式，以便通過計算機直接利用；另壹方面全面推行電子公文，確保今後形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
2.2 實現檔案信息利用的網絡化
檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主，借閱者通過網絡提交借閱申請，檔案管理員通過網絡審核並借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯系，這對部門之間相距較遠的企業來說是極為方便的。由於使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現檢索的自動化
傳統檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當檔案的數量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現多角度檢索，是傳統檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網絡實現。
3 加強企業檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統
在大中型企業管理中，建立與企業有關管理系統相銜接的檔案管理系統是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統應具多種文件存儲格式，支持多種功能，並能實現紙質檔案管理中各流程的銜接，滿足企業文檔壹體化管理的需要。在此基礎上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利於各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養檔案信息化管理人才
檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養壹批復合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備紮實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業，檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數量龐大而復雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業務技能的壹個重要手段。因此，企業要加強檔案人員信息化技術的培訓，使其熟練地使用檔案管理系統。檔案人員的計算機數據錄入知識雖已普及，但是在運用網絡、管理軟件的使用操作以及數據庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統能平穩、正常運行的基礎和保證。
3.4 檔案信息網絡要有足夠的安全防護
大中型企業的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網絡，建網時就應實行物理隔離，保證網絡的基本安全。同時，要建立檔案信息網絡的安全管理制度，從根本上保障系統的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統，並針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權者違規操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案信息網絡建設的規章制度。
3.5 信息***享
在現代社會激烈的市場競爭中，企業要生存、發展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單壹的檔案信息往往只是反映企業內部活動的信息，滯後性、局限性比較突出。在世界範圍內要求“信息資源***享”的趨勢下，企業檔案信息化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業各部門間的互聯合作，註重檔案信息的整合，優化企業檔案信息資源的布局，以整體優勢實現信息資源***享。這是企業高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內容。
在新的歷史時代要求下，企業檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業全方位管理的檔案思想，將優化組合企業各部門的信息資源，構建企業內壹體化信息管理作為發展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的壹體化管理的研究，將促進企業檔案信息化管理的快速發展，最終實現信息資源***享的建設目標。這也正符合國家在信息化建設重要發展時期提出的“統籌規劃，國家主導；統壹標準，聯合建設；互聯互通，資源***享”信息政策。
企業檔案信息化管理既是壹項全新的工作，又是壹項需要運用多種學科知識、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程。為促進企業檔案信息化管理的健康發展，各企業必須充分認識到企業檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業檔案信息化管理進程中，要科學決策、統籌兼顧、循序漸進、加強協調，保證資金投入的有效性，並重視檔案人才管理。同時，要發揮企業檔案信息資源的效能，為企業提供有效服務，切實落實企業檔案的信息化管理。