電子會計檔案備份制度的作用是：防範自然災害，防範意外事故，防範人為破壞。
檔案備份，就是采取某種技術手段和方式對檔案、檔案信息管理系統及電子數據進行復制，建立“副本”，從而使檔案、檔案信息管理系統及電子數據在遭受破壞或其他特定情況下，檔案信息能夠得以迅速恢復、不致丟失，以減少災害對檔案造成的損失。
異質備份模式。檔案信息異質備份是指利用多種技術手段，將檔案信息轉存到紙張、膠片及磁、光存儲介質等載體上進行備份，以實現檔案信息長期安全保存和快速有效利用。檔案信息異地備份是指將檔案在本地以外的地方產生壹份可用的副本。
在本地檔案受到破壞時利用此副本能快速將檔案信息恢復。災難恢復模式。災難備份主要指的是為了災難恢復而對數字化檔案信息數據、數據處理系統、網絡系統、基礎設施、技術支持能力和運行管理能力進行備份的過程。
在線備份模式。在線備份是指將檔案信息數據自動通過互聯網備份到遠程數據中心，相對於本機備份和其他儲存介質備份方式，在線備份具有自動、安全、便捷等優勢，而安全性是在線備份的最突出特點。
當案備份的基本原則：
當案館要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份和異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。異地備份，省以上檔案館以選擇相距300公裏以上，不屬同壹江可流域、同壹電網、同壹地震帶的地方為宜。
地級、縣級檔案館的異地備份工作由省級檔案行政管理部門確定。對所有已有各種形式復制件的檔案原件要進行封存，定期檢查其安全，沒有特殊需要，不再對外提供利用，以防止檔案在利用中受損。