電子文檔應做電子書格式，包括DOC、PPT、TXT等任何格式，此格式具有記錄圖文信息等功能。
電子文檔以計算機盤片、固態硬盤、磁盤和光盤等化學磁性物理材料為載體電子文檔的文字、圖片材料。依賴計算機系統存取並可在通信網絡上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文本文檔的電子版本等等。
電子文檔數據安全保護系統：
電子文檔數據安全保護系統是廣東南方信息安全產業基地公司，依據國家重要信息系統安全等級保護標準和法規，以及企業數字知識產權保護需求，自主研發的產品。
它以全面數據文件安全策略、加解密技術與強制訪問控制有機結合為設計思想，對信息媒介上的各種數據資產，實施不同安全等級的控制，有效杜絕機密信息泄漏和竊取事件。
電子文檔數據安全保護系統的保護對象主要是政府及企業的各種敏感數據文檔，包括設計文檔、設計圖紙源代碼、營銷方案、財務報表及其他各種涉及國家機密和企業商業秘密的文檔，可以廣泛應用於政府研發、設計、制造等行業。