(1)頁眉。主要包括標題和主送機關兩項。
1.標題:公函的標題壹般有兩種形式。壹種由簽發機關的名稱、理由和語言組成。另壹個由原因和語言組成。
2.主送機關:接收文件和處理信件的機關或單位。全名或標準化縮寫應寫在文件開頭的頂框中，後面跟著壹個冒號。
(2)正文。它的結構壹般由開頭、主體、結尾和結論組成。
1，開頭:主要說明發函原因。壹般要求說明信函的目的、依據、理由等內容，然後用“現就有關問題說明如下”或“現就有關事項答復如下”等過渡語轉移到下面。在回復的理由部分，壹般先引用來文標題和文號，再說明依據，說明文件的理由。？
2.主題:這是信的核心內容，主要說明要處理的事項。信的內容很單壹，壹封信壹件事，寫的應該是直奔陳奇。無論是討論工作、問答問題，還是請求相關主管部門批準，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題和意見描述清楚。如果是回復，也要註意回復的針對性和明確性。
3、結尾:壹般用禮貌的語言向對方表達希望。或者請對方幫忙解決壹個問題，或者請對方及時回復，或者請對方提意見或者請主管部門審批。
4.結論:壹般來說，妳應該根據詢問、通知、信函或答復的事項選擇使用不同的結論。如“我正在寫信詢問()”，“請立即回復”，“我正在寫信通知妳”，“我正在寫信回復”。有些信不壹定要結束。如果是備忘錄，可以像普通信件壹樣，用“從這裏”和“敬禮”。
5.結尾簽名壹般包括簽名和書寫時間。署名機關和單位名稱，註明成文時間年、月、日；並加蓋公章。
示範信函:
請求批準信。？
廣州局銷售公司的批準函。
辦銷函[XXX]5號。
廣州局:
自去年10月我們銷售公司成立以來，國內業務活動日益增多，經常有許多文件、合同、契約和技術資料需要復印。為了方便我們的工作，我們計劃購買壹臺復印機，請批準。？
是的，請回復。
廣州局銷售公司(蓋章)。
Xxx年x月x日。