市屬區、縣（市）檔案管理部門負責本轄區內境外企業檔案工作的監督和指導。第五條 境外企業應明確壹名負責人分管檔案工作，要在行政或綜合部門配備專人兼管日常工作，並應按分工權限接受香港越秀企業有限公司、澳門羊城企業有限公司和境內業務主管部門的協調和指導。第二章 文件材料的形成和歸檔第六條 境外企業在生產、經營和其他各種業務活動中形成的具有保存價值的文件、統計表、名冊、圖紙、電報、照片、錄音、錄像、計算機磁帶、縮微膠片等均應按規定積累、立卷和歸檔。任何人不得據為己有。
企業各業務部門在業務中形成的文件，也應指定專人積累、立卷、經業務負責人審核加具意見後歸檔。第七條 文件材料歸檔應符合下列規定：
（壹）材料完整、真實和準確；
（二）原件字跡條線清楚，簽署手續完備，缺原件的可將復印件歸檔，但應作出說明；
（三）產品試制、基建工程、設備安裝等項目，在完成任務後3至6個月內，應將文件材料整理立卷，由企業集中歸檔；
（四）合資、合作經營等重要經濟合同（協議）簽訂後，應於當年終由企業集中保存；如屬經營銷售的合同（協議）由業務部門短期保存；
（五）除（三）、（四）兩項外的其他各項管理文件材料，應在第二年上半年內完成整理立卷，由企業集中歸檔；
（六）壹般性的文件材料歸檔壹式壹份，比較重要、利用又比較頻繁的，可適當增加歸檔份數；
（七）文件材料整理立卷，應編制卷內和案卷目錄，並符合規定要求。第三章 檔案的管理第八條 檔案可按行政管理、經營管理，合同（協議）管理和按產品、基建房產、設備儀器、會計等分類管理，也可視企業情況確定。第九條 凡已歸檔的產品、設備、基建的圖紙需要修改的，須經企業負責人批準並有修改補充通知單。修改內容較多時，應另出新圖紙代替，原圖紙作廢。第十條 境外企業在駐地購置樓宇物業，必須將其產業的契證等文件材料，正本由企業檔案部門保存，副本送交其境內業務主管部門檔案室保存。
如以私人或其他名義購買的，還必須在駐地辦理財產歸屬的法律手續，形成的文件，正本應交由境內投資單位檔案部門保存，副本或復印件應分別由境外企業檔案部門和其境內業務主管部門的檔案室保存。第十壹條 境外企業進行經營股票（包括發行、買賣股票和債券）、黃金等風險較大的商業活動時，其形成的文件材料應由企業檔案部門保存，並將復制件交由境內業務主管部門檔案室保存。第十二條 境外企業在駐地或第三國（地區）再投資（包括以參資和購股方式投資），設立分支辦事機構或開辦獨資、合資、合作經營企業，其檔案材料應移交境內業務主管部門管理。第十三條 境外企業發生撤銷、合並、分立、轉讓、破產或終止時，其檔案材料應移交境內業務主管部門保存，其樓宇物業變更，必須附有清單壹並移交。第十四條 境外企業檔案的保管期限，凡對企業和國家有長遠利用價值的，應作永久保存；對企業和國家在比較長時期內有利用價值的，應作15年至50年保存；對在短期內有保存價值的，應作5年至15年保存。對超過保管期限，需要銷毀的，應經過鑒定，並列冊經境內業務主管部門批準後才能銷毀。第十五條 境外企業檔案應有專門防護設施，保證檔案的安全。第十六條 檔案管理應適應現代化要求，應用電子計算機、光盤貯存檢索檔案等，並逐步改善檔案保護條件。第四章 獎勵與處罰第十七條 對檔案材料的收集，整理、歸檔、保護和提供利用等方面取得顯著成績的單位和人員，由各級檔案行政管理部門給予獎勵。第十八條 有下列行為之壹的，由企業或其業務主管部門根據情節輕重，給予行政處分；對造成損失的，由檔案行政管理部門根據檔案的價值和數量，責令賠償損失；構成犯罪的，依法追究法律責任：
（壹）擅自銷毀應當保存的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布應當保密的檔案的；
（三）玩忽職守、管理不善，造成檔案損毀、丟失或其他損失的；
（四）經教育，拒不按規定歸檔的。