壹、會計信息系統與傳統手工會計的關系
(1)系統目標壹致。兩者都是記錄和核算企業的經濟業務，其最終目的都是為了加強管理，提供會計信息，參與經營決策，提高企業的經濟效益。
(2)采用的基本會計理論和方法壹致。兩種制度都應遵循基本的會計理論和方法，都采用復式記賬原則。
(3)人人都應遵守國家的會計財務制度和財經法規，嚴格執行會計實施的法律法規，堵塞壹切可能的措施、技術和制度漏洞，杜絕營私舞弊，防止作弊。
(4)系統的基本功能相同。任何信息都應該具有五種功能:信息獲取、輸入、存儲、處理、傳輸和輸出。
(5)保管會計檔案。會計信息檔案作為會計信息系統的輸出，必須妥善保管，便於查詢。
(6)編制會計報表的要求相同。兩個系統都要編制會計報表，都要按照國家要求編制企業對外報表。
二、會計信息系統與傳統手工會計的區別
(1)系統初始化設置存在差異。手工會計的初始化包括建立會計科目、開設總賬、登錄余額等。會計電算化的初始設置比較復雜和困難，主要包括會計系統的安裝、賬套的設置、網絡用戶的權限設置、操作員和權限的設置、軟件運行環境的設置、會計科目級別和位長的設置、會計科目及其編碼的設置、最明細科目初始余額的輸入、憑證類型的設置、自動轉賬分錄的定義、會計報表名稱、格式和數據源公式的定義等。
(2)科目的設置和使用有差異。在手工核算中，由於手工核算的局限性，賬戶分為總賬和明細賬，明細賬大多只設置到三級賬戶。此外，開設輔助賬戶以滿足管理會計的需要。科目的設置和使用壹般只有語文科目。在會計電算化中，計算機可以處理各種復雜的工作，科目的級數和位長的設置隨軟件的不同而不同。有些財務軟件可以設置課程數在6門以上，完全滿足明細核算的需要。除了設置語文科目，還是要設置語文科目對應的科目編碼。使用科目時，計算機只要求用戶輸入某壹科目代碼，而不要求輸入中文科目。但在顯示和打印時，壹般會同時顯示中文科目和對應的科目代碼。
(3)會計程序有差異。手工核算根據企業生產規模、經營方式、管理形式的不同，采用不同的核算形式。常用的會計程序有記賬憑證記賬表、賬戶匯總記賬表、匯總記賬憑證記賬表、日記賬記賬表等。對業務數據采取分散采集、分散處理、重復登記的操作方式，通過多人員、多環節進行內部牽制和相互核對，目的是簡化核算程序，減少舞弊和差錯。在電算化會計中，壹般根據檔案設置來確定。常用的有日記賬文件核算表和憑證文件核算表。在計算機會計系統中，通常只使用壹種會計表格來集中收集、處理和共享數據。
(4)賬簿格式存在差異。手工核算時，賬簿的格式可分為定制賬簿、活頁賬簿、卡片賬簿三種，現金賬簿、存款日記賬、總賬必須采用定制賬簿。但是，在計算機會計系統中，由於打印機的條件限制，無法打印定制的賬簿。因此，根據《會計電算化規範》的規定，所有賬頁均可采用活頁形式打印，裝訂成冊；總賬賬戶頁的格式包括傳統的三欄式借款總賬和賬戶匯總總賬，後者可以替代前者；明細賬的格式可以是三欄式、多欄式、數量-金額式。
(5)平行投檔有差異。手工記賬時，壹個會計根據已審核的記賬憑證，或科目匯總表，或匯總記賬憑證，登錄總賬，另壹個會計根據原始憑證或記賬憑證，並行登錄明細賬，月末檢查是否相等。因為兩個會計可能會在登錄時出錯，所以並行過帳可以檢查錯誤。而在電算化會計中，總賬和明細賬的數據都是來源於原始憑證或記賬憑證。計算機根據登錄總賬和明細賬的程序命令，將記賬憑證數據庫中的數據傳送到總賬數據庫和明細賬數據庫中，計算機內部操作不可能出現數據操作錯誤，所以在電算化會計中總賬金額始終等於明細賬金額。因此，平行分錄的核對功能在會計電算化中已經失去了原有的功能。
(6)日記賬和明細賬的作用不同。在手工核算中，通常只對現金和銀行存款設置日記賬，以便及時記錄貨幣資金的發生情況，從而實現與貨幣資金的每日結算，做到錢賬清。憑證信息比較分散，不方便查詢。明細賬的設置只是為了方便憑證的查詢，但任何主體重新登錄明細賬都很費時且容易出錯。在電算化會計中，雖然任何科目都可以有日記賬和明細賬，但日記賬和明細賬中的數據都來自於會計憑證。由於計算機這壹高效工具，在會計軟件中為會計憑證提供了各種查詢條件，如日期、憑證號、科目編碼、要素、公司名稱、憑證號、錄入員、審核人、借方金額、貸方金額、收入金額、余額等。查詢方式分為四種:明確查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢，可以查詢企業的所有業務信息。從這個角度來看，明細賬在CAIS的意義已經不再重要，可以取消。根據財政部的規定，明細賬壹年可以輸出壹次，只是為了存檔的需要。
(7)記賬規則有差異。手工核算中的賬簿記錄錯誤，應采用劃叉更正或紅色更正的方式進行更正；賬頁中的空行和空白頁要用紅線劃掉。而在電算化會計中，沒有紙質的賬本，所有的數據都是以文件的形式存儲在機器中，過賬只是壹個老名詞，不壹定按照日記賬、總賬、明細賬分別設置文件。有些系統只有壹個憑證檔案，根本沒有內部日記賬、總賬、明細賬。各種財務信息都可以直接從憑證檔案中導出，更正確的劃線或紅字法根本不存在，取而代之。其實只要憑證輸入正確，機器處理就是準確的。即使憑證數據錯誤或變更，內部賬戶結果錯誤，也不能直接修改，只能通過記賬憑證進行更正。
(8)會計報表的編制形式存在明顯差異。會計報表是企業會計的重要內容。在手工會計中，報表的編制是最復雜的工作。報表的編制者要了解各種報表的結構，報表中各數據的來源渠道，如果數據來自賬戶，還要搞清楚是金額還是余額，通過什麽運算關系；如果數據來源於本報表或外部報表中的某壹項，妳要了解它的各種運算關系；同時也要明確各種報表之間的勾對關系和數據的對應關系，以便開始編制報表。在電算化會計中，設置各種報表的註冊、結構描述、格式定義、取數公式定義、報表審核公式定義、報表打印參數，然後在月末編制報表時，操作人員只需在鍵盤上輕按報表子系統提供的報表生成命令鍵，系統就會根據取數公式自動獲取數據，短則幾秒鐘，長則十幾分鐘就能快速生成報表，並能自動檢查各種報表數據。
(9)會計能否發展為管理有根本的區別。在手工核算中，由於手工核算的復雜性，會計人員費時費力，在處理手工記賬、核算、結賬、報銷等方面表現不佳，使得企業會計停留在會計上，極大地制約了會計向管理的發展。實行會計電算化後，手工會計中復雜的會計工作已由計算機高效、準確地完成，使企業會計向管理型會計發展。目前，以市場為導向、中國模式、價值化、系統化、計算機化、基於現代企業制度、國際化、通用化管理的新管理時代財務與企業管理軟件系統UFERP已經在中國出現。會計電算化可以發展成為以會計為核心的信息管理系統，可以形成會計分析預測系統、會計決策支持系統和會計專家系統，使會計的職能得到轉化和發展。
(10)在人員、組織體系、內控模式、操作工具、信息存儲介質等方面存在差異。手工會計，所有人員都是會計專業人員；根據會計事務需要將組織體系劃分為不同的專業組，通過賬證壹致、賬賬壹致、賬實壹致等內部控制確保數據正確；算盤和計算器主要作為計算工具；信息存儲介質以紙質資料為載體，占用空間大，查詢繁瑣。在會計電算化中，不僅有會計專業人員，還有計算機軟硬件技術人員和操作人員。根據系統需要，組織系統可分為計算機主管、軟件操作、審計記賬、系統維護、計算機審核、數據分析等專業組。內部控制擴展到人員、計算機設備、數據和程序，其要求會更加嚴格；計算工具是計算機；信息存儲介質采用磁性材料(壹般為磁盤)，占用空間小，便於查詢和檢索。
三，手工會計和會計信息系統的意義
從上面的比較可以看出，手工會計和會計信息系統有很多相似之處，也有明顯的區別。這些差異使我們在建立會計電算化的過程中註意以下幾個方面:
3.1關註系統的初始化和設置。
評價壹個會計系統的好壞，可以根據系統處理的最終結果來判斷，即賬簿數據和會計報表數據是否準確，過程控制是否有效。當財務軟件本身的程序和控制正常可靠時，數據輸出結果的正確性直接關系到系統的初始設置。因此，在系統初始設置時，應根據企業會計核算的需要，正確設置會計科目的系列和位長，建立規範的會計代碼體系；認真整理並錄入最明細科目的年初余額和本年累計金額；認真設置操作員姓名、用戶代碼和密碼，根據會計工作分工和內部控制要求，合理開放每個操作員的權限；正確設置企業的參數，如憑證類型、記賬方式、核銷方式、匯率記賬方式、自動轉賬分錄、非法對應賬戶、各種外部設備類型等。
3.2科目代碼設置應力求準確、完整。
會計信息系統實施後，科目代碼是會計信息系統中最重要的代碼，處於核心地位。系統中會計科目的處理幾乎都是以科目代碼為基礎的，系統的操作都是根據科目代碼進行的。因此，合理設置科目和編碼非常重要。由於計算機的速度快、精度高，可以把會計科目劃分得足夠細，特別是根據報表中數據檢索的需要，適當設置科目的級數和位長，以獲得更詳細的會計數據。但應避免將主題代碼的級數和位長設置太長，不利於記憶和使用，浪費存儲空間。應該按照整個學科體系來確定，不能因為照顧個別學科而增加整個學科體系的系列。但如果同級科目細節較多，也不妨礙通過適當增加級數來解決。系統運行後，很難修改或刪除科目。所以初始化的時候要慎重考慮，主體代碼要設置完整。壹般不應該在年中修改。
3.3正確修改憑證帶來的錯誤。
在電算化會計信息反饋系統中，由於經過審核的會計憑證是總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬和報表數據的數據來源，如果會計賬簿或報表數據有錯誤，就可以判斷會計憑證壹定有錯誤。修改不正確的憑證有三種方式:壹是在憑證未審核時發現錯誤，制單員可以直接修改；二是憑證經審核後發現錯誤，應由審核人員註銷，由編制人員修改後再由審核人員審核；第三，如果過賬後發現憑證有誤，則不能再修改。編制人應先編制紅字憑證，沖銷錯誤憑證，再編制正確憑證。紅字憑證和正確的憑證經過審核人員審核後，即可進行入賬，達到糾正錯誤憑證和賬簿數據的目的。
3.4正確初始化報告系統。
報表子系統的初始設置是電算化會計系統中最復雜的工作。目前商業化的電算化會計系統中，大多使用通用報表程序，即系統提供壹個接口，由用戶定義報表名稱、表行類型、空表格式、數據源公式等。這樣，當報表格式或數據源發生變化時，只需要修改原有的定義，而不需要修改系統內部程序，從而滿足各種用戶的需求。在初始化設置時，要求設置者充分了解報表編制原理和公式表達式的設置規則，尤其是取數每壹項數據的公式，因為很多公式中壹個符號的錯誤都會導致報表數據的錯誤。如果發現報表數據有誤，先找出導致報表最終結果錯誤的錯誤數據項，檢查數據取數公式是否有誤。如果錯了，就改正。如果是，則可以判斷賬簿或憑證數據有誤。根據錯誤的數據項公式，可以推斷出賬簿或憑證的錯誤，按照上面的改錯憑證的方法進行更正，然後重新生成報表。