1 範圍
本標準規定了檔案管理的職責、工作內容和要求。
本標準適用於本公司範圍內檔案的管理，包括所有與本標準相關的各級各類人員。
2 職責
2.1 行政部為公司檔案的管理部門，負責公司級檔案的管理，並指導公司各部門檔案管理工作的開展.
2.2 各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負責部門檔案的管理。
銷售合同管理制度
1 範圍
本標準規定了合同的簽訂、審查批準，重大經濟合同的簽訂、審批和履行，合同的變更、解除等。
本標準適用於公司對外簽訂銷售合同。
2 規範性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是註日期的引用文件，其隨後所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用於本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不註日期的引用文件，其最新版本均適用於本標準。
《中華人民***和國合同法》
3 合同管理部門及職責
3.1公司總經理負責公司銷售合同的審批，合同專用章的使用；
3.2總經理負責公司銷售合同的管理工作，具體職責是：
3.2.1根據需要，參與重大銷售合同的談判工作；
3.2.2負責對銷售合同統壹文本的印制、發放和管理；
3.2.3參與銷售部門提交的合同的合法性、可行性、有利性審查，並向法定代表人提交審查意見；
3.2.4參與合同糾紛的處理；
3.2.5檢查合同的檔案管理工作；
3.2.6監督檢查合同履行情況，對履行中出現的重要問題進行分析，提出意見；
3.2.7負責本制度的監督執行。
3.3合同承辦部門的主要職責：
3.3.1負責合同相對方資信情況、履約能力等情況的調查，並提供相應資料；
3.3.2具體負責所承辦合同的談判和文本的起草；
3.3.3嚴格按照規定的程序完成合同的審批手續；
3.3.4負責合同的履行，及時解決履行中出現的問題。遇有合同變更、解除等重大事項，須報總經理(或法定代表人)審核同意；
3.3.5負責向公司業務員移交合同原件及相關資料；
4 合同的授權委托
4.1簽訂銷售合同可以實行授權委托制度。合同由法定代表人簽訂，也可以由企業法定代表人書面授權的銷售人員代理簽訂。
4.2代理企業法定代表人簽訂合同的，簽約人應持公司法定代表人簽發並加蓋公司公章的《法定代表人授權委托書》，並在授權範圍內簽訂合同。《法定代表人授權委托書》采取壹事(合同)壹授權，合同壹經履行，委托事項即行終止。
4.3總經理室負責管理授權委托書，根據法定代表人或者負責人的決定，辦理出具授權委托書事宜。
4.4代理人必須忠實履行職責，維護本單位的合法權益，對本單位負責，對法定代表人負責。
4.5代理人實施損害本單位合法權益的行為或者不再適宜擔任代理人的，公司有權隨時終止委托代理關系。終止委托代理關系的，由法定代表人做出決定，總經理室負責收回授權委托書。
5 合同的簽訂、審查批準
5.1訂立銷售合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織或與該單位履約能力明顯不相符的單位簽訂合同。
5.2訂立銷售合同，除即時錢、貨二清的簡單小額外，應當采用書面形式。“書面形式”是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司壹般要求采用公司印制的文本合同書形式。
5.3當事人的名稱、住所；合同擡頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持壹致。
5.4銷售合同標的應具有唯壹性、準確性，合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容。
5.5合同應采用國家標準的計量單位，壹般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如電子郵件、傳真、送貨單、發票等）。
5.6對於質量有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號；其他可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
5.7價款或者報酬應在合同中明確；價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯）、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在壹定條件成就後多少日內支付。
5.8履行期限應具體明確，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；銷售合同履行地點應力爭約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地。
5.9合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
5.10合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
5.11對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
5.12履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。
5.13根據《合同法》對違約責任可作適當約定，註意合同的公平性。
5.14解決爭議的方式壹般可選擇起訴，同時約定由我方住所地為受管轄地。
6 重大經濟合同的簽訂、審批和履行
6.1訂立重大經濟合同，須由合同承辦部門牽頭，會同業務部、財務部、生產部、技質部門組成合同談判小組，***同參與合同簽訂的調研、談判。未經合同談判小組參與訂立的重大合同，發生問題由合同承辦部門負責。
6.2合同承辦部門在簽訂合同前，應預先審查對方以下情況：
6.2.1對方當事人主體資格審查。包括：企業名稱、性質、地址、營業執照、經營範圍、註冊資金以及依法應當辦理的行政許可證。
6.2.2對方當事人資信情況及履約能力審查。包括：資產負債、技術設備、產品質量、商業信譽等。
6.2.3對方合同承辦人員資格審查。包括簽約代理人的身份證明、授權委托證明。
6.3合同應按下列程序辦理簽訂、審批手續：
6.3.1壹般合同應由合同承辦部門就商談約定的內容草擬經濟合同文本，然後報請總經理審批並加蓋單位公章(或合同專用章)。
6.3.2特別重大合同實行會簽制度，合同承辦部門應就商談約定的內容草擬合同文本，填寫“義烏市美能筆業有限公司合同審查會簽表”，送相關部門會簽，各相關部門應在2日內完成會簽，並將會簽意見及合同文本交公司總經理。
6.3.3審查修改：總經理於3日內就合同文本的合法性，有效性提出審查意見，會同相關部門意見壹並交承辦部門進行修改，相關部門與承辦部門對合同內容有異議的，由總經理進行協調定稿。
6.3.4最後簽訂：經會簽的合同文本定稿後，由合同承辦部門送主管領導或法定代表人簽批並加蓋合同專用章。
6.4合同承辦、審查會簽部門的審查事項及責任：
6.4.1合同承辦部門應對合同的業務、技術條款進行審查，並對之負責；
6.4.2財會部門對合同項目是否與國家、上級主管部門、本單位的計劃抵觸以及合同支付條款進行審查，並對之負責；
6.4.3生產部、技質部應對合同項目是否符合政策法規、規章制度、生產技術標準、安全保護標準進行審查，並對之負責。
6.4.4總經理對合同的合法性，主要條款是否完備，文字用語是否準確、規範進行審查，並對之負責。
6.5法律、行政法規規定應當辦理批準登記手續的合同，合同成立後由辦公室依法及時辦理。
6.6合同正式簽訂後，合同文本除經辦人自行保管壹份外，包括合同審查會審表應當交存公司合同管理員（業務員）壹份備案。
7 合同的變更、解除
7.1在合同履行期間由於客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書後，應當在規定的期限內作出書面答復。
7.2存在下列情形之壹的，本方可以單方解除合同：
7.2.1因不可抗力致使不能實現合同目的；
7.2.2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；
7.2.3對方遲延履行主要債務，經催告後在合理期限內仍未履行；
7.2.4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的；
7.2.5法律規定的其他情形。
7.3變更或解除合同的，應當采用書面形式（包括書信、電報）；
7.4變更或解除合同的協議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準登記等手續的，應依法及時辦理。
8 合同的履行
8.1公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，並隨時督促對方當事人及時履行其義務。
8.2履行銷售合同交付貨物時，應由對方當事人簽署壹式二份的送貨單，壹份留存對方，送貨回單壹份交公司合同管理員（業務員）備查。向對方當事人交付增值稅發票時應由對方當事人簽具增值稅發票交接單。
8.3在履行合同過程中，經辦人員若發現並有確切證據證明對方當事人有下列情況之壹的，應立即中止履行，並及時書面上報公司總經理。
8.3.1經營狀況嚴重惡化；
8.3.2轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；
8.3.3喪失商業信譽；
8.3.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形；
8.4在常年銷售合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務；
8.5在對方當事人發生兼（合）並、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。
9 合同糾紛的調解、仲裁和訴訟
9.1銷售合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決。
9.2合同雙方在壹定期限（壹般為壹個月）內無法就糾紛的處理達成壹致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告總經理，並擬定處理意見，對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告總經理。
9.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報總經理室。
10 合同的日常管理
10.1本公司實行二級銷售合同管理，總經理室全面負責公司的合同管理；業務部的業務員負責所在部門的合同管理。
10.2公司的合同專用章由總經理負責保管。公司的空白合同、授權委托書由業務員管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的授權委托書、空白合同出差，特殊情況，由總經理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、已簽訂的合同等遺失的，應及時向當地公安機關報案，並登報聲明。
10.3已簽訂的銷售合同及送貨回單，增值稅發票交接單以及業務往來傳真、信函、對帳單等資料，業務、采購部門的業務人員應按規定時間移交，公司合同管理員應當將收集的上述資料原件定期移交給總經理室保管。
10.4合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經公司辦公室和有關部門確認後方可辦理有關手續。合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的，公司應會同業務部在情況發生後壹周內書面告知各有關單位。
11 考核與獎懲
11.1公司業務人員應當嚴格遵守本辦法，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司財會部、總經理室負責本辦法執行情況的監督考核。
11.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。
11.3合同經辦人員出現下列情況之壹，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：
11.3.1未經授權批準或超越職權簽訂合同；
11.3.2為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書；
11.3.3應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同；
11.3.4未按規定時間移交資料或對方簽收字跡有瑕疵。
11.4合同經辦人員出現下列情況之壹，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：
11.4.1因工作過失致使公司被詐騙；
11.4.2公司履行合同未經對方當事人確認；
11.4.3遺失重要證據；
11.4.4發生糾紛後隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；
11.4.5遺失重要資料未及時報案和報告；
11.4.6其他違反公司相關制度的。
公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。
3 定義
本制度所稱的檔案，是指本公司在經營管理過程中形成和收集的具有查考價值的各類文件、與公司有關的各種文字記錄、圖紙、電腦文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書籍、磁帶及其它有關實物。
4 內容
4.1 檔案的分類
4.1.1 A類檔案：
a) 公司設立公文：公司章程等。
b) 公司營運證件：公司營業執照正副本；公司各類資質證書正副本、組織機構代碼證正副證、統計正副本、國地稅務登記證正副本、車輛登記證等。
c) 各類辦公合同、協議：如房屋租賃合同、辦公設備購買合同、訂房協議等。
d) 上級機關對本公司的批復、指示、通知、要求。
e) 獲準設立分支機構的立項報告、可行性分析、批復、批文、合同、章程、營業執照。
f) 公司職員的人力資源檔案、勞動合同書、工資性、勞務性收入資料。
g) 經營規劃、經營決策、項目策劃、項目可行性報告、重要會議紀要。
h) 技術方案、文檔、設計圖紙；產品圖紙、等技術、工藝資料。
i) 公司商務合同：工程合同、采購合同、銷售合同等。
j) 重要客戶資料、采購資料。
k) 公司財務資料。
l) 領導特別要求的項目、產業、公司等資料。
m) 其他要求歸檔的重要文件。
A類檔案僅限總經理、副總經理和職責範圍內工作人員使用或借閱。
4.1.2 B類檔案：
a) 按內容傳閱到部門經理級的公司紅頭文件。
b) 社會各職能部門下發傳閱的有關政策、法律、法規、規定等。
c) 公司內部公文（除普通、公開的通知、通告等之外。
d) 公司部門級會議紀要。
B類文件可由部門經理或職責範圍內工作人員使用或借閱。
4.1.3 C類檔案：
a) 各類普通通知、通告等；
b) 各項規章制度。
C類檔案由總經理簽發或直接由職能部門在全體員工範圍內傳閱並執行。
4.2 檔案的管理
4.2.1 檔案管理職責劃分
a) A類檔案中的第a）、b）、c）、d）、e）、g）、l）、m）條中列示的檔案由財務部出納（暫代公司
b) 檔案管理員，以後設專職檔案管理員）負責妥善保管。
c) A類檔案中的第f）條中列示的檔案由行政部人力資源管理專員負責妥善保管。
d) A類檔案中的第h）、i）條中列示的工程合同、采購合同檔案由相應管理部留存原件，工程項目
e) 部指定部門檔案管理員負責妥善保管檔案的復印件。
f) A類檔案中的第j）、i）條中列示的銷售合同檔案由業務部留存原件，行政部指定部門檔案管
g) 理員負責妥善保管檔案的復印件。
h) A類檔案中的第11）條中列示的財務資料、文件由財務部根據有關規定指定檔案管理員妥善保管。
4.2.2 電子檔案的管理
a) 檔案管理員要嚴格執行公司電子檔案的訪問權限，確定有關密碼，任何人不得將用戶名和密碼告知他人。
b) 嚴防病毒，檔案管理員負責每周至少對電腦進行壹次殺毒，任何員工發現電腦病毒應立即殺毒，並立即通知檔案管理員以及其他員工對個人電腦進行殺毒。
c) 檔案管理員對“檔案管理庫”中的文檔進行每周定期備份。
d) 權限範圍以內的電子檔案可由檔案管理員處直接取得權限密碼進行查閱，權限範圍以外的，需由相關部門經理簽字同意，方可由檔案管理員提供打印出的紙件。
e) 檔案管理員應隨時對歸檔電子件進行更新、整理，添加索引、目錄。
f) 歸檔的電子文件每季度刻制壹次光盤，並妥善標示保存。
4.2.3 非電子檔案的管理
a) 公司在工作中形成的各種有保存價值的文件、材料或記載了公司信息資源的其它載體必須按年度分別由保管人進行分類、有序的管理、立卷、歸檔。
b) 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的完整性（公文上的各種附件壹律不準抽離），工作完成後及時交檔案管理員歸檔。
c) 各部門存檔的文件/資料應填寫《資料交付登記表》，交付人簽字確認後，檔案管理員對資料進行整理、編號、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統、準確、科學、檢索方便，並將有關資料目錄及檢索代碼輸入電腦。
d) 各部門人員參加各種會議帶回的文件和有關社會職能部門發文取回的文件，均不得自行保管、銷毀，應及時移交給檔案管理員統壹管理。
4.3 立卷、保存期限
a) 公司章程、各種證照、證件在取得後立即歸檔，永久保存。
b) 內部管理公文檔案每季度進行整理，立卷歸檔，視公文內容確定保存期限：當年的公司例會會議紀要、對內發布的公文（如通知、通告等）存檔期限截止到第二年的十二月三十日；對外公文、外來公文存檔期限為伍年（外來重要公文，如立項批復等文件存檔年限以該項目實施的實際進程結束後為準）；各種管理制度保存其最新版本，舊版本保存壹年。
c) 人事檔案按個人分類立卷，新增員工辦理完入職手續後，檔案即刻歸檔，隨著員工調動或離職隨時對檔案進行整理，離職後檔案歸入離職人員檔案，保存期限為三年。
d) 壹般辦公合同、房屋租賃合同、辦公用品、禮品采購合同等視合同期限定其保存期限，最長不超過合同過期後壹年。
e) 壹般客戶資源、市場營銷資料隨時更新，無價值資料經市場部負責人簽字同意可銷毀。
f) 采購資料隨時更新，無價值資料由工程項目部負責人簽字同意可銷毀。
g) 上級機關對公司發放的重要文件以及公司重要會議紀要、工程合同、購銷合同、重要客戶資料等屬長期檔案，保存期為拾年。
h) 財務資料保存期限為貳拾年。
i) 技術、工程、銷售類資料永久保存。
4.4 立卷檔案內文件材料應合理排列順序，屬公司級和公司對外發文依次由行政部統壹編寫序號，部門檔案可由部門自行編寫序號。
4.5 檔案管理員應定期進行檔案整理，做好檔案季度統計工作，填寫《最新文件壹覽表》、《文件異動壹覽表》以備查閱.
4.6 檔案借閱
a) 公司員工借閱檔案時，應認真填寫《檔案借閱登記表》，寫明借閱目的。如無特殊原因，借閱期不可隔日，下班之前應將檔案歸還，如需再借，第二日再辦理借閱手續。
b) 借閱人須愛護檔案資料，保證檔案資料的安全與保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽頁、拆散、摘抄、翻印、轉借或損壞，不得抽走卷內任何材料。
c) 借閱的檔案歸還時，檔案管理員必須認真查驗，如發現遺失、損壞或其他異常情況應向綜合管理部經理反映，給予相應的處罰。
d) 特殊情況必須借用帶出公司使用的檔案須填寫《檔案借閱登記表》經借用部門經理及綜合管理部經理批準同意方可借出。
e) 凡屬密級檔案的借閱，除按本規定辦理外，還必須遵照公司保密制度的有關條款執行。
4.7 檔案資料的銷毀
檔案管理員應按檔案保存期限做好檔案資料的清查工作，對不具保存價值的檔案資料應填寫《檔案銷毀審批表》，報相關部門負責人或總經理審批後，由檔案管理員會同相關人員對已批準銷毀的檔案資料進行銷毀工作並做好監銷記錄。
5 相關記錄
資料交付登記表
最新文件壹覽表
文件異動壹覽表
檔案銷毀審批表
檔案借閱登記表