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系統評價的必要性是什麽?

無論是在發達國家還是發展中國家,信息系統建設項目的成功率都遠不如其他建設項目,都說是黑洞。因此,人們越來越關註信息系統項目建設中存在的問題。通過對案例的分析,人們發現雖然信息系統建設失敗的原因很多,但幾乎每壹個失敗案例都與缺乏及時必要的評估有很大關系。因此,信息系統評價被提上日程,成為信息系統項目管理的熱點。

由於評價者的知識水平不同以及信息系統評價的復雜性,在信息系統評價的實踐中不可避免地會出現壹些問題。常見的問題主要包括以下幾個方面:

壹是評價目標不明確,習慣做大而全的評價。

在當前的信息系統評估實踐中,最常見的錯誤是評估目標不明確。在評價之前,我們沒有仔細分析評價的目的,沒有搞清楚為什麽要評價,而是采用習慣做法,進行大而全的評價,設定了評價無論經濟效益、社會效益、技術水平等的指標。可以想象或包含在其他評估中。這往往導致評價的結果與評價的初衷大相徑庭。其實目標才是評價的核心;所有的評價都是圍繞目標進行的。如果目標不明確,得到的評價結果要麽毫無意義,要麽毫無用處,絕對是浪費人和錢。比如,如果評價的目的只是評價信息系統的開發質量和穩定性,就不需要考慮信息系統的經濟效益;相應地,如果目的是評價信息系統的效益,就不需要考慮信息系統的開發質量。因此,在信息系統評價之前,必須明確評價目標,壹方面要保證評價結果符合要求,另壹方面要排除不必要的因素,使評價容易實現。

二是對信息系統評估的復雜性認識不夠,往往從頭到尾都做不完。

在信息系統評估中,對信息系統評估的復雜性缺乏認識也是壹個容易犯的錯誤。在接手評估任務之初,負責人總想把這次評估做得比以往任何壹次評估都好,制定遠大的目標,設定壹些目標,希望把涉及的方方面面都列出來,建立最佳模型,但結果往往適得其反。隨著評估工作的深入,他們發現事情遠沒有那麽簡單,截止日期臨近,不得不草草結束,進行處理。造成這種錯誤的主要原因是沒有充分認識到信息系統評估的復雜性。

信息系統評估的復雜性是由多種因素決定的,主要體現在以下幾個方面:壹是信息系統開發的高風險和不確定性使得成本、進度和完成期限難以確定;其次,信息系統的效益是分散的,即信息系統的受益者包括許多對象,增加了評估其效益的復雜性;再次,信息系統投入使用後,已經融入企業的組織和業務流程,對企業的實際影響難以細分,甚至無法獨立評估;特別是信息系統建成後產生的無形效益、間接效益、長期效益和滯後效益,更是無法直接計量。另外,信息系統涉及的主體很多,評價的內容可能會有較大差異。在評價的不同階段,適用的評價方法是不同的。評價者應充分認識到信息系統評價的復雜性,在考慮問題時註意關鍵問題和核心問題。與評價目的無關或關聯不大的要放棄,不能“抓眉毛胡子壹把抓”。這樣既可以簡化評價,又因為考慮了所有的關鍵和核心問題,保證了評價結果更加貼近問題的本質。同時,評估工作也會因為事先的周密考慮而有序進行。

第三,過於註重評價過程的合理性和規律性,導致評價的可操作性降低。

在信息系統評估過程中,過分關註項目評估過程的合理性和規律性,而不重視信息系統評估方法的可操作性,也是普遍現象。事實上,無論選擇哪種評價方法,是否具有可操作性都是衡量其科學性的重要標準之壹。在實踐中,壹些評價者把大量精力放在定量指標的確定和數學模型的選擇上,而忽視了評價方法的可操作性,導致評價失敗或不切實際。要避免這個問題,要從以下幾個方面考慮:第壹,研究他人對相同或相似信息系統的成功評價,分析得失,取其精華。這樣可以減少評價過程中的彎路,提高評價方法的可操作性。其次,要結合多種方法,提高評價的可靠性。在評估壹個系統時,需要考慮許多因素。用壹種方法來評價或衡量不同的因素是不可行的,同時也是不實際的。只有結合各種方法,根據系統的具體環境對系統進行評價,才能得到全面客觀的結論。第三,評估方法應盡可能簡化,使其易於理解和驗證。

因為信息系統建設是壹項復雜的系統工程,要充分估計評估工作的復雜性,不要盲目追求評估的完善性和準確性,因為評估越準確,越復雜;方法越復雜,可操作性越低。因此,在實現基本目標的前提下,需要在評價方法的可行性和準確性之間進行折衷,簡化評價方法。

第四,指標體系設計存在諸多漏洞,導致評價結果難以令人信服。

在設計信息系統評價指標體系時,容易出現壹些錯誤。常見的問題有指標設計層次不清、指標之間存在包含關系、指標不可測量、指標體系不能全面反映被評價對象的綜合情況等等。這種錯誤的出現往往會導致評價的失敗或評價結果的不可信。實際上,指標體系的設計是系統評價的關鍵環節;如果這個環節出了差錯,即使後期工作做得再好,也是白費。

信息系統評價指標體系的設計應遵循壹定的原則。具體來說,首先,評價指標的設計要註意科學性和先進性的結合,既要保證指標的科學性,又要保證指標能體現評價工作的新思路。其次,設計指標要系統化。指標體系中的指標不是隨意拼湊的,而應該是壹個有機的整體。只有這樣,才能保證設計的指標體系能夠更加全面、客觀地反映被評價對象的綜合情況。再次,指標的設計應遵循可測試性原則,即設計的指標是可測試的,可以通過壹定的渠道獲得真實可靠的數據,以保證評價工作的可操作性。另外,要註意定性與定量相結合的原則。由於信息系統的評價涉及方方面面,單純用定量或定性的方法很難對系統做出客觀的評價,所以最好是定性和定量相結合的方法。

第五,對評價的理解不夠

不進壹步分析系統評估的結果,就認為只要按照壹定的方式對系統進行評估,寫出評估報告,就萬事大吉,萬事大吉,這也是評估中容易犯的壹種錯誤。其實不管是哪種評價,其最終目的都是壹方面對系統進行總結,更重要的是通過評價發現問題總結經驗,為以後的工作提供指導。在實踐中還存在壹種錯誤傾向,即沒有充分認識到信息系統評估本身的價值,沒有深入研究評估結果與實際情況是否存在誤差。這些問題其實與進壹步的評價有很大關系:研究評價本身的價值,可以讓領導充分認識到評價的作用,引起領導對這項工作的重視,使以後的評價工作更容易開展;通過研究評價結果與實際情況是否存在誤差,弄清楚產生誤差的原因,從而修正誤差,使評價結果更接近實際,為以後類似的評價積累壹些經驗。

六、對評價過程中人的因素認識不足導致評價不夠客觀。

對人的因素缺乏了解也是評價實踐過程中容易犯的錯誤。目前大多數人認為評價是評價者的事。只有他們技術過硬,努力工作,得到的評價結果才是客觀公正的。實際上,除了評估人員,實際參與評估的人員也很多,包括參與系統具體內容調查評估的專家、系統負責人、參與系統評估的R&D人員、用戶和數據采集人員等。任何壹方出現問題,都會導致評價結果不夠客觀。比如,專家選擇面窄,會導致評價的內容是壹兩個專家的意見,失去集體評價的意義;系統用戶應該說是最有發言權的,但如果只是走過場,或者測評者認為自己不是專家,自己的話沒有分量,顯然會影響測評結果;數據采集人員工作不細致,采集的數據不全面甚至主觀,也會導致評價結果失真;各單位信息系統負責人的評價顯然很重要,但如果他們堅持“家醜不可外揚”,調查人員可能總能得到他們諸如“系統很成功”之類的贊美。可見,在信息系統評估過程中,人的因素是非常重要的。

七、沒有走理論聯系實際的道路。

在信息系統評估實踐中,許多單位沒有充分認識到評估也是壹個理論與實踐相結合的叠代過程,同時缺乏相應的實證研究,無法通過實踐給出反饋。事實上,信息系統的評價是以評價理論為基礎的,這是壹個從理論到實踐的過程。評價結果是否符合信息系統的實際情況,或者所使用的理論是否適合評價壹個信息系統,也要通過實踐來檢驗,必要時要對現有的評價理論進行修正,這又是壹個從實踐到理論的過程。從理論到實踐,再到理論,需要多次叠代才能形成壹系列相對穩定成熟的評價方法。在評價的實踐中,這似乎很難做到,因為評價的實踐壹般沒有重復的可能性;但是,如果我們借鑒其他信息系統評估的例子,我們實際上也可以這樣做。

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