機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對檔案工作的領導和管理，為檔案工作提供必須的條件，保障檔案工作正常開展。第五條 檔案工作應當遵循統壹領導、分級管理，維護檔案的完整、準確與安全，便於社會利用和保守國家秘密的原則。第二章 檔案機構第六條 南京市檔案局是本市檔案事業的行政主管部門，負責本辦法的實施，對本市的檔案事業依法實行統籌規劃、組織協調，統壹制度、監督和指導。
區、縣檔案局負責本轄區內的檔案工作，業務上受市檔案局的監督和指導。
鄉鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，並對所屬單位檔案工作實行監督和指導。第七條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構負責管理本組織的檔案，指導文書部門和業務部門文件材料的收集、立卷和歸檔工作，並對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。
機關、團體、企業事業單位和其他組織應當配備檔案工作人員，並保持其相對穩定。第八條 市和區、縣其他行政部門應當按照各自的管轄範圍，負責本系統的檔案工作，業務上受同級檔案行政管理部門的監督和指導。第九條 地方各類檔案館包括具有公***性質的綜合檔案館、專門檔案館和部門檔案館。
綜合檔案館是按行政區域設置的，負責征集、接收、整理、永久保管各行政區域範圍內的檔案，並向社會提供利用的機構。
專門檔案館是收集和保管各類專門領域或者特殊載體的檔案，並向社會提供利用的機構。
部門檔案館是收集和長期保管本部門及其所屬單位形成的檔案，並在壹定範圍內提供利用的機構。第十條 檔案工作人員應當取得崗位資格證書，忠於職守，遵守紀律，具備專業知識。第三章 檔案管理第十壹條 機關、團體、企業事業單位和其他組織及其工作人員在職務活動中形成的材料，由文書部門或者業務部門收集齊全並立卷，定期交檔案機構集中管理。
檔案行政管理部門規定應當歸檔的材料，不得拒絕歸檔或據為己有。第十二條 涉及行政區劃變動，機關、團體、企業事業單位或其他組織的建立、變更和撤銷，重點建設工程和重大科學技術研究項目的批準，以及市或區、具有重大影響的活動，有關部門應當按照規定期限向市或者區、縣檔案行政管理部門通報情況。第十三條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的建設工程、技術改造、科學技術研究等項目的驗收、鑒定，應吸收本單位的檔案機構參加並負責對項目檔案進行檢查驗收。
市或市以上的重點建設項目、重大科學技術研究項目的驗收或鑒定，驗收委員會或驗收組應有檔案行政管理部門代表。其項目檔案的驗收工作由市檔案行政管理部門組織實施，項目的主管部門和按照規定有接收項目檔案任務的檔案館參加。
未經檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目不得進行項目竣工驗收，不得申報成果。第十四條 國家機關、國有企業事業組織和國家所有的其他組織的檔案歸國家所有，列入國有資產管理的範圍。
非國家所有的組織的檔案歸該組織所有，國家和省另有規定的除外。
個人在非職務活動中形成的檔案或者以繼承、受贈等合法方式獲得的檔案歸個人所有。第十五條 綜合檔案館收集檔案範圍的規定，由市檔案行政管理部門制訂並公布實施。
專門檔案館和部門檔案館收集檔案範圍的規定，應當根據國家有關規定，由市專業主管部門制訂，經市檔案行政管理部門審核同意後實施。第十六條 機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照下列規定，向有關檔案館移交檔案：
（壹）機關、團體被列入收集範圍的企業、事業單位形成的屬永久、長期保存的檔案在本單位保管滿十年的，向同級檔案館移交；專業性較強的或者需要延長檔案移交期限的，經同級檔案行政管理部門同意，可適當延遲移交期限；
（二）已撤銷單位的檔案，或者由於保管條件惡劣，可能導致檔案嚴重損毀的，可以提前向檔案館移交；
（三）被兼並企業的檔案，應在被兼並時向其上級行政主管部門或同級檔案館移交；
（四）建國前的檔案，應按規定向相應的檔案館移交。
向檔案館移交檔案時，應連同案卷目錄及其他檢索工具、參考資料壹並移交。