壹、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的壹致性，利用“數據有效性”功能建了壹個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立壹個企業名稱數據庫。2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符後，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。提示：在以後打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。
二、建立“常用文檔”新菜單
在菜單欄上新建壹個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入壹個名稱(如“常用文檔”)。
2.再在“類別”下面任選壹項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選壹項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，並仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第壹個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找範圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，並選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以後需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但並不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。
三、讓不同類型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以“紅色”顯示，大於等於1500元的工資總額以“藍色”顯示，低於1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。
1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為“藍色”；小於1000，字體設置為“棕色”)。
3.設置完成後，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數據是不是按妳的要求以不同顏色顯示出來了。
四、制作“專業符號”工具欄在編輯專業表格時，常常需要輸入壹些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以制作壹個屬於自己的“專業符號”工具欄。
1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1” 並將宏保存在“個人宏工作簿”中，然後“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，壹壹錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定後，即在工作區中出現壹個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3.選中其中壹個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5.關閉“自定義”對話框，以後可以像使用普通工具欄壹樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。
五、用“視面管理器”保存多個打印頁面
有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。
1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨後出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。
2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入壹個名稱(如“上報表”)後，單擊“確定”按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。
4.以後需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版壹下，按下工具欄上的“打印”按鈕，壹切就OK了。
六、讓數據按需排序
如果妳要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麽辦?可采用自定義序列來排序。
1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,壹車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門”列中任意壹個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。
七、把數據徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然後在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態下的分號)。
2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。
3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼後，“確定”返回。經過這樣的設置以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除妳隱藏起來的數據。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現
在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置壹下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項後，“確定”退出。以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意壹個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。
九、讓“自動更正”輸入統壹的文本
妳是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。
2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
3.以後如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫 ，然後確認壹下就成了。
十、在Excel中自定義函數
Excel函數雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義壹個函數，來完成壹些特定的運算。下面，我們就來自定義壹個計算梯形面積的函數：
1.執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入壹個新的模塊——模塊1。
3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關閉窗口，自定義函數完成。
以後可以像使用內置函數壹樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。
十壹、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下“插入”按鈕，將圖片襯於整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨後出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以後，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
十二、用連字符“&”來合並文本
如果我們想將多列的內容合並到壹列中，不需要利用函數，壹個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合並到壹列中)。
1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合並到E列對應的單元格中。
3.選中E列，執行“復制”操作，然後選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除，完成合並工作。
提示：完成第1、2步的操作，合並效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。
和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有壹種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。比如，我們要在中A2單元格裏的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果妳還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，壹定能滿足妳的要求。
二十三、創建文本直方圖
除了重復輸入之外，“REPT”函數另壹項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不壹的比較效果。比如我們首先制作壹張年度收支平衡表，然後將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然後根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”，然後選中它並拖動“填充柄”，使E列中所有行都能壹壹對應D列中的結果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，壹個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。
二十四、計算單元格中的總字數
有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那麽我們就可以用如下的表達式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建壹個新字符串，並且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然後計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最後將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。
二十五、關於歐元的轉換
這是Excel 2002中的新工具。如果妳在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那麽很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然後在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”後Excel 2002就會自行安裝了。
完成後我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，壹個獨立的專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口壹樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然後再選擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價壹覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式了。
二十六、給表格做個超級搜索引擎
我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容(包括靜態文本)都納入了數據庫的範疇之內。我們可以利用“函數查詢”，對目標數據進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎壹樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了壹個“函數查詢”區域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何壹個同學的名字後，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現的方法如下：將光標定位到C9單元格中，然後單擊“插入”之“函數”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數，點“確定”。在隨即彈出的“函數參數”窗口中我們設置“Lookup_value”(指需要在數據表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們在C8單元格中填入的人名)；“Table_array”(指數據搜索的範圍)為“A2∶B6”(即在所有學生的“語文”成績中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的數值在表格中的序列號)為“2”(即數值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。如果是，就為“TURE”)。設定完畢按“確定”。此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，FALSE)”。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，FALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，FALSE)”(其參數意義同C9中壹樣，不再贅述)。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發現，其下方每壹科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。
二十七、Excel工作表大綱的建立
和Word的大綱視圖壹樣，Excel這個功能主要用於處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同壹屏上的問題。如果在壹張表格上名目繁多，但數據類型卻又有壹定的可比性，那麽我們完全可以先用鼠標選擇數據區域，然後點擊“數據”菜單的“分類匯總”選項。並在彈出菜單的“選定匯總項”區域選擇妳要匯總數據的類別。最後，如圖19所示，現在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果妳還想查看明細的話，單擊表格左側的“+”按鈕即可。
二十八、插入“圖示”
盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對於紛繁復雜的數據關系，常規的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區區6種樣式，但對於說明數據之間的結構卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數據的層次關系可以選擇“組織結構圖”；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環圖”；當然，要說明各種數據的交*重疊性可以選擇“維恩圖”。妳看，如圖20所示的維恩圖多麽漂亮。而且妳還可以右擊該圖示，調出“圖示”工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環。
二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”
這是Excel 2002中的壹個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經有許多軟件都致力於文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照Office的默認安裝，妳可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音”的選項後，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項目了。如圖21所示，打開壹個表格，隨便選擇其中的內容，然後單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時壹個帶有磁性的聲音就開始壹字壹句地朗讀了。值得壹提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓壹會兒，然後再接著朗讀，這壹點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。還有壹點需要說明的是，如果妳想調整Excel 2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標，然後在“文字到語音”卡片上調整即可
三十、Excel中“攝影”功能的妙用
這個功能比較另類，似乎和計算、統計、排序等等“正統”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“壹把亂抓”，而是允許讓妳通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪”。要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，並將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某壹部分“照相”，只須先選擇它們(圖23)，然後按下“攝影”按鈕，這時該選定區域就被“拍”了下來。然後將鼠標移動到需要顯示“照片”的地方(當然，也可以是另壹張表格)，再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當然，和“照片”壹同出現的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為壹幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。不過，請各位壹定要註意：這可不是壹般的照片!妳可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數據看看——刷新壹下“照片”，結果“照片”中的數據竟然也被同步更新了!
點擊Excel 2002“工具”菜單中的“選項”命令，然後在“常規”選項卡中選中“用智能鼠標縮放”復選框，點“確定”後，我們再來看看現在的鼠標滾輪都有些怎樣的功能：
在“智能鼠標”的默認狀態下，上下滾動鼠標滾輪，工作區中的表格會以15%的比例放大或縮小，而只有當我們按住Ctrl鍵，再滾動鼠標滾輪時，工作表才會像往常壹樣上下翻頁。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那麽當我們按住Shift和滾動鼠標滾輪時，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當然，還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。
三十五、Excel 2002“監視”窗口的應用
如果妳創建了壹個較大的電子表格，並且該表格具有鏈接到其他工作簿的數據時，Excel中的“監視窗口”可以為妳提供很大的幫助。通過它妳可以輕松看到工作表、單元格和公式函數在改動時是如何影響當前數據的。在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然後單擊“顯示監視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，並在快捷菜單中選擇“添加監視點”。這時，“監視窗口”的列表中就出現了被Excel監視的單元格及其公式了。以後，只要我們雙擊“監視窗口”中的該條目，被監視的單元格就會不請自來了。
提示：當包含有指向其他工作簿的單元格被監視時，只有當所有被引用的工作簿都打開時，才能在“監視窗口”的列表中顯示出來。