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Excel & gt數據透視表和數據透視圖>基礎
數據透視表和數據透視圖概述
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使用數據透視表可以匯總、分析、瀏覽和提供匯總數據。數據透視圖使您可以在數據透視表中直觀地顯示匯總數據，並且可以方便地查看比較、模式和趨勢。數據透視表和數據透視圖都使您能夠對企業中的關鍵數據做出決策。以下各節概述了數據透視表和數據透視圖報表。
本文的內容
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關於數據透視表
數據透視表的加工方法
關於數據透視圖
比較數據透視表和數據透視表
數據透視圖和圖表的區別
處理數據透視表源數據和數據透視圖源數據
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關於數據透視表
數據透視表是壹種交互式方法，可以快速匯總大量數據。使用數據透視表可以深入分析數值型數據，回答壹些意想不到的數據問題。數據透視表專門設計用於以下目的:
以各種用戶友好的方式查詢大量數據。
分類、匯總和聚合數字數據，按分類和子類別匯總數據，並創建用戶定義的計算和公式。
展開或折疊要關註的結果的數據級別，並查看感興趣區域的匯總數據的詳細信息。
將行移動到列，或將列移動到行(或“透視圖”)，以查看源數據的不同匯總。
對最有用、最感興趣的數據子集進行過濾、排序、分組和有條件的格式化，這樣妳就可以關註妳需要的信息。
提供簡潔、吸引人、帶註釋的在線報告或打印報告。
如果要分析相關的匯總值，尤其是要對壹大串數字求和並對每個數字進行多重比較時，通常使用數據透視表。在下面描述的數據透視表中，您可以很容易地看到單元格F3中第三季度的高爾夫銷售額如何與其他運動或季度的銷售額或總銷售額進行比較。
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在這種情況下，工作表中的源數據
數據透視表中第三季度高爾夫匯總的源值
整個數據透視表
源數據中C2和C8的源值匯總
在數據透視表中，源數據中的每壹列或字段都成為匯總多行信息的數據透視表字段。在上面的示例中,“Sport”列變成了“Sport”字段，高爾夫的每條記錄都匯總在壹個單獨的高爾夫項目中。
值字段(如銷售小計)提供要匯總的值。上述報表中的單元格F3包含源數據中每壹行的“銷售小計”值，其中“體育”列包含“高爾夫”，而“季度”列包含“第三季度”。默認情況下，值區域中的數據以下列方式匯總數據透視圖中的基本源數據:sum函數用於數值，COUNT函數用於文本值。
若要創建數據透視表，必須定義其源數據，指定工作簿中的位置，並設置字段布局。有關詳細信息，請參閱創建或刪除數據透視表或數據透視圖以及創建和更改數據透視表或數據透視圖中的字段布局。
數據透視表的加工方法
通過定義數據源、排列數據透視表字段列表中的字段並選擇初始布局來創建初始數據透視表後，在使用數據透視表時，通常需要執行以下任務:
通過執行以下操作瀏覽數據:
展開和折疊數據並顯示值的基本詳細信息。
對字段和項目進行排序、篩選和分組。
更改匯總函數並添加自定義計算和公式。
通過執行以下操作來更改布局:
更改數據透視表的形式:壓縮、大綱或表格。
在其行的上方或下方顯示小計。
將列字段移動到行區域或將行字段移動到列區域。
更改錯誤和空單元格的顯示，並更改沒有數據的項目和標簽的顯示。
更改字段或項目的順序，並添加、重新排列和刪除字段。
刷新時調整列寬。
打開或關閉列和行字段標題，或者顯示或隱藏空行。
通過執行以下操作來更改格式:
手動和有條件地格式化單元格和範圍。
更改整個數據透視表的格式樣式。
更改字段的數字格式，並包括OLAP服務器格式。
有關更多信息，請參見設計數據透視表的布局和格式。
關於數據透視圖
數據透視表圖表以圖形方式表示數據透視表(數據透視表:壹種交互式交叉列表Excel報表，用於匯總和分析來自多個來源(包括Excel的外部數據)的數據(如數據庫記錄)。數據輸入)。與在數據透視表中壹樣，您可以更改數據透視圖的布局和數據。數據透視圖通常有壹個帶有相應布局的關聯數據透視表(關聯數據透視表:為數據透視圖提供源數據的數據透視表。創建新的數據透視圖時，會自動創建數據透視表。如果您更改壹個報表的布局，另壹個報表也會隨之更改。)。兩個報告中的字段相互對應。如果您更改壹個報表中某個字段的位置，另壹個報表中相應字段的位置也會更改。
除了帶有標準圖表的系列(數據系列:在圖表中繪制的相關數據點，這些數據點源自數據表的行或列。圖表中的每個數據系列都有獨特的顏色或圖案。您可以在圖表中繪制壹個或多個數據系列。餅圖只有壹個數據系列。)、分類、數據標記(數據標記:圖表中的條形、區域、點、扇形或其他符號，表示源自數據表中某個單元格的單個數據點或值。圖表中的相關數據標記構成了數據系列。)和軸(軸:定義圖表繪圖區域的線，用作度量的參考框架。y軸通常是垂直軸，包含數據。x軸通常是水平的，包含分類。)，數據透視圖有壹些與下圖所示的數據透視表相對應的特殊元素。
報告篩選字段用於根據特定項目篩選數據的字段。在本例中,“區域頁面”字段顯示所有區域的數據。要顯示單個區域的數據，請單擊“(全部)”旁邊的下拉箭頭並選擇壹個區域。
使用報表篩選字段是匯總和快速處理數據子集的捷徑，無需修改系列和分類信息。例如，如果正在進行演示，您可以在年度報表的篩選字段中單擊“(全部)”以顯示所有年度的銷售額，然後通過壹次單擊壹年來分析特定年度的數據。對於不同的年份，圖表的每個報表過濾頁都有相同的分類和系列布局，便於比較各年的數據。此外，由於壹次只允許在大型數據集中檢索壹個報表篩選器頁，因此當圖表使用外部源數據時，報表篩選器字段可以節省內存。
“值”字段來自基本源數據(源數據:用於創建數據透視表或數據透視圖報表的列表或表格。源數據可以來自Excel數據列表或數據區域、外部數據庫或多維數據集，或者其他數據透視表。)為比較或計算提供數據。在本例中，“總銷售額”是壹個值字段，用於匯總各地區每項運動的季度銷售額。坐標軸(y)上的第壹分類數據標簽(第壹個四分之壹)的值約為250。這個數字是第壹季度網球、旅遊、高爾夫銷售額的總和。根據報表中使用的源數據，除了使用匯總函數(匯總函數:壹種計算類型，用於合並數據透視表或合並計算表中的源數據，或者在列表或數據庫中插入自動分類匯總。匯總函數的示例包括求和、計數和求平均值。)，也可以使用平均值、計數、乘積等其他計算公式。
系列字段為數據透視圖中的系列方向指定的字段。字段中的項目提供了壹個數據系列。在本例中,“體育”系列字段包含三個項目:網球、旅遊和高爾夫。在圖表中，系列由圖例表示。
項目項目表示列或行字段中的唯壹項目，出現在報表篩選字段、類別字段和系列字段的下拉列表中。在此示例中，第壹季度、第二季度、第三季度和第四季度都是季度類別字段中的項目，而網球、旅遊和高爾夫是體育系列字段中的項目。類別字段中的項目在圖表的類別軸上顯示為標簽。“系列”字段中的項目在圖例中列出，並提供每個數據系列的名稱。
分類字段按數據透視圖的分類方向分配給源數據中的字段。分類字段為用於繪圖的數據點提供單壹分類。在本例中，“季度”是壹個類別字段。在圖表中，分類通常出現在圖表的X軸或水平軸上。
自定義報表可以更改圖表類型和其他選項，如標題(圖表標題:圖表標題是描述性文本，可以自動與軸對齊或在圖表頂部居中。)、圖例(圖例:圖例是壹個框，用於標識為圖表中的數據系列或類別指定的圖案或顏色。)位置，數據標簽(數據標簽:為數據標簽提供附加信息的標簽，表示源自數據表單元格的單個數據點或值。)，圖表位置等。
首次創建數據透視表時，可以自動創建數據透視圖，也可以從現有數據透視表創建數據透視圖。有關詳細信息，請參閱創建或刪除數據透視表或數據透視圖以及創建和更改數據透視表或數據透視圖中的字段布局。
比較數據透視表和數據透視表
從數據透視表創建數據透視圖時，數據透視圖的布局(即數據透視圖字段的位置)最初是由數據透視圖的布局決定的。如果先創建數據透視圖，可以將數據透視表字段列表中的字段拖到圖表工作表(圖表工作表:工作簿中只包含圖表的工作表。當您希望獨立於工作表數據或數據透視表來查看圖表或數據透視圖時，圖表工作表非常有用。)，以便您可以確定圖表的布局。
數據透視圖和圖表的區別
如果您熟悉標準圖表，您會發現數據透視圖中的大多數操作與標準圖表中的操作相同。但它們之間也有以下不同之處:
交互式對於標準圖表，您可以為要查看的每個數據視圖創建壹個圖表，但它們不會進行交互。對於數據透視圖，只要創建壹個圖表，就可以通過更改報表布局或顯示的詳細數據，以不同的方式交互查看數據。
圖表類型標準圖表的默認圖表類型是簇狀柱形圖，它按類別比較數值。數據透視圖的默認圖表類型是堆積柱形圖，它比較每個數值在整個分類匯總中所占的比例。您可以將數據透視圖類型更改為除XY散點圖、股價圖和氣泡圖之外的任何圖表類型。
圖表位置默認情況下，嵌入了標準圖表(嵌入圖表:放置在工作表中而不是單獨的圖表工作表中的圖表。當您想要在工作表中查看或打印圖表或數據透視圖及其源數據或其他信息時，嵌入圖表非常有用。)在工作表中。默認情況下，數據透視圖表是在圖表工作表(圖表工作表:僅包含圖表的工作簿)上創建的。當您希望獨立於工作表數據或數據透視表來查看圖表或數據透視圖時，圖表工作表非常有用。).創建數據透視圖後，也可以將其重新定位到工作表中。
源數據的標準圖表可以直接鏈接到工作表單元格。數據透視圖可以基於關聯的數據透視表(關聯數據透視表:為數據透視圖提供源數據的數據透視表。創建新的數據透視圖時，會自動創建數據透視表。如果您更改壹個報表的布局，另壹個報表也會隨之更改。中的幾種不同數據類型)。
圖表元素數據透視圖不僅包含與標準圖表相同的元素，還包含可以添加、旋轉或刪除的字段和項目，以顯示不同的數據視圖。標準圖表中的分類、系列和數據分別對應於數據透視圖中的分類字段、系列字段和值字段。數據透視圖還可以包含報表篩選器。這些字段都包含項目，這些項目在標準圖表中顯示為圖例(圖例:圖例是壹個框，用於標識為圖表中的數據系列或類別指定的圖案或顏色。中的類別標簽或系列名稱)。
格式刷新(刷新:更新數據透視表或數據透視圖中的內容，以反映基本源數據中的更改。如果報表基於外部數據，刷新將運行基本查詢來檢索新的或已更改的數據。)數據透視圖，大多數格式，包括元素、布局和樣式，都被保留。但是，趨勢線(趨勢線:趨勢線以圖形方式表示數據系列的趨勢，例如，向上傾斜的線表示幾個月內增加的銷售額。趨勢線用於問題預測研究，也稱為回歸分析。)、數據標簽(數據標簽:為數據標簽提供附加信息的標簽，表示源自數據表單元格的單個數據點或值。)、誤差線(誤差線:通常用於統計學或科學記數法數據，誤差線表示相對序列中各數據標記的潛在誤差或不確定性。)和對數據系列的其他修改。只要這些格式應用於標準圖表，就不會丟失。
移動或調整數據透視圖中的項目，即使您可以為圖例選擇預設位置並更改標題的字體大小，也不能移動或調整繪圖區(繪圖區:在二維圖表中，它是指由軸限定的區域，包括所有數據系列。在三維圖表中，它也是由軸定義的區域，包括所有數據系列、類別名稱、刻度線和軸標題。)，圖例、圖表標題或坐標軸標題的大小。在標準圖表中，這些元素可以移動和調整大小。
處理數據透視表源數據和數據透視圖源數據
創建數據透視表(數據透視表:壹種交互式交叉列表Excel報表，用於匯總和分析來自多個來源(包括Excel的外部數據)的數據(如數據庫記錄)。)或數據透視圖(數據透視圖:提供交互式數據分析的圖表，類似於數據透視表。您可以通過拖動字段並顯示或隱藏字段中的項目來更改數據視圖、查看不同級別的明細數據或重新組織圖表的布局。)，您可以使用各種源數據(源數據:用於創建數據透視表或數據透視圖的數據列表或表格。源數據可以來自Excel數據列表或數據區域、外部數據庫或多維數據集，或者其他數據透視表。)類型。
使用工作表數據
您可以使用Microsoft Office Excel工作表中的數據作為報表的數據源。數據應該是壹個列表(list:包含相關數據的壹系列行，或使用Create List命令作為數據表分配給函數的壹系列行。)格式，第壹行包含列標簽，其余行包含同壹列中的類似項目，並且數據區域中沒有空白行或空白列。Excel使用列標簽作為報表的字段(字段:在數據透視表或數據透視圖報表中，壹種來自源數據字段的數據類型。數據透視表有行字段、列字段、頁字段和數據字段。數據透視圖有系列字段、類別字段、頁字段和數據字段。)名。
使用命名區域為便於更新報表，請為源區域命名(名稱:代表單元格、單元格區域、公式或常數值的單詞或字符串。名字比較好理解，比如“產品”可以指難的區域“銷售！C20:C30 .)並在創建報告時使用該名稱。如果命名區域在擴展後包含更多數據，可以刷新(刷新:更新數據透視表或數據透視圖中的內容，以反映基本源數據中的更改。如果報表基於外部數據，刷新將運行基本查詢來檢索新的或已更改的數據。)報告包含新數據。
Excel表格Excel表格壹直是列表格式，所以它是數據透視表源數據的良好候選。刷新數據透視表時，Excel表中新的和更新的數據將自動包含在刷新操作中。有關更多信息，請參見Excel表格概述。
帶匯總的Excel自動在數據透視表中創建分類匯總和總計。如果源數據包含用“數據”選項卡上“大綱”組中的“分類匯總”命令創建的自動分類匯總和總計，可以在創建報表之前用該命令刪除它們。
使用外部數據源
要對Excel的外部數據(如數據庫中公司的銷售記錄)進行匯總分析，可以從數據庫(數據庫:與特定主題或用途相關的數據的集合。在數據庫中，關於特定實體(如雇員或訂單)的信息被分類到表、記錄和字段中。)，OLAP立方體和文本文件。
Office數據連接文件如果您使用Office數據連接(odc)文件(ODC)來檢索報表的外部數據(外部數據:存儲在Excel之外的數據。例如，在Access、dBASE、SQL Server或Web服務器上創建的數據庫。)，可以直接將數據返回到數據透視表中。ODC文件是檢索報表外部數據的推薦方法。有關詳細信息，請參見連接(導入)外部數據、創建、編輯和管理與外部數據的連接以及連接屬性。
OLAP源數據，如果妳想檢索OLAP (OLAP:壹個數據庫技術優化查詢和報告，而不是處理事務)。OLAP數據以分層結構組織，存儲在立方體中而不是表中。)數據庫或多維數據集(多維數據集:壹種OLAP數據結構。多維數據集包含維度(如國家/省/市/縣)和數據字段(如銷售額)。維度將各種類型的數據組織到具有詳細數據級別的分層結構中，而數據字段衡量數量。)文件中，數據只能作為數據透視表或已轉換為工作表函數的數據透視表返回到Excel中。有關詳細信息，請參閱連接(導入)OLAP數據庫。
非OLAP源數據這是數據透視表或數據透視圖使用的基本數據，它來自OLAP數據庫以外的源。這些來源包括關系數據庫和文本文件。
使用不同的數據透視表
數據透視表緩存每次創建新的數據透視表或數據透視圖時，Excel都會在內存中存儲壹份報表數據，並將其保存為工作簿文件的壹部分。這將需要為每個新報告增加額外的內存和磁盤空間。但是，如果現有的數據透視表用作同壹工作簿中新報表的源數據，則這兩個報表可以* * *共享相同的數據副本。因為存儲區域可以重用，所以工作簿文件會減少，內存中的數據也會減少。
位置要求如果要將數據透視表用作其他報表的源數據，兩個報表必須在同壹工作簿中。如果源數據透視表位於另壹個工作簿中，則需要將源報表復制到要創建新報表的工作簿中。不同工作簿中的數據透視表和數據透視圖是獨立的，它們在內存和工作簿文件中有自己的數據副本。
刷新時，更改將影響兩個報表(刷新:更新數據透視表或數據透視圖中的內容，以反映基本源數據中的更改。如果報表基於外部數據，刷新將運行基本查詢來檢索新的或已更改的數據。)，Excel也會更新源報表中的數據，反之亦然。如果對壹個報表中的項目進行分組或取消分組，也會影響這兩個報表。如果計算字段是在報表中創建的(計算字段:數據透視表或數據透視圖報表中的字段，該字段使用用戶創建的公式。計算字段可以使用數據透視表或數據透視圖中其他字段的內容來執行計算。)或計算項(計算項:數據透視表字段或數據透視圖字段中使用用戶創建的公式的項。計算項是使用數據透視表或數據透視圖中同壹字段中其他項的內容進行計算的。)，也會影響到兩個報告。
數據透視圖可以基於其他數據透視表創建新的數據透視表或數據透視圖，但不能直接基於其他數據透視表創建報表。但是，在創建數據透視圖時，Excel將基於相同的數據創建關聯的數據透視表(關聯數據透視表:為數據透視圖提供源數據的數據透視表。創建新的數據透視圖時，會自動創建數據透視表。如果您更改壹個報表的布局，另壹個報表也會隨之更改。)，以便您可以基於關聯的報告創建新報告。對數據透視圖的更改將影響相關的數據透視表，反之亦然。
更改現有報表的源數據
更改源數據(源數據:用於創建數據透視表或數據透視圖的列表或表格。源數據可以來自Excel數據列表或數據區域、外部數據庫或多維數據集，或者其他數據透視表。)會導致用於分析的數據發生變化。例如，您可能希望輕松地從測試數據庫切換到生產數據庫。通過刷新，可以更新數據透視表或數據透視圖的內容，以反映基本源數據的變化。如果報表基於外部數據，刷新將運行基本查詢來檢索新的或已更改的數據。用類似於原始數據連接信息的新數據更新數據透視表或數據透視圖的報表。
若要包含附加數據或其他數據，可以重新定義報表的源數據。如果這些數據與大多數新的或附加的字段非常不同，最好創建壹個新的報告。有關詳細信息，請參閱為數據透視表選擇不同的源數據。
通過刷新報告來顯示新數據也會更改可以顯示的數據。對於基於工作表列表的報表，Excel可以使用源區域或指定的名稱(名稱:代表單元格、單元格區域、公式或常量值的單詞或字符串。名字比較好理解，比如“產品”可以指難的區域“銷售！C20:C30 .)區域來檢索新字段。對於基於外部數據的報表，Excel可以檢索基本的查詢(查詢:在Query或Access中，查詢是壹種查找記錄的方法，這些記錄回答了用戶就存儲在數據庫中的數據提出的特定問題。)條件或者可以在OLAP立方體(立方體:壹種OLAP數據結構)中找到。多維數據集包含維度(如國家/省/市/縣)和數據字段(如銷售額)。維度將各種類型的數據組織到具有詳細數據級別的分層結構中，而數據字段衡量數量。中使用的數據)。您可以查看字段列表中的任何新字段，並將它們添加到報告中。有關詳細信息，請參見刷新連接(導入)的數據。