文件管理系統
(1)壹般原則
第壹條為減少發文數量，提高發文速度和質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關於文件處理的有關規定，結合我司實際情況，特制定本制度。
第二條文件管理的內容主要包括:上級的來信、電報和通信，同級的來信、電報和通信，本單位報送和分發的各種文件材料。
第三條按照黨政分工原則，本單位各類文件(黨支部和行政)由辦公室歸口管理。
(B)管理收到的郵件
第四條公文的接收
1.本單位所有文件(領導批示的除外)均由接收人(文件)登記、簽字、拆封(上級直接發來或郵局機要通訊員發來的機要文件除外)。簽收拆封時，收件人(文件)應註意檢查封條，並查明拆信、蓋章的原因。
2.對於上級部門發送的文件，應核實文號和機要號。如其中有壹項不正確，應立即向上級部門報告，並登記錯誤文件的文號。
第五條公文應當保留序號。
1.拆封簽字後，接收人(文件)應及時附上《文件處理流轉單》進行分類、登記編號並妥善保管。
2.本單位外出人員帶回的文件、資料，應及時送交接收人(文書)登記保管，不得由個人保管。工作人員因工作需要借閱的，可以復印或借閱。
第六條閱批和傳遞公文
1.所有公文由辦公室主任(或副主任)根據公文內容和性質閱簽後，由收文人(公文)分發給領導和承辦部門。重要文件或緊急工作要立即送領導(或分管領導)閱批，然後分發承辦部門閱辦。為避免文件積壓，壹般應在當天閱簽。
2.信件、電報、文件等。壹般禮儀性質的可以由辦公室直接處理。如果涉及幾個單位的文件需要處理，應與每個單位聯系，然後轉到其他單位處理。
3.為加快公文運轉速度，收文人(公文人)應於當日或次日將公文送至牽頭、承辦部門。涉及兩個以上部門的，應按批示順序傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況除外)。
第7條文件的分發和提醒。
1.傳閱的文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，涉密文件不得帶回家、宿舍和公共場所，也不得借給他人閱讀。未傳達的文件內容不得向外泄露。
2.妳看文件的時候應該快點。當天看完文件，下班前要交給接收人(文件)。壹般看批文件不要超過兩天，看完要簽名以示負責。有領導批示的，擬辦意見辦公室根據文件摘要和領導批示，責成相關部門和人員辦理相關事宜。
3.閱讀時，不準抄全文，不準隨意拿文件夾內的任何文件和附件。如確因工作需要，應辦理借閱手續，防止丟失和泄露。
4.看完文件後，要交給接收人(文件)，不能交叉傳遞。
5.辦公室負責督促文件的檢查和督促，承辦部門應立即指定專人處理文件和函件。文件不得在壓力下散落。為備查，應按照有關保密規定並經辦公室同意，制作副本或摘錄，原件應及時歸檔和移交。
6.根據閱讀範圍，離休、退休幹部壹般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知閱文。
(3)發行文件的管理
第八條關於簽發文件的規定
1.單位上報和下發公文的權力分別集中在黨支部和行署，各群眾團體和部門不得自行上下發文。
2.所有群眾組織和部門都需要向上報告重要信息或向下安排重要工作。他們應向黨支部和行政辦公室申請張貼，並將文件提交黨支部和行政辦公室審查。只有黨支部和行政公署同意發文，才能在黨、政團和業務處的統壹管轄下發文。群眾組織的文件由黨支部批準。
3.對本單位影響較大、涉及壹名以上分管領導的文件，經領導小組研究決定後，由領導小組審批簽發。其余文件由主要領導審批簽發。
第九條簽發文件的範圍:
1.凡以黨支部、行政辦公室名義發布的文件、通知、決定、決議、請示、報告、會議紀要、會議簡報等，均屬發文範圍。
2.黨支部和行政辦公室下發的文件主要用於:
(1)公布單位的規章制度；
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制定的文件；
(三)宣布本單位機構設置的變動或者幹部任免；
(四)宣布本單位重大生產、技術、管理、政治工作、福利等工作的決定；
(五)發布有關獎懲的決定和通知；
(六)其他重要事項。
3.黨支部和行政辦公室主要用於以下目的:
(1)向上級提交工作計劃、請示、處理決定；
(2)聯系兄弟單位的重大生產、技術、人事勞動、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.在日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批、安排部署、傳達上級指示等，按有關制度辦理，經分管領導批準後，各部門以書面或口頭形式通知自己，壹般不需要發文。
5.各部門如在會議上作出的決定，壹般不應無參考地發文，會議紀要可隨工作簡報以部門名義印發。
(4)簽發文件的程序和要求
第10條簽發文件的程序規定:
1.各部門如需發文，應提前向黨支部、行政辦公室申請；
2.黨支部、行署同意發文後，主辦部門應根據黨的方針政策和國家法令、上級指示或工作實際需要，起草文件初稿；
3.稿件的起草必須從本單位的角度出發，做到情況真實，觀點明確，組織清晰，層次分明，文字簡練，標點正確，字跡工整。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.稿件擬稿後，擬稿人應在稿紙首頁填寫，詳細註明文件標題、送稿範圍、印刷份數、擬稿單位和擬稿人，並簽名、蓋章、標註日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部和管理局的要求以及上級機關的有關指示和有關文件精神，對稿件進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不當、格式不壹致的稿件，應退回起草單位重新起草；
6.辦公室審核後的修改稿送分管領導審核(對稿件內容和質量負責)；
7.審核中修改較多、妨礙打印歸檔的文稿，由擬稿部門重新整理並寫清楚；
8.需要會簽的稿件，在交付印刷前送會簽部門會簽；
9.稿件經審核會簽後，按審批權限規定，報黨政領導審批簽發；
10.經領導批準簽發的稿件，統壹編號後送辦公室收發(文件)，在打字室打印；
11.文件的打印稿由起草人校對，校對人在原稿上簽字；
12.文件打好後，辦公室會派專人按編號打印，然後由接收人(文件)分發，檢查落實情況。
(5)借款和還款文件
第十壹條各部門相關工作人員因工作需要，需簽寫借條借閱壹般文件，涉密文件需經分管領導或辦公室主任同意方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，當場閱看並按時歸還。任何人不得將文件帶走或復印全文，不得開卷和跨文件。
第十三條辦公室發文人員(文件)要狠抓督促承辦的公文，對本單位的文件和上級要求限期清退的文件，要定期收集、清退。(壹般是月末小清算，季末中清算，年末總清算)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任人，並如實向領導匯報。
(6)文件的歸檔和整理
第十五條文件的歸檔範圍:
1.下列所有文件由辦公室收發員統壹歸檔(文件):
(1)上級部門的函件，包括上級部門對單位報告和申請的回復；
(2)黨支部、行政辦公室發布的報告、指示、決定、決議、通知、會議紀要、重要通知、工作總結、領導講話以及生產工作的各種計劃、統計、季報、年報；
(3)黨支部會議、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會及各種例會的記錄；
(四)報告、總結、決議、講話、簡報、會議紀要等。由支部大會、鑄造廠、工會會員大會、團代表大會等組織的代表大會組成。；
(五)有保存價值的人民來信來訪記錄和處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件資料和單位在會上匯報的陳述材料；
(7)上級領導同誌來本單位視察、檢查工作的匯報和批示記錄，以及本單位向上級匯報的提綱和材料；
(八)反映本單位生產活動、先進人物事跡和領導工作的音像制品；
(9)單位日誌和大事記；
(10)單位提交上級審批的文件及相關材料。
2.業務部門和群眾團體負責將日常工作中形成的活動資料歸檔。
第十六條備案要求
1.文件材料的歸檔應按內容、名稱和時間順序整理歸檔。
2.歸檔時，要求收集所有文件的答復、原件、底稿、主要部分和附件，保持文件材料的完整性。
3 .堅持平時歸檔與年終歸檔相結合的原則。重要工作和重要會議形成的文件材料應及時歸檔。
4.上壹年度形成的文件材料應於次年7月前整理完畢。
(7)銷毀文件
第十七條對於多余、重復、過期和無價值的文件，辦公室應定期清理登記，並按上級有關規定辦理申請銷毀手續。
第十八條經批準銷毀的公文，應當在辦公室收發(文)員、副主任和分管領導的監督下銷毀。
第十七條本辦法的實施和修訂應當在決策會議後實施，修訂時同樣適用。