壹、明確收集的目標
企業行政辦公人員要收集的信息，原則上是領導所指定的，並應對它進行充分的研究、理解，這是收集信息的首要工作，然後以自己的眼光，培養收集信息情報的能力，用這樣的努力，無論對領導或對自己，都會收集到有用的信息。當前的信息豐富而繁雜，行政辦公人員收集信息時要先確立明確的目標，下定強大的決心，時刻努力覺察它的跡象。這樣，從壹般人註意不到的地方著手，就能收集到壹些有用的信息。下面所列的事項，是收集信息時應註意的重點。
1. 目標明確化並階段化，建立每十年、五年、壹年、半年、壹個月、壹周的目標，並努力達到每壹階段的目標。
2. 要深入考慮自己擁有的時間，無論在上班的交通車上還是在洗手間，都要盯住自己所要達到的目標，考慮如何彌補不足的時間。
3. 要重視目標，將其書寫在日歷上等自己認為醒目的地方，經常提醒自己，處處註意自己的目標，註入潛在意識。
只要目標明確，那麽越努力奮鬥，就越能提高信息的著眼力。在收集信息時，壹定要明確自己想做什麽，而不是能做什麽，再加上努力，自然就能收集到信息。
二、決定收集的範圍
許多企業行政辦公人員總認為別人的工作很平常，而且並不困難。如果以這種心情來面對自己的工作，那麽對自己的工作領域、範圍就會感到靠不住。如果持這種想法，不論到什麽時候都得不到工作的充實感，為了避免這種遺憾發生，必須考慮以下的事：
1. 首先要決定自己的領域，如現在的工作、周圍的事情等。
2. 要留心自己領域的情報，即在報紙上或書上去尋找自己領域的情報。
3. 以堅定的信心，割舍別人的領域，即要註意遠離別人的領域，全心投入自己的領域。
4. 以旺盛的好奇心，收集大量信息。能貯存同行業的資料、報紙、便條等都是好辦法。
三、行政信息收集方法
從信息資料涉及企業經營管理的範圍看，在全局性和局部性的信息資料之間，以全局性信息資料為重點；從信息資料與本企業經營管理的相關程度看，越直接、越密切，則越應該成為收集的重點；從信息資料反映的企業經營管理動態的程度看，在掌握穩定信息的同時，應以收集流動信息為重點；從信息資料的時效價值角度看，應以決策急需的信息為收集的重點。常用的信息收集方法主要有：
1. 索取
企業行政辦公人員可以向有業務來往的企業、部門或有關人員索取有關的信息資料，如公***服務行業的部門、有業務來往的代理機構等，他們往往會免費提供壹些資料。參加壹些會議也可獲得免費資料。另外，還可以通過傳送到本企業辦公室的各種文件、信函、其他資料等來檢索其中有價值的信息。
2. 交流
企業行政辦公人員在信息市場上或在某些社交場合，通過自由洽談、聊天等，搜集各種信息，或者通過信息網絡、信息交流會議或建立起信息刊物交流制度，使不同的企業、部門間可以定期或不定期地進行信息資料的交流。這是壹種互惠互利而簡便易行的收集資料的方式。
3. 抄錄、摘記
對於書籍、雜誌、篇幅較長的文件、簡報等，可以選取有利用價值的部分抄錄或摘記成資料卡片，然後分類存，放以便利用。
4. 剪貼
對於報刊文章，如可以剪裁，則應在剪下之後分專題或分類貼在信息資料冊上並註明出處，這樣使用起來也頗為方便。
5. 復印
對於不能剪裁、文字量又比較大的信息資料，則可用復印的方法加以收集和積累。但復印件不能永久保存，時間長了或摩擦後容易褪色而變得字跡模糊，這是它的不利於保存的弱點。
6. 記錄
對於通過會議或個別交換等方式獲得的口頭信息，如有利用價值，秘書應及時加以記錄，使之成為書面文字形式，這樣才能長期保存和利用。在記錄的過程中應力求準確，符合原意，還可以找信息提供者核對或與正式文件核對，以確保其可靠性。
7. 錄音、錄像、攝影
由此可以收集、積累錄音帶、錄像帶和照片等類的信息資料。
8. 調查
即通過調查研究的方法，獲得關於調查對象的口頭或文字的資料。調查的具體類型很多，分別適用於不同情況，並可獲得相關的信息資料。
9. 實地觀察
直接深入到現場、工地，憑自己的視覺和感覺器官或借助壹定的科學儀器，掌握第壹手情況，為領導提供最直接可靠的情況。
無論何時、何地，自己的身邊都有收集信息的機會。這就要求企業行政辦公人員掌握壹些復合式收集信息的方法，以便能高效地為領導服務、為企業做出最大貢獻。
( 1) 早晨的洗臉、進餐等時間可以用來聽廣播、讀書看報、看電視，發現重要的事件，聽到重要的消息，用便條記下來。
( 2) 上班時在路上閱讀報紙、書、雜誌。
( 3) 在辦公室可核對同行業的文件，設法得到成績好的同事的電話，以寒暄的方式獲悉企業內的訊息聯絡法( 指在走出企業的工作中) ；舉行會議時察言觀色，事先核對各人的評價，以便匯集會議的情報；午餐時進行閑談，拓廣情報。