OA系統的使用門檻很低。通過OA辦公系統，可以實現多人、多部門、跨地域的協同辦公模式，使很多日常手工做的事情被計算機和網絡提供的功能所取代。
辦公自動化的主要應用範圍
1)建立內部交流平臺。
如:通知、公告、工作日記、工作計劃、即時通訊等。
2)實現工作流和事務處理的自動化。
改變了公司傳統的紙質公文辦公模式。對內對外的文件收發、文件提交、文件管理、檔案管理、報告傳遞、會議通知等。電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發和歸檔，提高了辦公效率，實現了無紙化辦公。而不是拿著各種文件、申請、文件在各個部門跑來跑去，等待審批、簽字蓋章，而是利用快捷廉價的網絡傳輸手段，發揮信息共享的作用，協調單位內各個部門的工作，減少工作中復雜的環節。
3)建立信息發布平臺
在單位內部建立有效的信息發布和交流場所，如電子公告、電子論壇、電子出版物等，使內部規章制度、新聞簡報、技術交流、公告等在企業內部員工中廣泛傳播，使員工了解企業的發展動態。
4)實現文檔管理的自動化。
各種文件(包括各種檔案、知識和信息)可以保存，* * *按權限享有和使用，並有便捷的檢索手段。文件管理的自動化使各種文件電子化，文件可以以電子檔案櫃的形式保存，按權限使用和享用。實現文檔管理自動化後，如果壹個新員工來到企業，只要管理員給他註冊壹個身份檔案，給他壹個密碼，就可以看到積累的東西，規章制度，各種技術文檔等。當他進入系統的時候。只要他的身份符合權限可以讀取的範圍，自然就可以看到，這樣就減少了很多訓練環節。
5)輔助辦公室
涉及到很多內容，比如個人辦公、會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等輔助辦公結合我們日常的日常辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
6)實現分布式辦公。
它改變了傳統的集中式辦公方式，擴大了辦公面積，可以隨時通過網絡連接在家中、全市乃至世界各個角落辦公，極大地方便了員工出差辦公和信息交流。
維護OA系統，除了基本的計算機和網絡知識，還要熟悉相應的OA軟件。目前OA軟件種類繁多，但不超過兩大類。壹種是用IBM的Lotus Notes、微軟的Exchange等專用軟件搭建的OA系統，另壹種是用Web技術開發的基於B/S模式的OA系統(java，。net，php，asp等。).
哪些單位需要OA辦公系統？
那麽，什麽樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統呢？幾乎所有的企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但是不同的企業會使用不同的用途，具體來說(以企業為例):
1.尚未開始信息化的企業。
由於沒有信息化應用基礎，首先要應用辦公自動化(OA)，OA註入成功率近100%，有利於提高企業各級人員的基本素質和計算機的實際操作能力，有利於今後企業信息化工作在業務領域的開展。
2、信息化失敗或對信息化嚴重缺乏信心的企業。
信息化的失敗，尤其是大型業務管理系統的失敗，比如ERP，對企業的信心是非常沈重的打擊。為了從壹開始就重建信心或者規避風險，辦公自動化是壹個選擇。
3、企業缺乏信息化資金。
信息化投資壹般都比較昂貴，大部分企業在看不到實際效果的時候都會猶豫。因此，對於謹慎的企業或資金不足的企業，辦公自動化(OA)有助於企業逐步了解企業信息化及其作用，減少未來信息化工作的盲目性。
4、已有企業管理系統且需要進壹步改善行政辦公和企業內部信息交流環境。
辦公自動化(OA)和業務管理系統相輔相成，可以豐富和完善企業信息化的形式和內容。