企業通過建立知識庫，可以積累、保存信息和知識資產，為企業內部信息和知識的傳播提供了平臺，不僅實現了企業內知識的***享，也使得企業知識得到了很好的精煉和沈澱。作用主要表現在：
第壹，企業知識庫使信息和知識結構化，提供標準的建立條件。
建立企業知識庫，對企業的信息和知識進行全面規模化的收集和整理，按照壹定的方法和標準進行分類保存，並提供相應的標簽及檢索手段。經過壹番處理，大量隱含知識被編碼化和數字化，結構化的信息和知識變得有序化，不僅方便了信息和知識的查找，壹定程度上，為以後企業對知識的有效使用打下了基礎，進而在使用過程中不斷更新、完善。
第二，企業知識庫為企業內部知識和信息的傳播，提供了有力的平臺。
結構化的知識和信息，使用者能夠更快的尋找和利用知識內容，加快了企業知識的更新和完善。另外，通過企業內部網上行業動態、新聞咨詢等欄目，快速傳播到互聯網，進而使企業內外發生的事能夠迅速傳遍整個業界，信息和知識通過傳播得到了很好的應用。
第三，企業知識庫有利於實現企業對知識的更好利用。
企業的培訓資料隨著不斷更新、完善，最突出、最好的被使用的次數就越多，不僅使知識得到利用，而且更好的把知識進行了“升華”；同時壹直保持培訓者使用最好的培訓材料。其余，企業對員工的發展業績及工作軌跡也可進行有效地了解。例如，施樂公司的知識庫可將員工的建議存檔。員工在工作中解決了壹個難題或發現了處理某件事更好的方法後，可將這個建議進行提交，評審小組對這些建議進行審核，把最好的建議存入知識庫。
第四，企業知識庫對企業知識提供了有效管理。
企業各部門的信息管理，尤其是銷售部門及服務部門信息的管理，是壹項非常復雜的工作。老人員擁有豐富的工作經驗及個人感悟。隨著轉變或工作的調動，這些信息和知識幾乎被損失。因此，企業知識庫的壹個重要內容就是將這些有價值的信息和知識進行有效保存，以方便新的業務人員隨時使用，並迅速得到提升。