導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等壹系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發展和社會的進步，現代檔案管理工作已成為相對較為專業化、復雜化的系統工程，尤其在檔案管理現代化的發展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇。
企業做好檔案管理的方法1.人是做好檔案管理工作的主體
檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作,因此提高檔案管理人員的素質是提高檔案管理工作水平的重要前提，壹名合格的檔案管理人員應具備三方面基本素質：
1.1思想政治素質良好
思想政治素質指檔案管理人員的政治理論水平、政治態度及嚴守黨和國家機密的意識等。
1)檔案工作的政治性決定了檔案管理人員必須具有正確的政治方向和高度政治責任感，樹立正確的政治觀、價值觀
檔案管理人員要與時俱進,加強政治學習,正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養。
2)具有堅定的政治態度和敏銳的政治洞察力
在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度壹致,恪守檔案工作紀律,貫徹執行《檔案法》等檔案法律法規文件。樹立正確的法制觀念,強化依法治檔的意識,提高明辨是非的能力,遵紀守法,確保檔案在政治上的安全。
3)忠實可靠,嚴守機密,具有強烈的保密意識
機密性是檔案工作的另壹個重要特點。檔案人員肩負著保守機密的重任,必須在政治上是信得過的,守口如瓶,不該說的堅決不說,具有良好的保密素養。此外,還要有嚴格的保密習慣,不隨便擺放有密級的文件材料,不擅自允許閑雜人等進入檔案庫房重地等。值得指出的是,在檔案數字化管理的網絡時代,檔案人員的保密延伸到了檔案信息的網絡安全。總之,檔案人員要做到不傳密,不泄密,確保檔案信息的安全。
1.2具有崇高的職業道德素質
要幹好壹個行業,從業人員必須具備該行業的職業道德,檔案工作人員同樣要遵循檔案工作職業道德,概括起來大致有三個方面:
1)熱愛檔案工作和檔案事業
檔案工作是壹項重要的基礎性的工作,作為壹名檔案人員,應該認識檔案工作的重要地位。只有熱愛壹項工作或者壹份事業時,才有可能為之嘔心瀝血,為之廢寢忘食,為之無私奉獻。檔案是國家的寶貴財富,熱愛檔案工作和檔案事業,檔案人員自然有壹種榮耀感,以從事如此神聖的工作為榮,以守候如此偉大的事業為耀。這是檔案人員首先具備的職業思想。
2)甘於奉獻,以服務為己任
檔案工作是壹項服務性、輔助性的工作,它必須通過為其他工作的服務,才能體現自身價值,從而體現檔案管理人員的價值。因此,檔案管理人員更應該很好地為管理檔案工作、為社會或個人服務。要做好服務工作,必須要樹立起良好的服務意識,當所提供的服務為利用者帶來了幫助之時,檔案人員的價值也得到了體現。要做好服務工作,檔案人員必須要具有熱情的服務態度,盡心盡力,積極主動,用心、耐心、細心地為利用者提供熱忱服務。
3)尊重檔案、尊重歷史,堅持實事求是的工作作風
檔案是歷史的真實記錄,只有保持檔案的原貌,才能真正體現檔案價值。因此,據實立檔,據實用檔,是檔案管理人員應當樹立的職業思想和行為準則。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應該堅持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地塗改、編纂、偽造檔案。檔案管理人員在保護檔案外觀完整無損的同時,更應該註重保護檔案內容的真實。
原始性和真實性是檔案的根本特征,檔案管理人員務必要尊重事實,切忌憑借自身的主觀臆斷妄加評論或猜測,而是要本著對歷史負責態度,實事求是地開展工作,養成嚴謹的工作風格。
1.3具有紮實的專業知識素質
1)全面掌握檔案專業基礎知識
檔案管理人員必須掌握檔案管理學、科技檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、檔案縮微復制技術、計算機輔助檔案管理等理論知識,另外,還應通過聆聽專題講座、參加研討會等各種途徑,獲取檔案學最新研究動態。檔案管理人員也要開展檔案研究,從而提高自身科研能力。
2)精通檔案管理各環節的流程和方法
檔案管理人員要熟悉檔案業務工作的各個環節,從檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用等步驟都要了如指掌,並且能熟練的操作實踐;而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。
社會進步和科技發展,促使新生事物層出不窮,檔案的`門類和種類也在不斷地豐富。對於新出現的檔案,檔案管理人員要有壹種大膽創新的精神,勇於探索科學合理的管理方法,提高自身處理新事物的技能和技巧。
3)把握各類檔案工作政策和標準
熟悉黨和國家有關檔案工作的有關方針、政策和檔案工作的法規性文件,對於檔案工作的各項行業標準、性質、範圍及職能都深刻的認識;熟悉上級檔案行政管理部的各種業務規定,對於各類規定的調整或變化,要及時掌握,以免由於信息不靈通,而導致檔案工作落後、脫節現象。
總之,檔案管理人員要把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用於自己的工作實際,熟練完成自己的業務工作。
2.計算機是做好檔案管理工作的客體
計算機技術的合理開發和應用為檔案管理提供了便捷的技術手段。不但提高檔案管理的工作效率、提高檔案查全率、查準率，加快檢索速度，而且使檔案信息更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務，現代化的檔案管理與計算機已經緊密結合在壹起。
2.1計算機檔案管理可分為三個階段：建檔、保存和管理、利用和服務
其中建檔階段是基礎，它包括文書處理工作在內的許多前期基礎工作。當前，計算機作為壹種高效能處理龐大復雜信息與數據的現代化的先進工具，已被廣泛利用。
有效利用計算機的前提是必須給計算機輸入準確的數據，否則會導致整個計算機檔案管理工作陷入混亂之中。給計算機輸入所需要的各項信息的原始數據，這壹般稱之為前期基礎工作，它包括做好輸入信息與數據的收集、整理、輸錄等壹系列的基礎工作。加強前期處理的基礎工作，是實行檔案計算機管理的前提條件，也是充分滿足檔案計算機管理的技術要求。
2.2檔案的長期安全保管需要自動化的監控手段
要想利用好檔案信息，首先就要保管好檔案。檔案制成材料的壽命與保管條件有很大的關系。為了減緩紙張的老化可以用計算機嚴格控制庫房的溫、濕度，也可以用其實現防火、防盜、防潮等。
2.3檔案利用的時效性要求快速、方便的檢索手段
隨著社會的發展對檔案利用工作的要求越來越高，不僅是各種學術研究希望能夠快速、全面、準確地查閱資料，商品化經濟活動中對檔案的利用能否及時、準確和完整則關系到企業的興衰，計算機的快速信息檢索功能極大滿足了這種需求。
2.4辦公自動化、產品設計和生產過程的自動化直接生成了機讀檔案或電子檔案，迫使檔案管理也必須采用計算機。
總之，做好檔案管理工作，人是決定因素，同時現代的檔案管理工作對計算機技術的依賴是顯而易見的。檔案管理工作者不僅要有良好的思想政治素質，還必須具有良好的文化素養，掌握壹定的計算機技術，除了要在工作實踐中壹邊工作壹邊學習提高外，還必須要有計劃、有目的地提高。從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經濟發展和社會提供服務。