物業服務企業工程部肩負著保證小區內所有設備設施安全可靠運行的責任。物業要做好工程部的工作，確保住宅設施的安全運行，必須在項目接管前期重點解決以下五個問題。
工程圖紙和技術資料的收集和歸檔
物業服務企業接管住宅小區後，轉讓方可以同時向物業服務企業移交相關設備設施的工程圖紙和技術資料。但更多的時候，相當多的圖紙和技術資料可能是分階段、分批次交給物業服務公司的。因此，工程前期部門應設立專職檔案員，會同各專業主管做好工程圖紙和技術資料的整理歸檔工作。有關圖紙和資料應按專業劃分進行整理和編號，並建立所有工程圖紙和技術資料的總目錄。購買專用文件櫃和文件資料箱。將所有圖紙和技術資料分開存放，妥善保管。
在每個文件櫃上，應標有適當尺寸的紙張或其他標記材料，標明文件櫃中圖紙和技術資料的內容；每個檔案箱的第壹頁應詳細列出箱內的各種圖紙和技術資料。
建立嚴格的工程圖紙和技術資料管理制度，防止圖紙和技術資料的損壞和丟失。任何人借閱圖紙資料時，必須做好借閱記錄，逾期不還的資料員/文員應及時收回或辦理延期借閱手續。重要設備的技術資料(如設備使用說明書等。)應該是抄的。好好保管原件。重要設備的原始技術資料原則上不得外借。
由於項目人員流動的不可避免性，壹些保存在今人手中的設備和技術資料，尤其是壹些以前咨詢團隊成員手繪的項目現場實際情況的草圖和照片，可能會丟失。這些資料只是日後日常管理的寶貴資料，項目前期經理和專業主管要特別註意。及時收集並做好備份工作。
建立初始設備檔案
接管驗收後，作為工程管理部門，應及時著手建立設備檔案，收集整理設備原始資料。首先要根據圖紙和實物建立壹份所管轄設備的清單(又稱設備總清單)。如果移交時移交方已提供總設備清單，工程管理部主管人員應對設備進行逐壹確認，確保清單上設備的安裝位置、規格、型號與實際情況和設計圖紙壹致。設備初始檔案包括:產品合格證、產品質量證明書、設備安裝說明書、設備供貨合同、產品檢驗報告、設備安裝調試記錄、試運行記錄、設備安裝圖紙和裝配圖、設備備品備件清單、專用工具清單和使用說明、設備改造記錄、進口設備的商檢報告。這些材料必須妥善保管。
關鍵設備技術資料的收集和整理
關鍵設備包括冷水機組、電梯、鍋爐、消防中央控制系統設備和樓宇自動化系統主機、安防監控系統設備、衛星接收設備、電話交換機、高壓配電設備、擦窗機、壓力容器以及壹些價值較高的進口設備。
上述設備的技術資料收集應盡可能完整。這對以後的設備維護極為有利。壓力容器、鍋爐、電梯、擦窗機都是特種設備，這些設備都是政府部門定期強制檢驗的。所以要認真收藏，力求完整，單獨保存。
壹般來說，物業服務企業項目工程部應收集的關鍵設備數據包括:
電梯:產品合格證、電梯安裝合格證、出廠裝箱單、電梯安裝工程施工技術資料。安裝維修說明書、電梯隨機圖紙、圖集、質量監督驗證證明。電梯安全檢驗合格證、電梯安全使用許可證、電梯安全檢驗報告、起重機械安全技術檔案。
壓力容器:壓力容器清單、壓力容器使用說明書、壓力容器質量證明書、設計圖紙(圖紙必須加蓋技術監督部門的制造許可證)、壓力容器檢驗報告(由特種設備檢驗所出具，進口設備的壓力容器應有市政府部門的檢驗和商檢報告)、壓力容器申請表、壓力容器使用許可證、安全附件(如安全閥)的檢驗證書。
鍋爐:鍋爐的資料除壓力容器所描述的資料外，還應包括受壓元件的強度計算、鍋爐房的設計圖紙、安裝單位的資料等。
衛星機房設備:除工程圖紙和技術資料外，還應有衛星電視接收許可證。
冷水機組:安裝圖紙、產品合格證、機組運行維護說明書、調試記錄、試運行記錄、蒸發器/冷凝器壓力容器相關數據(見壓力容器技術資料)、隨機專用工具和隨機備品備件清單等。
和所有設備壹樣，要準確收集上述設備的售後服務信息，包括:售後服務單位地址、聯系電話、聯系人、項目所在地是否有辦公室等。這些材料應仔細列出並作為設備檔案的壹部分保存。
在關鍵設備技術資料的收集和整理中，還應註意設備供貨合同中的壹些事項，如設備保修期的起止時間等。雖然我們接收了壹些設備，但仍在保修期內。如果在此期間設備損壞，需要修理和更換，我們應請制造商的人員解決或引起移交方的註意。設備的維護應由廠家解決。這樣既節省了物力，又節省了人力，避免了不必要的開支。還有，在大型設備的供貨合同中，比如制冷機組的供貨合同，壹般都包含關於操作人員的培訓事項。此外，培訓的方式、地點和費用將在合同中詳細說明。因此，這類數據的收集應該引起早期工程師的註意。有時候因為涉及到很多因素，我們拿不到供貨合同。此時，作為前期項目的操作者，我們應該盡可能主動向交接方的相關人員了解此事。
設備備件和備件的收集和管理
設備備品備件的收集應引起項目前期經理特別是工程經理和專業監理的足夠重視。這裏我想重點介紹壹下進口備件的收集和整理。設備可能有壹些常用的易損件，如溫度和壓力傳感器、水泵的機械密封、水封環、離心式冷水機組的冷媒過濾器、潤滑油過濾器、水室蓋床墊等。，以及設備維護的專用工具。這些備件和專用工具應在接收時收集和分類。當設備出現故障時，這些備件和工具如果臨時采購，供貨周期長，價格相對昂貴，影響我們的服務工作。所以接管後要及時將賬入庫，打印出清單，存檔備查。
在收集進口設備備件時，也要了解和掌握設備的供應渠道。在接收設備文件時，我們應註意向轉讓方索要壹份備用清單。和所有設備壹樣，要準確掌握供應商信息(單位地址、單位名稱、聯系電話、聯系人等。).從以後維護的角度來看，進口設備的備件使用量小，采購困難，價格昂貴。因此，我們必須對征管給予足夠的重視。同時避免因保管不當造成的損壞和丟失。
市政設施連接和竣工資料的收集和整理
新建物業項目的供水、供電、天然氣、供熱、排水管道等市政工程施工壹般由市政公司進行。在收集這些市政工程的聯系資料時，要註意具體施工單位和聯系人的信息。比如天然氣是從哪個管網供應的，妳要知道它的聯系人和電話。應註意收集燃氣調壓站/箱的施工/竣工圖紙、管道打壓記錄、關於調壓站的管理文件(自管或天然氣公司管理)。因為，如果是自管，應該有建設單位和天然氣公司簽訂的自管協議，物業服務公司的人員要有上崗證，需要專門培訓。
電力設施施工/竣工資料的收集也非常重要。供電電纜來自哪個開關站，變電設備安裝單位的名稱、聯系電話、聯系人，高壓供電設備的試驗記錄。
在收集這些市政工程銜接資料時，還要註意收集施工單位申請開工及相關手續(供水、供電、供氣、排水等方面的協議或批文等)的信息。).室外給水、排水、供氣、供熱、電力管道等設施的竣工圖紙及竣工驗收資料；項目供水指標確認資料、水平衡測試報告、節水管理部門負責人聯系電話等。
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