1，會議議程
2.新聞稿
3、演講演講
4.介紹演講者的背景信息。(應包括標題、主要經歷、成績等。)
5.公司手冊
6.產品描述材料。(如果是關於新產品的新聞發布)
7.相關圖片
8.紀念品(或紀念品優惠券)
9.企業新聞負責人名片(新聞發布後進壹步采訪，新聞發布後聯系)
10，空白信箋和筆(方便記者記錄)
確認新聞發布會發言人
發布會也是公司官員與媒體打交道的好機會，值得珍惜。代表公司形象的代言人會對公眾觀感產生很大影響。如果其業績不佳，公司形象無疑會令人不快。
新聞發言人的條件壹般應包括以下幾個方面:
公司的領軍人物之壹——代言人應該在公司擔任重要職務，擁有代表公司發言的權利。
良好的外表和表達能力。發言人要有廣泛的知識面，清晰的語言表達能力，傾聽能力和反應能力，整潔的外表包括肢體語言，大方得體。
能夠執行原計劃並進行靈活調整。
具備現場調控能力，能夠充分控制和調動新聞發布會現場的氣氛。
發言人回答記者問題的準備
在記者招待會上，通常在發言人發表講話之後，會有壹個回答記者提問的環節。通過雙方的溝通，可以充分體會到曾強對整個新聞事件的了解和對背景信息的把握。如果有準備的、親和力強的領導接受媒體采訪，發布會發布的新聞素材可以進壹步升華。
回答記者提問時，壹般由壹個主答者負責回答。必要的話，如果涉及到專業的問題，會有其他人協助。
發布會前，主辦方要準備好記者問答備忘錄的提綱，提前達成壹致，尤其是主輔提問者。
在新聞發布會的過程中，妳要認真回答記者的問題，禮貌地停止無關或冗長的提問，直接禮貌地說出涉及企業機密的問題。壹般來說，記者能聽懂，其他人也能禮貌回答。采取“不予置評”的方式是不合適的。對於需要大量解釋的復雜問題，可以簡單地先回答要點，會後再邀請他們討論。
有些企業喜歡把媒體問的問題提前安排好，防止媒體問尖銳敏感的問題。建議不要采納。
在新聞發布會上邀請記者
媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參與，又不能透露太多要發布的消息。從媒體邀請的密度來說，不能太多，也不能太少。壹般企業應邀請與自己關系密切的業務領域記者參加。如果有必要，如果活動現場的氣氛熱烈，他們應該照顧平面媒體記者和攝影師壹起去。
邀請時間壹般提前3到5天，發布會前壹天可做適當提醒。接觸媒體較多的記者可以采取直接電話邀請。相對不熟悉的媒體或發布的內容嚴肅莊重時，可以使用書面邀請函。
適當制造懸念可以吸引記者對大會新聞的興趣。另壹種方法是在會議前不透露消息，給記者壹個驚喜。“我要第壹時間報道新聞”的想法，促使很多媒體寫新聞。如果提前披露，用記者的話說就是“新聞資源被破壞了”。看到別的報紙已經報道了，寫新聞的積極性會大大減弱，甚至人們都不願意再發表了。壹個企業再怎麽熟悉壹些報社記者，也不能在發布會前把重大新聞內容泄露出去。
在邀請記者的過程中，壹定要註意需要邀請的是記者，而不是媒體的廣告業務人員。有的時候，媒體廣告主想借發布會的機會進行業務接觸，做出自己也可以幫助出版的承諾，這時候也必須拒絕。
新聞發布會中的幾個誤區
誤區之壹:沒有新聞發布會。有些企業似乎有舉辦新聞發布會的愛好。很多時候，企業沒有重大新聞，但是為了保持壹定的影響力，證明自己的存在，也要時不時的召開新聞發布會。結果是，雖然企業花了很多精力，卻幾乎沒有收獲。消息的匱乏讓主辦方常常絞盡腦汁以發布會的形式。熱鬧歸熱鬧，效果卻不理想。如果太分散註意力，參與者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達的內容。
誤區二:新聞發布主題不明確。主辦方站在企業的立場，迫不及待地把自己祖宗八代的光輝歷史放在壹起，告訴人們他們是什麽時候獲得金牌的，什麽時候獲得認證的，什麽時候獲得壹等獎的，什麽時候捐錢讀書的。但是偏離主題的東西在媒體眼裏就像廢紙壹樣。
在溝通過程中，有些企業害怕泄露商業秘密。說到具體數據，他們總是含糊其辭。壹涉及敏感話題，他們就“左顧右盼”，要麽無可奉告，要麽正在調查。這樣，企業無法提供媒體想知道的東西；媒體不願意管，企業就苦了。