行政事務管理系統
壹.目的
為加強公司行政事務管理，使公司管理規範化、制度化，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、適用範圍
本系統的行政事務管理是指公司會議管理；辦公室環境衛生管理；文件打印和復印管理；保密規定；檔案管理；電話管理規定等。
第三，工作職責
3.1綜合部負責組織、實施和監督各項管理工作；
3.2其他各部門應遵守各項管理規定。
四、會議管理系統
4.1總則:為規範公司會議管理，做好信息發布和信息上報工作，實現公司信息資源在各部門間的快速有效傳遞，確保會議內容和議定事項的有效落實，特制定本管理制度。
4.2為避免會議過多或重復，全公司所有正常會議均納入例會制度，原則上按常規規定的時間、地點、內容和組織召開。例行會議安排如下:
4.2.1公司全體會議:每月末或月初召開壹次，公司全體人員參加，主要內容為各部門匯報本部門工作；根據上次會議的安排，逐項檢查實施的完成情況；總經理將安排和部署下個月公司的整體工作；需要公司解決的問題。
4.2.2銷售會議:每周及每月底召開，所有銷售人員及財務人員參加，主要內容為總結公司本周/本月的銷售工作；預測下壹份工作的月銷售額；研究判斷行業發展趨勢和銷售工作對策。
4.2.3季度總結會:每季度末或下壹季度初召開，公司全體人員參加，總經理對各部門的工作進行總結和點評，並安排今後的工作方向。
4.2.4臨時會議:因工作需要或其他原因需要召開會議說明的，不定期召開。
4.3主持會議
會議由總經理召集並主持。總經理因故不能出席時，應委托代理人召集和主持會議。其他會議成員可以書面或口頭形式說明理由，申請並取得召集和主持會議的權利。在這種情況下，獲得召集和主持權的壹方必須盡快召集會議。
4.4所有參會人員應準時到場，不得無故遲到、缺席或早退，並在會議簽到表上簽到、簽退。如果因故不能參加會議，必須親自向會議主持人說明原因。
4.5所有會議應由指定人員記錄。會議結束後，會議紀要應及時整理上報，並報綜合部備案。
4.6業務聯絡會每兩周召開壹次，銷售助理負責保存會議紀要，存檔並報總經理審核。
4.7會議決議事項應由與會人員在會後立即執行，不得拖延或敷衍。
4.8綜合部負責本制度的制定和解釋。
五、辦公室衛生管理規定
5.1總則:為營造整潔有序的辦公環境，增強員工對公司的責任感和歸屬感，促進公司日常工作的規範有序，樹立公司形象，特制定本衛生管理細則。
5.2辦公室所有工作人員應註意衛生，使辦公室內外環境幹凈、整潔、統壹，禁止隨地吐痰，杜絕臟、亂、差現象。
5.3辦公室環境衛生由辦公室人員負責管理，全體人員根據衛生時間表，每天進行壹次小清掃，每兩天進行壹次大清掃，消除衛生死角。
5.4當日，負責健康管理的人員應嚴格執行健康標準，分工合作，各司其職。到達時間要求他們比下班時間早10分鐘上班，早10分鐘開始打掃衛生。
5.5衛生要求:
5.5.1保持地面清潔，無汙物、汙水、浮土。
5.5.2門窗應清潔，無灰塵，玻璃應清潔透明。
5.5.3桌子上的辦公桌椅和辦公用品應擺放整齊、有序、合理，並隨時保持桌椅清潔、無塵、無破損。
5.5.4電腦、打印機等辦公設備表面無灰塵、汙垢，墻壁無灰塵，墻壁上不得懸掛物品。
5.5.5書櫃及書櫃內的各種圖書資料應分類擺放整齊，以備檢查。碗櫥頂上壹點也不亂。
像，報紙擺放整齊有序，沒有灰塵。
5.5.6衛生間要求鏡面無汙垢，洗漱臺面無水痕，毛巾幹凈，衛生間保持清潔衛生，垃圾每天清理，物品擺放整齊。
5.6辦公室人員應尊重值班人員的勞動成果，保持良好的衛生環境。所有人員都要做好日常維護。
5.7綜合部負責制定和解釋本制度。
六、文件打印、復印和傳真管理辦法
6.1壹般規定:為使公司打印、復印、傳真工作規範化、制度化，節約辦公用紙，特制定本規定。
6.2公司綜合部負責打印機和復印傳真機的管理，所有機器設備應定期檢查，及時維護，確保正常工作和業務。
6.3公司倡導無紙化辦公，所有不必要的文件都是電子文件。
6.4重要文件(管理制度、合同等)的打印和復印除外。)用白紙，打印復印其他材料請用單面紙，減少紙張消耗。
6.5各部門人員在打印或復印時，必須填寫紙張使用登記表，登記紙張的用途和數量。
6.6每月月底，綜合部根據實際用紙數量，將報表連同辦公用品使用情況壹並上報。
6.7本管理辦法與《辦公用品管理辦法》同時實施。
七、保密管理規定
7.1總則:為維護公司利益，保守公司秘密，進壹步加強公司信息資料管理，特制定本規定。
7.2公司的保密內容包括以下幾個方面:
7.2.1公司重大決策和事項；
7.2.2公司尚未實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目和經營決策；
7.2.3內部合同、協議、可行性報告和重要會議紀要；
7.2.4客戶檔案；
7.2.5公司的各種財務報表和統計報表；
7.2.6公司產品信息、產品報價等信息；
7.2.7公司員工的人事檔案、工資、勞動收入及資料；
7.2.8公司內部管理制度。
7.3根據分類，公司資料分為絕密、機密、秘密三類。
7.3.1絕密級:公司業務發展過程中直接影響公司權益的重要決策文件和技術。
信息材料；
7.3.2保密:公司的工作計劃、財務報表、統計數據、重要會議紀要和客戶信息。
材料、操作條件、管理制度等。；
7.3.3秘密級:公司人事檔案、合同、協議、員工工資等信息。
7.4屬於公司的機密文件和資料應由專人專職管理，其他人員不得摘抄、復制或查詢。
7.5負責保密文件和資料的經理不得在私下溝通和交流中泄露公司秘密，也不得在公開場合泄露。
* * *場所談論公司秘密，不得以其他方式傳播公司秘密；
7.6泄露公司機密文件和資料，給公司造成經濟損失的，按公司獎懲制度處理，公司有權追究當事人的經濟和法律責任。
八、文件管理制度
8.1總則:檔案管理是企業管理的重要內容之壹，為規範公司檔案管理，特制定本制度。
8.2適用範圍:主要用於公司各類檔案的形成、歸檔、分類、鑒定保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。
8.3檔案的歸檔管理
8.3.1各部門檔案應指定專人負責，職責明確，保證原始資料和文件。
完整的機密文件必須妥善保管。
8.3.2檔案應系統整理，建立檔案目錄和索引，便於查找和利用。
8.3.3檔案保管應做到四不:不散(檔案不散)、不亂(檔案之間不混淆)、不丟(檔案不丟失不泄露)、不損(檔案不損壞)。
8.3.4檔案櫃應滿足防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，以提高檔案的安全性。損壞的檔案應及時修復，並保持清潔衛生。
8.3.5建立健全出入庫檔案登記制度，按保管期限對出入庫檔案進行統計。
8.4文件的借閱
8.4.1借閱的檔案必須妥善保管，保持整潔，嚴禁塗改。註意安全保密，嚴禁擅自轉載、復制、出借、遺失。
8.4.2各部門人員可直接查閱本部門業務範圍內的檔案。如需查閱不在本部門的重要文件和涉密檔案，必須說明理由，經公司領導批準後方可借閱。
8.5檔案的銷毀
8.5.1公司任何個人或部門不得私自銷毀公司檔案。
8.5.2超過保存期的檔案，由檔案管理員填寫《檔案銷毀申請表》，經總經理批準後方可實施。
8.5.3檔案管理人員應對批準銷毀的公司檔案進行認真檢查，並對批準的《檔案銷毀申請表》和待銷毀的檔案進行登記歸檔。
8.6本管理制度與人事檔案管理制度同時實施。
九、電話使用規定
9.1總則:為提高公司效率，節約辦公費用，保證溝通，結合公司實際情況，制定本規定。
9.2公司電話主要用於業務拓展和對外溝通。禁止打電話聊天，禁止打私人電話、語音電話、信息電話。
9.3長途電話應盡量簡短，簡明扼要，不打電話。
9.4公司業務電話盡量避免，私人電話盡量簡短，壹般控制在3分鐘以內。
9.5銷售人員撥打各自的固定業務號碼時，不得使用* * *、混用和挪作他用。
9.6接聽私人電話的時間應控制在三分鐘以內。非緊急事務壹般很少接私人電話。嚴禁占用業務資源，保持通話暢通。
9.7倉庫內電話的使用應遵守《倉庫電話管理細則》。
9.8電話鈴響不得超過三次，總機接聽外部電話的標準用語為:“餵！民安長城！”轉接語是:“請稍等！“接打電話的語言要規範、簡潔、禮貌。
9.9辦公室每月月底打印電話清單，核對電話登記並監督使用情況，統壹扣款。
9.10如果電話出現故障，應立即通知綜合部，由綜合部安排專業人員進行維修。非本部門專業人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人承擔責任。
9.11享受電話補貼者要求手機24小時開機，進行業務聯系。
X.支持文件
10.1人事檔案管理系統WI-HR-010
10.2辦公用品管理辦法WI-HR-011
10.3獎懲管理系統WI-HR-008
XI。相關記錄
11.1會議簽到表FM-HR-041
11.2分鐘會議紀要FM-HR-042
11.3每月衛生計劃表FM-HR-043
11.4紙張使用登記表FM-HR-044
11.5檔案借閱單FM-HR-045
11.6文件銷毀申請表FM-HR-046
十二。補充條款
本制度由行政人事部負責制定和解釋，經總經理批準後實施，修訂時亦同。