壹.信息化應用背景 律師事業發展的規模化和專業化,對律師的管理提出了現代化的要求。隨著IT產業的迅猛發展,實行網絡化管理,已成為實現律師業現代化管理的重要途徑。相比其它行業,律師行業的專業性、獨立性很強,事務所中的各個律師除***同合作辦理的案件之外,彼此之間的工作很少有交叉的地方。實踐中總是根據不同案件的需要,幾名律師及助理進行組合,分工負責、***同承辦壹個案件。律師事務所中,尤其是有壹定規模的事務所,每名律師都根據自身的優勢有其專攻的方向,例如負責知識產權的,不會涉及到刑事案件;負責訴訟案件的,不會幹涉到非訴的部分;專門負責涉外部分的,很少涉及國內的案件。律師不是“萬金油”,他們在紛繁復雜的案件中各司其職,***同合作以最優的方式實現案件的辦理。因此,實踐中的情況常常是,每名律師的手中有多個不同的案件,每個案件互不相關,並且當事人、合作對象也不壹樣,然而每個案件卻又都同時進行著。在復雜的合作辦案過程中,某位律師分別牽扯到了與多個不同合作夥伴的關系,再加上他們很可能不在同壹個地方辦案,因此他們之間***享聯系人、互換文件、數據、彼此之間的無障礙溝通協作十分重要。另外,律師行業十分註重證據的保持,因此,文檔、電子郵件在日常工作中占有很大比重,其往來證據與數據的安全保密性總是擺在首要位置。目前,在律師事務所中,局域網和廣域網接入已經得到較為廣泛的應用。此類應用主要表現在兩個方面:內部主要應用為網絡會議、案件討論、信息發布、資源***享、人員管理、財務管理、業務管理和事務所內各機構之間的溝通協作等;在對外方面主要體現為事務所之間的業務交流、事務所與主管部門之間的工作聯絡以及事務所與社會之間的公眾監督等。OA系統應用的特點 目前律師行業的信息化建設距離律師行業自身的特殊要求尚有較大距離。主要表現在以下幾個方面:■ 集成化問題:使用多種通訊工具和不同的電子郵件客戶端工具造成信息分別存儲於各種不同的媒介和檔案中,無法進行快速查詢;大量電子郵件中的正文與附件都自成體系,查找某壹文件時常出現混淆;眾多的常用文檔充斥,其導入、存儲、檢索、修改與維護的方式各不相同,應用起來費時費力;■ 協作性問題:網絡會議由於各律師對於案件了解程度不壹,準備不足,經常流於形式;無法***享其他律師掌握的案件和聯系人資料,相互之間會出現重復工作的現象;無法及時知曉其他合作律師的日程安排,很難及時召集合作辦案人員開會、討論案情,以致協作辦案過程出現困難,工作被延誤;■ 動態化問題:壹份文件常必須由多個律師經手,但每人側重的點及權限各不相同,在文件的流轉過程中常會出現交叉與失誤;由於律師經常外出辦案取證,信息快速變化,難以實現對於案件進程的動態化監控;涉案人員,包括律師、助理、委托人和證人在案件進行中都有壹定的動態變化,造成溝通困難;■ 移動性問題:外出辦案時常脫離局域網環境,無法與事務所及時進行資料、案情互動;長時間處於車輛、飛機上,大量時間碎片不能得到良好的應用,工作效率低下;■ 保密性問題:由於律師事務所工作的特殊性,如果大量機密信息與文件只能通過外部電子郵件或者外部通訊工具進行傳遞,很容易被監聽獲取,安全性缺乏保障;二. 景尚科技OA解決方案經過對律師行業的深入研究,景尚科技總結過去的實戰經驗,采用國際上先進的協同應用管理思想作為主要理論依據,提出如下觀點:律師行業要想解決現階段所面臨的管理問題,滿足律師行業發展需求,就必須引入先進的協同應用管理理念和律師事務所協同應用系統。推行協同應用系統後會給律師事務所帶來什麽好處?針對律師行業的需求特點,通過景尚科技OA構建的協同應用平臺將給律師事務所帶來壹個完美的詮釋並且協助律師事務所達到壹切隨需而變的目標。通過景尚科技在律師行業解決方案,律師事務所可獲得專門針對律師行業設計的各類管理工具和業務流程,並提高律師事務所的競爭力,最終獲得盈利。景尚科技OA能將當今最先進的協同技術與景尚科技對律師行業的深入理解全面地結合起來,為律師事務所提供最佳的技術服務,最終解決信息資源即時傳遞、流程配置、流程管理、跟蹤和分析用戶行為等跨組織流程核心的問題。系統能讓用戶能夠真正享受到由協同軟件所帶來的商業利益:如直接與律師事務所分散在各地的委托人或業務夥伴進行溝通,進行信息***享,有效提高辦案效率、規避行業風險等。系統幫助律師事務所對各類業務關系進行日程計劃和安排,以便更好地維系客戶和協作關系。系統支持手機、PAD使用。為經常移動辦公的律師提供了良好的工具和手段。在律師進行實地調查和取證時,幫助分散在各地的律師迅速、有效地發現案件中存在的問題,發出取證信息、現場需求以及要求獲得相關的法律法規支持等,達到及時、高效地與組織交換信息的目的。同時,系統通同Intel倡導的移動計算的完美結合幫助律師在旅途中充分利用時間碎片進行辦公和交流,大幅度提高工作效率。在系統中建立律師業務協作區,既可以滿足律師機構內部協同工作的應用,又能夠實現律師機構與客戶之間的交流、溝通。協作區能幫助律師事務所管理、追蹤及控制分散在各地的辦案人員和客戶、以及整個案件受理周期,從而對各類成本和業績均能了如指掌,同時也能讓委托人能更有效地進行案件受理進度了解,使律師事務所和委托人之間能完全打破信息孤島,全方位交流案件狀況。協作區還能夠向律師事務所提供決策所必須的來自各方面的準確、實時的信息。通過這個協作平臺,律師事務所可以改善與競爭對手之間的關系,可以***同交流辦案經驗,提高客戶成長率,實現***贏;也可以進壹步鞏固和已有客戶的關系,聆聽客戶心聲,拓展業務分類,完善服務質量,實現雙贏;也可以實現事務所內部的信息***享和傳達,使律師行業用戶與不同時區、地區、不同系統的各業務夥伴組成動態的合作關系以適應多變的市場需求,提高敏捷的市場響應能力。而對於固定流程中的問題,律師機構能夠通過系統工作流引擎針對行業的特點進行流程定制,使律師業務處理的流程更加自動化和更有效率,從而全面提高運作效率。以此提升律師機構的市場反應速度、應變能力和市場競爭力。
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