辦公自動化沒有統壹的定義，傳統辦公室使用的所有新技術、新機器、新設備都屬於辦公自動化領域。
通常，辦公室的業務主要是處理大量的文件，起草文件，通知和各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢部門文件和外來文件，生成文件副本。因此，利用計算機文字處理技術制作和存儲各種文件，利用其他先進設備，如復印機、傳真機等，復制和傳送文件，或利用計算機網絡技術傳送文件，是辦公自動化的基本特征。
辦公室是各行業領導決策的地方。領導機關作出決定，發布指示。除了文件上的溝通，更深層次的工作其實是信息的收集、存儲、檢索、處理和分析，從而做出決策，並將決策作為信息傳遞給下級機構或協作單位或業務相關單位。
OA(辦公自動化)技術分為三個不同的層次:第壹個層次僅限於文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具在單機或簡單的小型局域網上的應用，壹般稱為事務型辦公自動化系統。
隨著網絡通信技術、計算機技術和數據庫技術三大核心支柱技術的成熟，世界範圍內的辦公自動化進入了壹個新的階段，其中系統具有四個新的特點:
(1)積分。軟件、硬件、網絡產品的集成，人與系統的集成，單壹辦公系統與社會公共信息系統的集成，構成了壹個“無縫集成”的開放系統。
(2)智力。面向日常事務，幫助人們完成智能工作，如漢字識別、公文理解和深加工、輔助決策、處理事故等。
(3)多媒體。包括數字、文字、圖像、聲音、動畫的綜合處理。
(4)使用電子數據交換。通過數據通信網絡，計算機之間進行交換和自動處理。這個層次包括信息管理OA系統和決策OA系統。
在辦公OA中，最常見的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理應用可以做成應用軟件包，包內不同的應用可以互相調用或共享數據，提高辦公事務處理的效率。該辦公事務處理軟件包應具有通用性，以擴大應用範圍，提高其使用價值。
此外，在辦公事務處理層面可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能中文檢索系統(如全文檢索系統)、光學漢字識別系統、中文語音識別系統等。在公共服務行業、公司和其他業務中，使用計算機代替人工處理的情況越來越多，如訂票、售票系統、櫃臺或窗口系統、銀行儲蓄業務系統等等。
事務性或業務性OA系統的功能是處理日常辦公業務，它直接面向辦公人員。為了提高辦公效率，提高辦公質量，適應人們的辦公習慣，應該提供良好的辦公操作環境。
信息管理OA系統是第二個層次。隨著信息利用的日益重要，辦公系統中與本單位經營目標密切相關的綜合信息需求日益增加。信息管理辦公系統是將事務(或業務)辦公系統與綜合信息(數據庫)緊密結合的綜合辦公信息處理系統。綜合數據庫儲存相關單位日常工作所需的信息。例如，在政府機構中，這些綜合信息包括政策、法令和法規，以及上級政府和下屬機構的公文、信函等政府信息；壹些公共服務機構的綜合數據庫包括所有與服務項目相關的綜合信息；公司企業綜合數據庫包括工商法規、商業計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為壹個現代化的政府機關、企事業單位，為了優化日常工作，提高辦公效率和質量，需要有這個綜合數據庫，供單位各部門享用。該數據庫建立在事務級OA系統的基礎上，構成了信息管理OA系統。
決策支持OA系統是第三層次。它是基於信息管理的OA系統。它利用綜合數據庫系統提供的信息，為需要決策的課題構建或選擇決策數字模型，並結合內外條件，由計算機執行決策程序，做出相應的決策。
交易級辦公自動化系統、信息管理層辦公自動化系統和決策支持層辦公自動化系統是壹個廣義的或完整的辦公自動化系統中的三個功能層次。三個功能級別之間的相互關系可以通過調用程序模塊和計算機數據網絡通信手段來實現。集成o a系統的含義是利用現代計算機網絡通信系統，將三個層次的OA系統集成為壹個完整的OA系統，使辦公信息的流轉更加合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以提高整個辦公系統的效率。集成化、網絡化的OA系統的優勢在於，不僅可以使單位內部的辦公信息運作更加緊湊有效，還可以方便與外界的信息交流，使信息交流的範圍更廣，更方便快捷地建立遠程辦公機構之間的信息交流，並可能整合成世界性的信息資源。
事務級OA系統稱為普通辦公自動化系統，信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱為高級辦公自動化系統。
比如市政府辦公室，本質上往往會定期或不定期地收集各區縣政府等機構提交的各類文件，然後分門別類地存放在不同的檔案中，交由相關領導閱讀處理，再將審核後的文件妥善保存備查。領導在研究各種文件後做出決定，壹般會以文件的形式將處理指令返回給下屬。這個流程是典型的辦公流程。在這個過程中，文件本身就是信息，它的傳遞就是信息傳遞過程。但需要註意的是，領導在分析決策時，可能要翻看、找大量相關資料、參考研究後再做決策。因此，對相關材料的查詢、分析和決策也屬於信息處理的過程。
比如北京市東城區政府提交文件，要求某區域建設公共建築，並申請批準。該文件被傳遞給市政府的相關機構。市裏相關領導看到文件後，要找市裏有關蓋樓規劃的文件和規定，需要研究市裏的預算等很多參考資料，再決定是同意還是不同意。並將決定信息以文件或通知的形式反饋給東城區政府。
在這個例子中，信息以文件的形式傳輸和處理；領導查閱、參考的相關法律法規也是信息，是數據信息。研究決定過程，主要是領導的意誌。但是，客觀的信息分析可以做出幾種可供選擇的方案。在這整個過程中，如果用計算機來處理來來往往的文件，可以說是初步的自動化程度。如果可以用電腦查詢各種數據，這就是進壹步的自動化。如果計算機自動分析關於這壹事件的信息，並自動提供幾種可能的決策供決策者采納，那將是壹種更深層次的具有人工智能概念的辦公自動化。
進壹步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統、市政府規章信息數據庫系統和市政府財務管理系統是壹個集成統壹的系統，計算機從相關系統中自動檢索機關信息，這個系統就是辦公自動化的更高層次的集成。
另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是壹個壹體化的計算機網絡系統，可以通過網絡傳遞信息，遠程處理業務，那麽這就是進壹步網絡化的辦公自動化系統。
因此，辦公自動化系統本身是壹個多層次的系統。在各個層面上，可以說實現了部分辦公自動化業務。從最初級的自動化開始，逐漸形成不同技術的更高級的自動化系統。
我國專家在首屆全國辦公自動化規劃研討會上提出了辦公自動化的定義:利用先進的科學技術，將壹些辦公業務活動物化在人以外的各種現代化辦公設備中，人與技術設備構成服務於某種辦公業務目的的人機信息處理系統。
人是系統的第壹要素，即辦公室的主要要素是工作人員，包括各類人員。除了傳統辦公室的作用，現在還增加了壹些管理設備的專業技術人員，比如電腦工程師等設備維護人員。
技術設備，電腦是另壹個因素。
設備中有各種機器，如電腦、復印機、模版、電話、傳真機、網絡設備、光盤等。這些設備統稱為硬件設備或硬件。而各種信息設備也需要軟件來管理設備，如計算機操作系統、網絡操作系統、文字處理軟件、特殊工作程序軟件等。，這將在其他章節中詳細介紹。
顯然，辦公自動化的人機系統，人和機器，缺壹不可。在設備方面，需要具備硬件和必要的軟件。我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理信息的系統，是人類進入信息時代後的新概念。