這壹系統要實現的眾多功能可以歸納為3個部分,分別為人力資源信息管理功能、人力資源信息輔助決策功能和系統維護功能。
2.1?人力資源信息管理功能?人力資源信息管理功能由人員信息管理子系統、工作分析子系統、招聘與選拔子系統、績效管理子系統、薪酬管理子系統、培訓管理子系統、政策法規管理子系統來具體實現。這些子系統集中了HRMIS幾乎所有的原始信息,是HRMIS中最為重要的部分。圖1?人力資源管理信息系統(HRMIS)功能模型
2.1.1?人員信息管理子系統。人員信息管理是人力資源
管理中最基本的日常工作,管理各類人員(包括在職人員、離退
休人員及其他人員)的基本信息及變動信息,提供標準、靈活、完善的人員信息。具體功能是:記錄所有人員包括專業技能、個人資料、職務資料、工作經歷、家庭成員、獎懲情況、調動信息、花名冊、人員崗位變動、人員素質變動、業務相關資料及合同資料等內容的信息;對這些信息可進行及時變更和實時查詢;為各級部門提供各種組合條件的報表;與其他子系統進行鏈接,為其他子系統提供基本資料。
2.1.2?工作分析子系統。主要功能是:對組織中某個特
定任務的工作內容和任職資格進行描述,制定職務說明和職務規範,進行企業定員、定崗,從而實現員工、崗位、組織機構三者的有機結合,工作分析子系統與人員信息管理子系統均是企業整個人力資源管理的基礎。
2.1.3?招聘與晉升子系統。主要功能是:招聘新員工時
借助招聘與選拔子系統可以隨時顯示職位空缺信息、職位說明、申請該職位的必備條件等;編制招聘計劃;在招聘過程中建立應聘者分類電子檔案庫以及備選人員數據庫,追蹤所有聘用數據(包括應聘者的技能、資格要求和招聘費用等);發送電子郵件或打印通知單,將結果通知應聘人員;招聘結束後辦理新員工的入職手續。而調動、晉升老員工時,也可以根據顯示的職位空缺信息,與其它子系統鏈接調用本企業人員數據,例如績效、培訓等情況,對滿足職位條件的人員排序,從而為最後的決策提供依據,並相應地辦理職位變遷的有關手續。
2.1.4?績效管理子系統。主要功能是:通過調用其它子
系統的信息制訂績效計劃,即界定績效的具體內容與標準、權重,員工可以方便查詢到考核自己績效的具體指標;管理者可以和員工通過此系統進行溝通,對工作中出現的問題及時解決,從而對績效計劃隨時調整;根據績效內容、考核方法、考核程序、考核主體隨時更新績效考核信息,並可以根據不同要求生成報表;員工可以實時查詢自己的績效情況;為其它子系統提供基礎資料。
2.1.5?薪酬管理。薪酬管理的目的就是通過科學的薪酬
設計,吸引和留住組織需要的優秀員工,激勵和凝聚員工,降低員工流動率,控制運營成本,提高企業經濟效益。該子系統的
主要功能包括:薪資標準設置、日常薪資變動、統壹調整薪資、薪資和各種福利的計算和發放、自動計算個人所得稅、自動計算社會保險等待扣代繳項目;還可以根據公司的政策設置計算由於年假、事假、病假、婚假、喪假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對薪資和福利的扣減,能夠將薪資和企業總賬連接起來,直接生成總賬憑證;能存儲完整的歷史信息供查詢和生成報表。
2.1.6?培訓管理子系統。主要功能包括:完成員工的培
訓申請審批、備案以及網上培訓等;進行培訓需求的管理和評估,如根據經營發展戰略確定培訓需求,從績效管理系統導入培訓需求;制定培訓規劃與相應的培訓實施計劃;對實施的培訓項目進行記錄管理、查詢和統計;提供培訓協議管理;對培訓課程、培訓師資進行評估,對培訓效果進行跟蹤;對培訓費用進行管理,設置預警顯示;對培訓進行統計分析,如成本、效果分
析等。
2.1.7?政策法規管理子系統。政策法規管理子系統主要
以HTML文檔資料為主,包括各類管理辦法、規章制度和激勵措施等,員工可以隨時查詢。
2.2?人力資源信息輔助決策功能?人力資源信息輔助決策功能進壹步強調了HRMIS的數據分析等輔助決策功能。現在企業不僅需要對人力資源管理信息的簡單查詢和簡單的數據統計描述,更需要對信息、數據進行深入分析,為企業各種決策提供堅實的依據。這壹功能由兩個子系統實現:綜合統計分析子系統和綜合查詢子系統。2.2.1?綜合統計分析子系統。這壹子系統是預測和輔助
決策的關鍵子系統,並且能起到實時監督的作用。綜合統計分析子系統不僅可以單獨對各子系統數據進行簡單的數據統計,還可以運用多種統計方法跨子系統對數據進行聯合分析,並加強了建模、預測、核算等方面的功能。
2.2.2?綜合查詢子系統。這壹子系統主要為公司領導、
人力資源內部管理機構、各下級單位提供準確、方便、快捷的查詢。支持對各子系統數據的實時查詢,以及跨子系統的交叉查詢,並可以按要求生成各類報表,使分散在各子系統的查詢功能進壹步加強。
2.3?系統維護功能?這壹功能是在使整個系統安全有效運行的基礎上,通過系統管理與維護子系統來實現。系統管理與維護子系統包括權限管理、接口管理和數據庫管理等功能。在權限管理中,系統管理員可以增加新的用戶、修改設置用戶權限,提高系統的安全性。接口管理是系統的延伸和擴展,提供HRMIS系統和管理生產系統、財務管理系統的接口。在應用程
序中提供Word、Excel等Office辦公軟件的連接,幫助用戶分析、查看、計算人力資源管理數據,輔助生成人力資源管理的各種報表等。對數據庫的重要操作進行跟蹤和記錄;提供數據加密、數據庫加密、自動備份與恢復等;通過對職位進行權限及範圍設置,做到對事不對人的管理,當員工改變職位時,其相應的權限及管理範圍也會因職位改變而改變;無需再次進行設置。