1總則
1.1為進壹步加強公司及其下屬各職能部室、各生產廠的檔案工作，規範檔案管理，更好地為公司改革和發展服務，根據《中華人民***和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、國家檔案局、原國家計委、原國家經貿委聯合發布的《企業檔案管理規定》、寶山鋼鐵股份有限公司《檔案工作管理制度》以及其它有關法律、法規，結合公司實際，制定本制度。
1.2本制度適用於公司及公司各職能部室、各生產廠（以下統稱各部門）。
1.3本制度所稱的檔案是指公司在建設、生產、科研、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的各種形式的文件材料；檔案管理是指對各類檔案進行收集、整理、保管、統計、鑒定、利用等各項業務環節；檔案工作是指統籌規劃、組織協調、統壹制度、監督檢查、業務指導、咨詢服務等各項檔案管理職能以及檔案管理的各項業務。
1.4公司的檔案工作實行集中統壹管理原則。
2職責
2.1制造和設備管理室檔案室（以下簡稱：檔案管理室）
2.1.1作為公司檔案管理部門負責對各職能部室、各生產廠檔案工作進行歸口管理；對公司檔案工作進行統壹規劃、統壹管理；對公司文書、會計、科技、榮譽等檔案進行集中管理。
2.1.1.1依據《檔案法》及國家有關檔案工作的方針政策，結合公司實際，研究並擬訂公司檔案工作規劃和年度計劃，負責制訂公司各項檔案管理制度，並推進、落實、監督和檢查。
2.1.1.2研究企業改革和發展中檔案工作面臨的新問題及公司檔案壹體化管理方向，在股份公司研究院情報中心檔案管理室（以下簡稱：股份公司檔案管理室）的指導下，確定檔案壹體化管理模式，並在公司各職能部室及其生產廠統壹推進實施。
2.1.1.3對被列為國家、地方和股份公司重點建設項目的公司項目的檔案建檔和檔案管理工作進行監督、指導、收集、整編，並配合股份公司檔案部門組織建設項目竣工後的檔案驗收工作。
2.1.1.4結合公司實際，開展檔案業務指導。全面指導公司各職能部室、生產廠建章立制開展檔案工作。
2.1.1.5對口國家、地方檔案行政管理部門，按要求落實各項工作（包括檔案統計年報、檔案業務培訓等）。
2.1.1.6負責對公司文書、會計、科技等文件材料的歸檔工作進行業務指導和協調；接收上述各類歸檔文件材料，對其進行整理、保管、鑒定、統計和提供利用；對科技檔案進行動態管理，確保其完整和準確（檔案與實物保持壹致）。
2.1.2作為公司檔案管理部門負責對其建設項目、技改項目、改善及維修性項目的資料及文書、會計、科技等檔案進行集中管理。
2.1.2.1根據國家和股份公司有關規定，負責制訂公司工程技術資料管理、交工資料管理及有關檔案管理制度，並組織檢查、落實。
2.1.2.2負責公司建設項目、技改項目、改善及維修性項目的國內外設計、設備等技術資料的接收、復制和分發等工作。
2.1.2.3負責公司建設項目、技改項目、改善及維修性項目的各類國內外設計、設備等技術資料的交工指導及審核工作。
2.1.3負責做好向城建檔案館歸檔項目竣工檔案的整編及報送工作。
2.2公司其它各部門
2.2.1部門應將文件材料的積累、預立卷和歸檔工作納入本部門職責及有關人員崗位責任制，由各部門指定人員負責歸檔文件材料的收集和整理、預立卷，並定期移交檔案管理室集中管理，任何部門、任何人不得拒絕歸檔。
2.2.2部門應積極配合檔案管理室做好本部門所形成檔案的鑒定工作。
2.2.3部門應密切配合檔案管理室及時做好本部門範圍內的各類科技檔案中的藍圖、底圖的修改、補充工作，以保證圖紙與實物的壹致。
2.2.4 各部門業余檔案管理人員應當忠於職守，遵紀守法，經過檔案業務培訓，具有相應的檔案專業知識、本單位相關專業知識和業務能力。
3檔案管理要求和文件材料歸檔
3.1檔案管理室應按照國家和公司有關規定，明確各類文件材料的歸檔範圍、時間和要求，並對歸檔文件材料按其形成規律進行積累和整理，確保歸檔文件材料的完整、準確和系統。
3.2檔案管理室應參加公司有關項目的工程例會、鑒定、驗收等工作，負責指導有關責任部門做好項目文件材料的收集、整理、預立卷和歸檔工作，對不符合歸檔要求的項目不得通過鑒定或驗收。
3.3具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成壹份紙質文件歸檔,其內容應保持壹致; 歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求; 非紙質文件材料應與其文字說明壹並歸檔。
3.4各部門的檔案整理、預立卷等管理工作應科學、規範，符合國家及股份公司、公司有關規定。
3.5檔案管理室應根據《科學技術檔案案卷構成的壹般要求》（GB/T11822-2000）、《電子文件歸檔和管理規範》（GB/T18894-2002）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》（DA/T28-2002）、《冶金檔案分類編號規則》、國家、行業有關標準和規定以及股份公司有關規定，結合實際，確定公司各類檔案分類編號規則，並按規則對各類歸檔文件材料進行整理、編目。
3.6公司制造和設備管理室檔案管理室應按照國家有關規定認真做好本單位的檔案統計工作。每年按時上報檔案工作統計年報，認真做好對國家和社會具有保存價值檔案的登記和有關檔案信息報送工作。
3.7應正確處理好檔案利用和保密的關系。既要積極開發檔案信息資源，通過多種方式為本單位提供及時、有效的服務，又要在提供檔案利用時，註意保護知識產權和企業秘密，保障本單位的合法權益不受損害。同時，不得損害國家和社會利益，不得侵犯他人的合法權益。必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
3.8將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃之中，並同步發展。積極應用現代化手段和先進技術管理檔案，不斷提高檔案利用效果和檔案管理水平。
3.9應將企業檔案納入國有資產管理，在資產與產權發生變動時，應將檔案處置工作列入資產清算工作議程，並同步進行。檔案的處置原則按照國家檔案局等單位發布的《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》和公司有關規定執行。
4獎勵與懲罰
4.1公司將對在檔案工作中做出突出貢獻的人員將給予表彰和獎勵。
4.2凡修改圖紙須到檔案室備案，按照公司《技術圖紙修改及資料管理制度》執行。發現擅自修改圖紙壹次考核當事人100元，部門500元,並整改。
4.3凡查閱、借閱、復制等利用檔案按照公司《檔案利用與保密管理辦法》規定，及時完整歸還。愈期不還發生壹次考核當事人50元，部門100元,並整改。
4.4對照公司《文件材料歸檔範圍》進行歸檔，發現未及時歸檔壹次考核當事人100元，部門500元,並整改。
4.5對照公司《資料編制規範》進行編制歸檔，發現不符合歸檔要求壹次考核當事人100元，部門500元,並整改。
4.6檔案室內不準大聲喧嘩、抽煙、不許談論與工作無關的事情。發現壹次考核當事人50元，部門200元。
4.7對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀等而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，按規定進行處理。