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企業采購成本控制存在哪些問題及如何解決

 導語:隨著企業之間競爭的日益激烈,企業對影響自身發展的環節越來越重視。而成本控制的環節是重中之重,采購成本得到了控制,企業經營的總成本就得到了控制,企業的利潤就得到了保證。

企業采購成本控制存在哪些問題及如何解決

 壹、新形勢下改進采購成本控制的必要性

 隨著國際、國內經濟發展的新形勢出現,壹個企業要想在市場經濟的大潮中長期處於不敗之地,企業的領導者應迅速認識到采購在生產和銷售中的重要價值,國際化的貿易需要實現從供應商、廠家、分銷商到最終用戶之間的物流、信息流和資金流的壹體化管理。

 作為影響企業成本的重要組成部分―采購成本,它壹般采用實際成本法計價,即采購入庫前發生的壹切合理支出計入采購成本,包括購買價款、相關稅費、運輸費、保險費及裝卸費等。要使組成采購成本的各項費用降低,使企業利潤最大化,我們首先要做的,就是盡快改變舊有采購的觀念和做法,建立新型供需關系和采購經營模式,全力改進影響采購成本方面的人員素質、采購流程、采購技術、存貨管理等問題。

 二、采購成本控制中存在的主要問題

 (壹)領導輕視,采購人員非專業

 大多數生產企業中采購崗位,壹般都不是熟悉采購專業的專職人員,領導壹般都是安排自己信得過的人做,壹些采購人員利用手中職權謀取私利、拿回扣現象屢見不鮮,這樣就很難保證所買原料質量,質劣價高的產品壹旦被購回就直接導致產品質量下降,質檢不過關,影響了產品的銷售而失去顧客,進而失去市場。尤其是壹些國有企業因內控部門職能薄弱,導致采購腐敗事件層出不窮。

 (二)采購流程不合理

 企業對常用的、數量大的`、價格偏高的生產主料未進行采購前的市場調研、質量評估、信用評價、現場調研,致使得到與所購商品不十分準確的價格、質量信息,如果直接購買就直接影響了產品的質量,也使產品成本不斷增加。有的企業雖然前期調研工作做好了,但因為相關采購流程不能緊密跟進,生產急需的原材料不能及時到達現場,影響了生產進度,待工待料的過程也導致了采購成本增加。

 (三)采購技術落後

 傳統上壹般直接去市場比較,小量的直接購買,大量的直接確定供貨商送貨,帶有壹定的盲目性、倉促性;有的僅和以前的熟人合作,不比對市場的價格變化和同類質量的產品,這些都是片面的進行采購,采購技術相對落後。

 三、采購成本控制的有效對策

 (壹)領導重視,制度制約,提高采購人員素質

 企業的領導者要在單位樹立重視采購的意識,再從內控和采購制度著手,從制度上規範原料的采購及計劃的申請、審核人批準權限額度、采購流程、相關內審部門的責任和關系、各種材料依據辦公與生產分類采購的規定和采購方式、報價單和審批單等,要求采購人員嚴格按制度進行,相互監督、制約,使每壹采購環節公開、透明,在加強采購的基礎上同時保證了所購原料的質量合格率,為企業持續發展經營提供了基本保障。

 對於采購人員業務能力及素質的提高,壹些跨國公司的做法值得借鑒和思考:

 (1)績效考核:跨國公司對采購人員的績效考核交替運行兩套指標體系,即業務指標體系和個人素質指標體系。尤其是業務指標體系所包括的:采購質量是否提高?質量事故造成的損失是否得到有效控制?供應的服務是否增值?采購是否有效地支持了其他部門,尤其是生產部門?采購管理水平和技能是否得到提高?這些指標都是硬性的、很難加以粉飾,所以這種評價很殘酷,對那些只會搞人際關系而沒有業績的采購人員很快就會被淘汰。

 (2)制度約束:只有存在回請機會的前提下,才可以出席供應商的宴會,在出差的發票上必須註明費用發生的時間、地點等。

 (二)優化采購流程,規範操作程序

 采購活動作為生產經營管理過程的壹個基本環節,首先由采購部門負責初選供應商,質量與技術等部門評價供應商的供貨能力,內控部門對其資格進行認定,價格由審計部門控制,入帳和付款結算由財務部門負責監督。在確定完這些流程後再由采購部門進行原料的運輸,保證原料的及時供應,相關經辦人員對控制點嚴格按照規範操作,相互監督,緊密配合。

 (三)建立信息化供貨商平臺,優化采購技術

 生產企業與供貨商之間是***生、***榮的關系,頻繁的更換會給雙方帶來相應的成本增加,而保持長期的友好合作,不但節約大量的前期市場調研費用,還能保證原料的質量和送貨的及時。

 企業內控部門應建立供貨商市場準入制度,對長期合作的單位從近三年的經營業績、有無不良記錄,相關合作單位等方面考察供貨商的經營能力、產品質量、市場信譽,必要時還可實地考察,按所采購的原料分類給他們建立長期檔案,就可在準入供貨商的檔案裏優先選幾家進行招投標采購,進行簽有固定期限的開口或閉口合同,這樣不但能節約大量的前期市場調研摸底費用,還能保證在市場價格波動的情況下供貨商不會臨時漲價,這些都大大節約了采購成本。

 (四)集中采購

 企業對所采購的原料按用途可進行以下分類:大量采購、小批量采購、辦公用品、生產主料和輔料,在相關的供貨商企業裏分別選上3-5家單位進行采購詢價,供貨商不僅要在詢價單上明確寫出:產品總價、供貨周期、付款方式、質量承諾及與所供產品相關的其它說明事項,而且還要提供特殊產品的授權書、產品質量認證類證明、單位營業執照、組織機構代碼、稅務登記證(復印件)等材料,並加蓋公章後傳真或掃描發回。

 在資料收齊後召開集中采購詢價結果討論會,通過比對相關資質、樣品質量,最終確定1-2家集中采購供貨單位,這樣不僅能夠在價格談判上使供貨商做出壹定的讓步,還可防範市場波動風險,集小訂單成大訂單,獲取采購規模優勢,擺脫代理商的中轉成本,直接與制造商交易,保證了產品質量,大大降低了采購成本。

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