2.在文件的規定位置註明分類，註明發放範圍和生產數量，並排列順序號。
3.組織機密文件的傳閱，必須填寫“傳閱單”，交接時要仔細核對，防止失控。
4、復制、匯編涉密文件，必須經原系統或按密級確定的審批機關批準；復印件應加蓋復印單位印章，並按原件要求進行管理；編制的每份文件都應標明分類，並按最高分類進行管理。
5.機密文件應存放在保密室。業務部門對機密級以下的文件，確有必要保存的，應當逐壹登記，由專人專櫃保管。
6、銷毀機密文件，必須辦理清點登記手續，由保密室經單位分管領導批準；選擇安全可靠的場所，由兩人以上監護簽字；嚴禁將涉密文件作為廢品出售。
7.傳遞機密文件時，使用安全可靠的包裝材料，標明密級、收件單位或人員姓名，並加蓋印章；通過機要運輸、機要通信或指派專人接送等方式選擇安全的交通工具，並采取相應的安全保密措施。
8、攜帶機密文件外出，按密級確定審批權限，采取相應的防護措施。
9.禁止使用無保密措施的傳真機、計算機網絡等傳輸設備傳輸機密文件和信息。
10.會議印發的保密文件確需與會人員攜帶的，須經主辦單位批準，並按規定進行文件登記和簽收，采取防護措施；領回後，應及時交本單位機要室登記管理。絕密文件是軍隊機關文件管理和保密的重點，嚴格控制接觸範圍，防止泄密。
絕密文件的復印和閱讀範圍受到嚴格控制。涉及核心軍事機密內容的，應當在原件上標明“禁止轉載”字樣，嚴禁復制。對接觸絕密文件的人員應做書面記錄；絕密文件不得匯編；機要室應由專人保管絕密文件，登記專冊，專櫃存放；
絕密官方文件由兩個人遞送。當地收發單位派專人、專車直接送達。在異地，通過機要流量、機要通信或專人傳遞。必要時，會派武裝人員護送他們。外出攜帶絕密文件，按規定權限報批，並報同級保密部門備案。
中國人民解放軍機關的機密文件由各級保密室統壹接收、登記、編號、歸檔、保存或銷毀。
防止機密文件泄露的措施
1，工作職責。
應嚴格按照實際工作需要進行收集。就機關單位工作人員而言，必須是基於工作職責的要求，與本人所從事的具體工作內容相關。
在查辦案件的實踐中發現，政府機關和單位的少數工作人員存在“數據控”傾向，試圖不加區分地收集他們所能接觸到的所有文件和資料。雖然動機壹般是為了以後的工作和學習占有大量的信息，但這種超範圍的信息收集本身就可能構成對保密的侵犯。
2.數據的合法來源。
文件資料應當從正常渠道收集，確保其合法性和正確性，同時，保密文件資料的知情範圍應當符合保密規定。
網上有官方或授權指定媒體正式發布的文件，也有其他網站或來源不明的媒體的信息。在收集和使用它們時，有必要確定它們的性質和來源。非官方媒體正式發表的文件原則上不得作為開展相關工作和研究的官方依據。
3.文件控制。
對收集的保密文件、資料應當按照其不同的密級和保密期限進行分類管理，對經批準復制、下載、匯編、摘抄的保密文件、資料應當按照原件進行管理。
需要註意的是，收集和使用保密文件資料的機關和單位，必須了解並具備相應的實際工作保密條件，堅決杜絕向沒有直接業務關系或隸屬關系的機關和單位發送和索要保密文件資料。
4、移交清退銷毀。
有關人員發生崗位變動、部門調整、退休、工作變動時，應當移交或者清理其保管的全部文件材料，並辦理相關手續。收集的保密文件和資料用完後，除按規定留存或歸檔外，應及時送銷毀機構或承辦單位銷毀。
鑒於館藏客觀上會產生較多的副本和電子文件，在移交清理銷毀時，要註意仔細檢查，防止遺漏。
以上內容是指:
百度百科-機密文件
國家保密局——收集機密文件和信息案的啟示