市本級各出口企業：
為規範外貿出口經營秩序，加強出口貨物退（免）稅管理，防範騙取出口退稅違法活動，國家稅務總局在2006年1月1日起對出口企業出口貨物退（免）稅實行出口業務員備案登記和出口單證備案管理制度。要求出口企業最遲應在申報出口貨物退（免）稅後15天內，將有關貨物單證在企業財務部門備案，已備案稅務機關核查。備案單證由出口企業存放和保管，不得擅自損毀，保存期5年，其中外商投資企業采購國產設備，中標機電產品/出口加工區水電退稅暫不用備案。
如果出口企業無法提供與文件 要求壹致的單證，可提供相似的單證進行備案，單在首次備案前應向主管稅務機關提出書面理由和有關單證的樣式。
壹、關於出口業務員備案登記制度
為了解掌握出口業務員情況，規範出口業務員行為，請各出口企業於每月退（免）稅申報期內，填制《出口企業業務員備案登記表》（見附件1），隨同退（免）稅申報資料壹並上報我處。以後業務員有增減變動情況的，均要求填報該表，如無變動，可不填報。
二、關於出口單證備案管理制度
1、出口企業應在退（免）稅申報後15天內，按出口貨物退（免）稅申報順序，將備案單證與退（免）稅申報資料對應裝訂成冊，並填寫《市出口貨物備案單證封面》和《市出口貨物備案單證目錄》，封面上必須加蓋公章和法人簽字。出口單證未備案不得辦理退（免）稅。
2、備案單證要求：
（1）、外貿企業購貨合同：必須有購銷雙方的簽字蓋章，可用公章或合同章。生產企業收購非自產貨物出口的購貨合同，包括壹筆購銷合同下鑒定的補充合同等
（2）、出口貨物明細單主要內容：①．裝船人與收貨人。②．信用證相關內容。包括開證行、信用證號碼、開證日期和金額。③．收匯日期與收匯金額。④．匯票相關內容。包括付款人、匯票期限。⑤．貿易性質與貿易國別。⑥．裝運條件。包括運輸單據擡頭人與通知人、運費支付情況、出口口岸與目的港、可否分批轉運、裝運期等。⑦．貨物說明。包括標記嘜頭、貨物名稱及規格、包裝、數量、價格等，⑧．結匯單證。詳細列出了各類單證名稱。⑨．保險單內容。如險別、保險金額、賠付地點等。開證銀行（銀行編號、外運編號）、經營單位（合同號、許可證號、運輸方式）、收貨人（出口口岸、目的港、信用證號）、提單或承運收據（金額、開證日期、收到日期、貿易性質、裝運期限）、貨名規格及貨號、數量、單價、金額、註意事項等。
（3）、出口貨物裝貨單。原則上應以原件備案，確實不能取得原件的，應預先要求貨運公司在報關之前復印件，但復印件上必須有經辦人簽字聲明與原件相符。
（4）、出口貨物運輸單據。提單上必須有承運人的簽章。（包括：海運提單\航空運單\貨物承運收據\郵政收據等承運人出具的貨物收據)
（5）、備案單證所列購進、出口貨物的品名、數量、規格、單價要與出口企業申報出口退稅資料的內容壹致；出口貨物明細單、出口貨物裝貨單與增值稅專用發票（或增值稅專用發票清單）的內容壹致。
附件：1、《出口企業業務員備案登記表》
2、《出口貨物備案單證匯總封面》
3、國稅發（2005）199號文件及附件