1、書面申請。申請應說明退稅理由、依據、所屬期限、退稅數額等事項。
2、統壹格式文本的《退稅申請審批表》。
3、稅務登記證副本及其復印件。
4、財務會計報表。
5、完稅憑證，申請減免退稅的應同時提交減免稅證明（減免稅審批文件或《減免稅申請審批表》）。
6、稅務機關根據不同的退稅項目，要求納稅人提供的其他證件、資料。
二、退稅和免稅有什麽區別
對壹般民眾而言，退稅指的是退稅購物（taxfreeshopping），退的是增值稅和消費稅，稅率集中在5%~20%；而免稅免的是進口關稅（duty，tariff），稅率集中在20%~100%。
免稅與退稅具體區別表現在：
1、退稅稅種不同：
“離境退稅”稅種為增值稅，“離島免稅”的稅種為進口關稅，前者是針對非免稅店的普通消費退稅，而後者則針對免稅店購物消費
2、退稅商品不同：
“離島免稅”市內免稅店品類主要是香水、皮包、化妝品、首飾等，通常為國外品牌，“離境退稅”政策規定的海南離境退稅的物品主要包括服裝、鞋帽、化妝品、鐘表、首飾、電器、文具、體育用品等，***21大類324種，食品、煙、酒、汽車、摩托車、金銀飾品等不能享受退稅。
3、受益人群不同：
“離境退稅”僅受益於離境外國人，適用人群主要是在我國境內連續居住不超過183天的外國人和港澳臺同胞。“離島免稅”針對任何離島遊客，包括外國人、港澳臺同胞，也包括本國離島遊客，受益面更廣。
4、起稅點和退稅率：
海南“離境退稅”起稅點為800元，退稅率統壹為11%，根據媒體報道，海南“離島免稅”政策的起征點很可能設置為5000元，不同商品類別退稅率為10%-40%。
5、定點的商店不同：
符合“離境退稅”政策的商品只有從退稅定點商店購買，才能按規定取得退稅申請單等退稅憑證之後，通過辦理相應手續，享受退稅政策。
三、退稅申報流程
第壹步，做免稅申報。
1、開外銷發票。可以讓貨代把報關單傳真給我們，按傳真件開具外銷發票。或等報關單和核銷單全部退給企業後按報關單開具，這樣似乎不符合稅法裏銷售的確認方法，但這樣壹般比較直接和簡單。
2、在出口退稅軟件中按我們開的外銷發票錄入每壹條出口信息。
3、打印免稅清單
4、生成免稅文件，存在自己能找到的路徑。
5、在國稅增值稅申報的時候添加上述的免稅文件。
第二步，做退稅預申報。
1、同樣在出口退稅軟件中錄入每壹條出口信息。
2、增值稅申報情況填寫，必須按照國稅申報時候的申報表填寫準確。
3、打印退稅申報表
4、生成退稅申報文件。
5、在出口退稅網上申報系統中上傳預申報退稅文件。
6、待稅務審核後，在出口退稅網上申報系統中下載審核後的單據。
7、下載的審核單據裏會有每條出口信息的審核結果，如有錯誤請返回作修改。
第三步，退稅正式申報。
1、把修改後的退稅數據，生成正式申報文件。
2、再次通過出口退稅網上申報系統上傳正式申報文件。
3、打印正式申報記錄，正式申報上傳完了，系統回提示。
法律依據：
《個人所得稅法》第十四條，扣繳義務人每月或者每次預扣、代扣的稅款，應當在次月十五日內繳入國庫，並向稅務機關報送扣繳個人所得稅申報表。 納稅人辦理匯算清繳退稅或者扣繳義務人為納稅人辦理匯算清繳退稅的，稅務機關審核後，按照國庫管理的有關規定辦理退稅。