打字
接受口授
傳真
接聽電話
處理信件 與主管商談
檔案管理
準備當天的業務及下班前的業務處理
擬稿及制作信件
2、 秘書業務可分為四類：
資訊管理業務
事務業務
公關業務
綜合業務
茲就秘書的功能與業務分述如下：
秘書業務由前述可知分為四類：
1、 資讀管理業務
2、 事務業務
3、 公關業務
4、 綜合業務
茲分別說明如下：
1、 資訊管理業務
資訊管理業務，即是利用電腦來處理及管理壹般業務。秘書的資訊管理業務是由其執行任務的功能引伸而業。前節提到秘書執行的任務有發傳真、擬稿、存款、安排機票、安排看牙醫等，這些業務部需要資訊管理來處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業務。
在鉅觀方面，資訊管理可處理之業務有文書及情報方面。
文書：
包括文件及書信之制作等。以往皆用打字機或手寫，但由於資訊業務之發達，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業務有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會安排等。尤其在書信寫作方面，由於有電腦軟件之運用，可節省構思之時間及文件制作的精力。現代的文書業務尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關了。
情報：
情報業務是資訊管理所處理的主要業務之壹。情報業務包括資料情報的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報的輸出和輸入都要經過秘書這個孔道，當主管將情報交給秘書傳達下去時，首先秘書就要根據情報的質和量，按其重要性、機密性、緊急性來安排傳送的優先順序。這時，秘書對於資訊情報之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業務，以增進處理情報業務的效率。
事務業務
秘書的事務業務，源自其處理例行事務和功能。秘書的事務業務，為秘書在辦公室所處理的例行業務，包括接聽電話、拆寄信件、發傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準備定期報告、安排主管之行程、約會及會議等。雖然有些項目是多種業務的綜合，但在此則偏重事務性的。
以上的業務可歸類如下：
通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發電傳等。
辦公室方面：檔案管理、更換用具等。
會議方面：收集資料、準備定期報告等。
安排方面：安排行程、約會、會議等。
公關業務
秘書的公***關系是需要創意的功能來作其基礎的。創作的工作，即要有“先見”。在處理人與人間的關系時，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對方的立場來看，必能廣獲人緣，使業務暢通。
秘書的職務，接觸面很廣，為了要使業務能順利進行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機構的裏裏外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各種狀況，能預見各類該辦之事，妥善處理人際關系，圓滿達成任務。壹般而言，公***關系的業務包括接待，與相關業務人員的溝通聯絡，消息的發布，宣傳品的出版、雜誌、年報的出刊、攝影、幻燈片、影片的制作、展覽、市場情報的搜集，貿易商展等等。
壹般業務的推動，皆以人為主。人由於人際關系而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動關系，就形成了公***關系。秘書的業務需要顧及公司機構的上上下下、裏裏外外的業務，
所以必須有良好的公***關系，才能使全盤業務進行順利。
綜合業務
綜合業務來自協調的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達圓滿處理業務。由於時代的進步與科技的發達，業務牽涉範圍愈來愈廣，並非單項業務所能包含。這時，就要靠秘書來作綜合業務協調。可見秘書的綜合業務尤其重要，因它含括資訊管理業務、事務業務與公關業務等。其秘書要辦妥任何單項業務，必須綜合協雕其他相關業務。這樣，才能融會貫通，發揮最大的秘書業務功能。
例如以接待業務來看，必須配合資訊管理以獲得情報，得知何人、何時、由何地來訪，來賓的背景明細，來訪的目的，並做出行程表；必須配合事務業務以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公***關系業務，以發布消息，並安排參觀與商談等。所以接待業務，是個整體性的工作。由以上例子可看出，秘書的業務中，最重要的是要使各項業務綜合協調，才能使任務完滿成功。
1、 專業的知識與技能
關於秘書專門的知識與技能，可分三項目來討論：秘書專業知識；實務方面的技能；專門行業業務知識。分述如下：
(1) 秘書的專業知識：
壹般機構或公司在雇用秘書時，大都希望秘書能受過專業訓練。這種訓練可來自機構公司自己辦理鳳及學校或民間秘書專業訓練中心提供等。訓練課程包括企事業管理、會計學、心理學、國際貿易實務、國際匯兌、人事管理、禮儀、公***關系、秘書實務、電腦、打字、英語會話及商用英文等。這些專業知識的訓練很重要，因為現在有許多機構的秘書，並未受過專業的訓練，因此擔任秘書工作，往往不了解自己該做什麽工作，如果主管亦不能發揮指導的責任，則往往要花費許多的時間和精力，自己工作中去摸索這方面的知識。可見，如果秘書人員，在就職前，先接受秘書專業知識課程的訓練，必能對其擔任的工作有所助益。
(2) 實務方面的技能：
實務方面的技能為處理秘書業務所需要的技術與能力。壹般而言，實務方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術、檔案管理、電話禮儀、應對能力、語言能力，及其他事務機器的操作等。早期的秘書實務中，打字技術占相當重要的角色。近年來，由於科技的發展與運用，電腦技術廣被需求，所以打字技術與電腦技術同為不可或缺的實務技能。目前各機構已推行行政電腦化、組織電腦化、人事電腦化、會計預算電腦化、生產管理電腦化等等。尤其是企業界，要求秘書必須接受電腦訓練，以便能應付電腦化的壹切秘書業務。
專門行業業務知識：
各行各業的秘書，都應通曉其專業業務的知識。國貿秘書必須能熟悉國際貿易實務與流程。法律秘書必須擅長法律知識。財務秘書必須精通會計、稅務、財政及商事法等。由此可知，在每壹行業中，都有其專門的業務知識。秘書在決定從事那壹行業前，可先修習相關的課程，或閱讀相關的書籍以增加專門業務知識，才能符合實務業務的需要。
2、 經驗
專門知識與技能，雖然非常重要，但理論需要配合實務。實務上經驗尤其珍貴。對於秘書業務。是否能順利進行，尤其需依賴經驗。例如，文書之處理，光憑理論尚嫌不夠，因必須考慮到各種文件之性質，文件之內容，及文件之時效性，然後訂處理之優先順序。這些判斷需要以經驗作為依據。有經驗的秘書，不必主管交待，就能以其經驗，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務，以其積極、主動、隨機應變的能力，圓滑的推動其工作，若加上其純熟的技能，就是壹位非常優秀而受歡迎的秘書了。
3、 人際關系的技巧
人際關系的技巧，即是公***關系的能力。秘書的人際關系可分為對內與對外。對內的人際關系對象為上司、同事及屬下等。對外則需面對顧客及業務相關的單位。秘書必須能運用靈巧的人際關系技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關系網路，使其具有良好的形象。對於同事，秘書要建立融洽相處的人際關系，業務才能順利推展；對於屬下者，也需要好的人際關系，才能使上下人脈和諧，必能在對外處理業務時，和氣待人，考慮周到，圓滿達成任務。
(1) 認明秘書並非具“特別身分”
秘書比其他部門的同事，更容易接受情報或聽到機密事項，這也是造成秘書微妙立場的主因。有時，在會議室裏倒茶時，就會得知人事調動的消息；或聽到董事長的出差是為了洽談與對方業務合作的話題等，諸如此類的情報，所以，常給其他部門的人，有種特殊身份的印象。即使，秘書也以“特殊”為榮，就很難在公司裏博得人緣。
(2) 博得人們的信任
秘書對於傳遁上司的訊息、指示、或普通職員的心聲，都應明確傳達，以完成疏通管道的任務。這些表現，久而久之就能取得公司機構裏裏外外、上上下下所有人的信任。
另外，關於秘書人際關系的技巧，可分對內對外兩方面，現分別列舉如下：
對內：
與上司的人際關系：
──熟悉上司的個性及家庭
──熟悉上司的交際圈
──勿拘泥於前任上司的處事習慣
對秘書同事間的人際關系：
──不該有優越感
──互相保持和諧的關系
──在業務上互相幫助
──多註意上司的業務內容與人際關系，以便增進溝通
對屬下的人際關系：
──多照顧屬下
──多伸出援助之手
──傳達屬下的心聲
對待客戶及業務相關的單位：
──誠實無欺
──努力維持長久的人際關系
──秘書受客戶私人繳請時，不論是否接受邀約，都應事前向上屬報告，以尊重上司。
4、 資質
秘書的資質，可決定秘書工作的品質。壹位主管，當然需要壹位開朗、負責、可靠的秘書。雖然資質意為“天生之才能”；但秘書的資質則要求對天生之才能再加以訓練。換句話說，秘書的資質，並非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要長時期的訓練與培養的。秘書需要不斷地反省自己，找出缺點，並予以更正，以臻完美。
秘書的資質可分下列十項，由T形圖來表示，分成左右兩邊各五項，左邊代表對事，右邊代表對人。此T形圖可列表如下：
秘書十大特質
A對事
準確性
好判斷力
工作效率
機智性
主動性 B對人
考慮周到
圓滑性
謹慎性
責任感
客觀性現依對事與對人兩方面，分別說明如下：
(1) 對事方面：
在研究這些資質特點之前，應知道這些資質特點皆需費時，非壹蹴可幾。新進秘書往往渴望自己的能力強、速度快，因而未花時間去註意準確性、認知事務輕重、內涵性及變通性。秘書對時間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項的資質，經常工作會終歸於無效率或產生尷尬的局面，增加主管之困擾。
對事方面的資質有五項：準確性；好判斷力；工作效率；機智性；主動性。現分別說明如下：
準確性
準確性在此五項中，排行最前，可見其重要性。秘書每天的工作，都可能會有錯。每打壹定，每寫壹字，都有可能錯。然而，有效率的秘書每天都做準確的工作。沒有準確性，秘書的工作毫無意義。事實上，不準確的工作比不做還糟，因它所帶來的麻煩，可能要花更多的時間去清理。
但要如何才能算是準確性呢？即是每件細節都很精確。這是需要時間、耐心與專心的。如果遵循下列四步驟，就能做出準確的工作：
—小心完成每件工作。
—小心核對每個細節
—小心改正所有錯誤
—小心檢查修正過的細節
在制作文件，如果需要列出價格時，秘書要小心地打字，小心地檢查價格是否正確，小心修正任何錯誤，然後在小心地核對修正過的價格。妳會懷疑，如果沒發現任何錯誤，而壹再檢查，是否很費時。不，絕不。如果檢查十次，還未發現任何錯誤，但在第十壹次才發現錯誤，所花的時間還是值得的。準確性，即是小心地檢查過，小心地改正過，小心地再檢查過的小心的工作。
好判斷力：
每位主管都要求秘書有好的判斷力。如果秘書總是道歉說：“對不起，這件事我未想到”，那麽，就必須培養此特質。幸運地，這是可以培養訓練的。這了要有好的判斷力，可遵循下列四個步驟：
第壹步驟：想想看妳正在做什麽
現在妳已能不必想而能夠記事、打字、讀、說、及聽。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是訓練好判斷力的絕對要素。
第二步驟：看看是否該采取行動。
如果能集中思考，便知是否該采取行動。例如，是否有錯要改、有問題要問、有業務待改進、或程序要變動等。如果自己能力辦不到，找主管去。不錯過任何采取行動的機會。
第三步驟：研析各種因素。
當妳需要采取行動時，研析壹切情況壹調查、綜合、分析-以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。
第四步驟：當機采取行動
依各種因素，衡量該采取的行動。然後，在適當的時機，采取必要的行動。以下舉個好判斷力的實例。
《情況壹》
主管交待秘書去寫壹封信。當秘書在寫信時對於時間問題沒有十分肯定。經過判斷後，再去請示主管，原來主管弄錯了。秘書的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得主管的贊許。
《情況二》
主管感冒在家。有位很重要的客戶打電話來。急著要與主管談壹筆生意。秘書判斷分析，覺得良機不可失，況且主管只是感冒而已。所以，秘書決定去電告知主管，但首先準備客戶的齊全資料，以備主管詢問。最後，主管稱贊秘書的好的判斷力。
工作效率：
工作效率即是在最短的時間內有條理、有系統地完成最大的任務。壹般辦公時間同樣為八小時，有些秘書能處理好很多件任務；有些秘書則處理不了壹件相同的任務。如果能力都相同的話，那差別就在於做事有無工作效率。
有效率的秘書在收集資料做報告時，會向各可靠的來源獲得資訊並取下列的步驟：
─把整個資料分成許多單元
─把每單元資料分別寫在紙條上
─把每單元依其來源來分類
─把紙條依系統排列
─把相關的單元歸類成檔
用此方法可以有系統地完成任務。有系統、有條理即是工作效率的先決條件。在辦公室裏的業務程序也是需要有條理、有系統。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。秘書則必須能篩選電話，並把每通電話的重點記在便條紙上，以便主管回來，即可壹目了然，這就是工作效率。
機智性
機智性來自“再升”（rise again）之意。對於壹個秘書，機智意即：在傳統因襲的方式進行不通時，轉向其他的資源或方法，以求解決。主管有時會指派難以完成的任務。秘書，甚至在心裏頹喪時，必須保持樂觀的態度。在遇困難時，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。
有位主管想找壹份資料，但在檔案裏，遍找不著。秘書由檔案裏得知資料來自當地的專業協會會長，就決定去找這位會長，但即發現電話簿沒登記。所以秘書打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號碼，再打給他的秘書，而獲得那份資料。其實秘書早就可以放棄了，但沒有。機智是設法找出不同的解決辦法，直到成功為止。
主動性
主動性即是能預見該做的事。沒有指使，便主動地去做。所有秘書工作皆需要主動性去完成：指定的工作、例行工作、流程業務、及創意的工作。
主動性可分為二種方式：
—為主管的方便。（服務性）
—為主管分憂解勞。（業務性）
第壹方式：
有位秘書把客戶來信給主管看時，通常把先前相關的通信資料附上，以利主管參考。主管可能沒時間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，並做出最佳之決定與指定。
第二方式：
秘書由報上得知主管之朋友被任命為某公司之董事長。秘書把報導剪下並附上自己先擬的祝賀函，壹起呈給主管。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他壹定會感激秘書的主動性的。2) 對人方面：
考慮周到：
秘書要能體諒、幫助、同情別人。考慮周到即是在為自己著想前，先考慮別人。如果壹個人不能考慮別人，便僅僅只會依本性來做，因為人總是先考慮到自己。所以，考慮周到的資質是需要訓練與培養的。努力、紀律現訓練將有助於修正思想模式。當秘書能自然表達出先考慮別人時，必能獲得真正的滿足。
以下的例子，顯示出如何恰當地表現考慮周到：
─如果認為主管可能會急需要妳的幫助時，就留在自己的位置上。（考慮周到）
─在主管處於山窮水盡時，提供他有效的策略；當他感頭疼時，幫他倒壹杯涼水。（同情心）
─主管不在辦公室時，才打私人電話。（以主管方便為主）
總而言之，壹位考慮周到的人，先考慮別人。
圓滑性
圓滑性使秘書建立並維持和諧的工作關系。使用考慮周到的詞句及體貼的舉止，秘書可使人不感窘困與難過。相同地，其他人也會喜歡她（他），因為她（他）的圓滑性。
由下列的原則，可以練習圓滑性的技巧：
小心選用字：
—不妥：妳什麽時候可完成那工作？（語氣強）
佳：妳在中午前可完成那工作嗎？（委婉）
—不妥：現在幫我打字。（命令式）
佳：妳介意現在幫我打字嗎？（客氣）
—不妥：妳明天要來上班。（命令式）
佳：妳明天打算來上班嗎？（尊重對方）
圓滑性就是承擔責罵：
秘書在打好信後，發現有個錯誤，是主管的疏忽所致。秘書馬上承擔是自己的錯，並立即修正。很微妙地，秘書的承擔錯誤及承受責罵，使得此錯誤的情況，很完滿的解決了。
圓滑性就是避免批評：
少說“我早就告訴妳！”也不要說“我知道我是對的！”就是妳很肯定，也不要說這些話，以免傷了對方的自尊心。當主管有錯時，避免批評，才能維持良好的人際關系。
圓滑性就是裝聾作啞：
聽到有人批評，或聽到主管與他太太談到私人的事情時，壹位圓滑的秘書就必裝聾作啞，才能保持鎮定，不受幹擾，正常處理業務。
謹慎性：
對於有經驗的秘書，謹慎性意味著把公司裏所有業務保密。對於初任的秘書，謹慎性則意味著只把機密性的業務保密。壹般秘書都通曉公司業務，但有經驗的秘書，知道這壹切都是公司的機密。公司主管也是希望秘書能謹慎地保密，不希望秘書談論他的工作或他的私生活。謹慎性即是謹守業務機密，少談論他人之私務。
責任感：
主管通常把責任感列為秘書條件之首。有責任感的秘書是非常敬業的。忠於職守，做事有條有理，有始有終。把主管所賦予的任務，當作壹種挑戰，全力以赴鳳求完滿達成。責任感亦是壹種使命感，壹種使命去承擔完滿達成主管所托付的任務。
由秘書的業務來探討，秘書的責任感可歸納為四方面：
─努力達成主管上司交待的任務。
─盡力去執行秘書的例行業務。
─努力去完成主管上司未交待但必須做的任務。
─發揮協調的功能並以本身工作態度作為其他職員之表率壹不遲到、不早退、坦誠待人、盡忠職守。
客觀性：
客觀性是以超然的、無私的態度，來看整體性的情況後，才做出反應。並即，置身事外，以理智而不帶感情、不帶私心的態度來分析壹件事。秘書是需要有客觀性的。有時候，工作受到批評，文件要重打；或建議被拒絕了。秘書可能會顯出沮喪、失望與泄氣。然而，主管即希望秘書能退壹步，以全盤、客觀的方式來看此事。想壹想，主管為了避免再度犯錯，才做批評。這是個良性的建議。文件必須重打，則是因主管做了很多變更，已改得面目全非了。另外，秘書的建議雖然有很多優點，但因牽涉高成本，所以暫被拒絕了。爾後，秘書對於提出計劃或建議，反而更有成本概念了。
客觀性可使秘書在采取任何反應前，心平氣和的研析情境。
5、 健康
秘書的業務包羅萬象。公司機構的裏外上下業務，都需要照顧。可見其責任之重大，任務之深遠。因此，秘書人才必須要有健康的身體。有健康的身體，才能有健全的身心，開朗的心胸，樂觀活潑的個性，以面對任何困難，化解任何困局，創造嶄新的情勢，以利公司機構業務之騰遠發展。
健康是事業之基本，沒有健康的身體，萬念俱灰。秘書的工作性質是機敏的、又勞心勞力的工作，除了技能的工作需要勞心勞外，還經常要有良好的體力應付壹切日常活動性的工作，因此若是沒有良好的健康作基礎，壹切工作便無法積極而主動的展開，更不要談到秘書的責任感和工作意識了。由此，可見健康對於秘書工作的重要了。