因此，也有可能是踏入管理階層的第壹步。
文秘
行政文員：
行政文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有壹定的要求。那麽，行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢？
他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化設備。
同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。
文員：
辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發）工作職責：
1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13 社會保險的投保、申領。
14 統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.
秘書：
秘書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
1998年5月，國家勞動部（現勞動和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業技能標準》壹書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，並為領導決策及實施服務的人員。
目前我國秘書從業人員約達2300萬人。
我國外資企業秘書分三類：
初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主；
中等秘書（壹般性秘書）——用英文寫壹般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。
高級秘書（經理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，有應急處理能力。
秘書
壹、國外的定義
1．西方發達國家的定義。國際職業秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）
是以歐美等發達國家為主的跨國秘書組織，它給秘書所下的定義是："具有熟練的辦公室工作能力，不需上級
敦促即能主動負責、積極進取、幹練果斷、能在授權範圍作正確決定的經理助手。
2．原蘇聯的定義。認為："秘書是壹項普通的職業，其職能主要為機關提供稱作秘書的輔助性、事務性和
信息性的服務。"這主要指機關秘書，因為私人秘書不是主體，它強調的是全面輔助領導與為領導服務的秘書
職能。這個定義較接近我國的情況。
3．日本的定義。日本學者認為秘書是"幫助與處理各種事務的工作人員"；還有通俗的說法："秘書是全能
運動員"。這突出表明了秘書的工作範圍是隨著領導人的工作範圍而變化的，"賦予性"強，是很難明確界定的
，同時也強調了秘書為領導人服務的"直接性"。日本社會具有東西交融的特點，它對秘書必須絕對忠於領導的
要求特別強烈。
以上國外定義的***性：（1）秘書是壹種社會職業，而不僅是壹種官職名稱；（2）秘書主要是為領導服務
的人員。不管要求與權限有何不同，前壹點與我國的現狀是有差異的，在我國秘書主要地還是壹種職務名稱，
而沒有完全社會職業化；後壹點則是古今中外秘書的***性，即壹切秘書都是為其領導人服務的助手，沒有領導
就沒有秘書，正是領導人的需求，導致了秘書工作的產生與秘書的誕生。
二、我國對秘書定義的各種說法
我國自80年代以來，對秘書的定義進行了探討，並有所進展，各家界說多種多樣：
1．1979年《辭海》秘書詞條寫道：秘書是"職務的名稱之壹，是領導的助手。秘書工作是壹項機要性的工
作，它的任務是收發文件、辦理文書、檔案和領導交辦的事項，各機關和企業、事業單位，壹般均設有秘書工
作部門或秘書工作人員。"
2．1982年毛含德教授在《秘書學概論》（內部版）中說："秘書是壹種職務的名稱……是在國家政權單位
、事業和企業單位中，協助領導綜合情況，研究方針政策，密切各方面的關系，辦理文書、檔案、人民群眾來
信及其他日常行政事務的人員，也是壹種職稱。" 提出了研究政策問題是正確的，但"職稱"只是壹種設想。
3．1983年張金安、常崇宜在《秘書學概論》中認為："秘書是壹種職務、也應當是壹種職稱"，"是領導的
耳目、助手和參謀。" 當時"信息"壹詞尚未流行，"耳目"實際上指這個意思；另外這是第壹次明確提出了"參
謀"問題。但"職稱"之說是不確的。
4．1986年張家儀在《秘書》雜誌上撰文認為："秘書是身處領導機構或附著個人，撰制掌管文書，輔助決
策，並處理日常事務的服務人員。"並認為"秘書從事的工作也就是秘書職業，秘書職業也就是服務性的，所以
秘書決不是壹種職務而是壹種職業。"
上述秘書的"近身"特點（即"身處領導機構"）是1985年底李欣在武漢提出的；輔助性是上海樓宇生強調的
秘書的本質屬性；社會職業化是常崇宜1983年在《秘書學概論》中提出的。張家儀概括較好，反映了秘書學研
究的深度。但"附著個人"的提法不準確，講"秘書決不是壹種職務"也嫌絕對化。
5．1987年常崇宜在《現代秘書工作》壹書中認為，"秘書是壹種職務名稱，也是壹種社會職業。是領導機
關首腦或特定領導人員的助手。各種秘書的具體助手作用各不相同，但都是通過輔助領導，直接為領導服務去
體現為人民服務、為社會主義服務的。"
這是試圖對公務與私人秘書、各行業、層次、工種秘書作出的廣義定義，其中的"特定領導人員"包括了私
人秘書的領導者，正由於是廣義，文字概括不精練。
6．1987年劉祖遂、王守福在《通用秘書學》中認為："秘書是社會職務的名稱之壹，是為領導中樞和領導
者提供綜合性、輔助性服務的公務人員。" 這裏明確指出"公務人員"，是壹種狹義的定義。
7．1989年董繼超在《公務秘書學》中認為；"所謂秘書，就是掌管文書並直接輔助上司全面處理事務的人
員。" 這裏用了"所謂"二字，並沿用了論述秘書活動方式的辦法，以及強調了"事務"而未提"參謀"，反映了定
義的難度。
此外，筆者所見到的我國秘書界著名學者李欣、王千弓、翁世榮等在他們的論著中，都沒有直接探討定義
問題。1990年袁維園主編的《秘書學》也只講到秘書"是廣泛的社會職業之壹"，是"壹種行政職務"。
歸納起來，各家說法中涉及的有四個問題：（l）我國秘書是壹種職務名稱，還是壹種社會職業，或者二
者兼有？（2）我國秘書的主要職能作用是助手，還是參謀，或者二者兼有，又如何準確表達？（3）對秘書下
定義時應主指狹義的辦公廳室中的秘書，還是應包括廣義的如研究室、信訪局、保密局、檔案局等與辦公廳室
獨立平行的機構、甚至業務科室中從事秘書工作的人員？（4）私人秘書的情況很不相同，但數量正在擴大，
要不要包括進去？
三、初步的結論
l．廣義秘書的概念；"秘書是領導人的事務與信息助手。"這裏的廣義，包括了公務秘書、私人秘書，又
包括了各行業、層次、工種；領導人既含單數，又含復數--領導集體；因此只能是簡明、抽象的概括。
2．狹義秘書的概念。"秘書是壹種職務名稱，正在成為壹種社會職業，指處於領導近身，直接為領導從事
事務性、信息性的輔助服務的工作助手。"這裏著重排除了私人秘書。
廣義與狹義內涵相通，又有差異。主要強調了秘書是領導近身的直接助手，是直接為領導服務的人員這壹
含義。這個"助手"包括了智力性的助手在內，從而也反映了現階段我國要求秘書部門發揮"參謀作用"的現實。