首先是明確法理。就是運用法理學對案件的性質、情節、處罰進行透徹的分析和說明。在查明事實的基礎上，對當事人的陳述和申辯，應當寫明是否采納的理由。結合相關法律、法規或者規章的具體規定，客觀分析當事人的違法性質，適用法律、法規或者規章的具體規定，說明當事人的行為具體違反了法律的哪些禁止性和強制性規定，構成哪些行為；詳細列舉與禁止性和強制性條款相對應的處罰條款。
第二是講得通。即對案件的分析判斷要符合主體的客觀背景、案件發生的原因以及社會條件和民意，從而使處罰決定合理。在客觀評價當事人從事違法行為的主觀故意、手段和社會後果的基礎上，對從輕或從輕、從重或從重、非行政處罰的情形、理由和法律依據作出必要的說明，使自由裁量權的行使合法合理。
三是說清楚文理。每壹個行政處罰決定都是論證違法行為的議論文。要求壹定要思路清晰，論據充分，論證嚴謹，邏輯嚴謹，推理透徹。寫作壹定要用詞準確，文理通順，細節恰當。通過說理，把整個案件的處罰程序講清楚，讓當事人知法、知事實、講道理，化解矛盾、排除障礙，提高執法滿意度，促進和諧執法，努力減少行政糾紛。