2011年9月18日19:30分，在董事長辦公室召開了董事長辦公例會。會議由公司董事長XXX主持，公司中層管理人員XX、xxx參加了會議。董事長公司近期中心工作提出了要求和部署。
會議指出，當務之急就是煉鋼廠房加長立柱基礎工程（XX施工工程），由XX落實跟進。
會議安排了，XX明天就公司現有鋼材的用途、用量統計出來；18#螺紋鋼咨詢XX是否用得上，用不上就用在XX施工工程上；催促汪連喬、XX把工程所需鋼材計算出來，統計上報並監督汪連喬（煙道拱頂）；中頻爐就位後，XX打現澆板。
XX負責統計水塔、中頻爐前上料所需鋼材；中頻爐、連鑄機（M型）旋轉接頭的聯絡。
XX負債小車配件及物資采購。
會議強調，修改合同、圖紙、獎懲等必須有當事人簽字的書面材料核實、確定。口說無憑，口頭承諾的，三天之內補文字材料，超過三天之後，不作數。
會議還安排了郭剛把所有設備所需的油料，並與徐工對接把軋鋼車間運轉時所需工具、備品備件統計上報；催促XX把廠房柱子壹壹對應編號，並把拆下來的9米跨梁焊接好。
XX負債對物資進行統計，核實，計價；發送相關電子郵件，急件發信息並打電話（XX不在，由當事人負責）。
會議決定了XX負責現場監督管理，施工日誌的編寫與上報（壹天不寫罰款10元/天）；XX負責采購；XX負責綜合事務管理，現金流量的記錄與上報（當天發生現金變動不報罰款10元/次）。
會議還決定了工人宿舍六人壹間，中層幹部兩人壹間，布置兩間招待室。