出口退稅單證備案需要填寫《出口貨物備案單證目錄》表。此外國家稅務總局要求備案的單證還有合同、出口貨物明細表、提單、裝貨單(即下貨紙)。同時地方稅務局還要求將報關單也復印壹份進行備案,壹並裝訂到備案單證中。
壹般程序：
1、有關證件的送驗及登記表的領取
企業在取得有關部門批準其經營出口產品業務的文件和工商行政管理部門核發的工商登記證明後，應於30日內辦理出口企業退稅登記
2、退稅登記的申報和受理
企業領到"出口企業退稅登記表"後，即按登記表及有關要求填寫，加蓋企業公章和有關人員印章後，連同出口產品經營權批準文件、工商登記證明等證明資料壹起報送稅務機關，稅務機關經審核無誤後，即受理登記。
3、填發出口退稅登記證
稅務機關接到企業的正式申請，經審核無誤並按規定的程序批準後，核發給企業"出口退稅登記";
4、出口退稅登記的變更或註銷
當企業經營狀況發生變化或某些退稅政策發生變動時，應根據實際需要變更或註銷退稅登記。
擴展資料：
出口退稅條件
（1）必須是增值稅、消費稅征收範圍內的貨物。增值稅、消費稅的征收範圍，包括除直接向農業生產者收購的免稅農產品以外的所有增值稅應稅貨物，以及煙、酒、化妝品等11類列舉征收消費稅的消費品。
之所以必須具備這壹條件，是因為出口貨物退（免）稅只能對已經征收過增值稅、消費稅的貨物退還或免征其已納稅額和應納稅額。未征收增值稅、消費稅的貨物（包括國家規定免稅的貨物）不能退稅，以充分體現"未征不退"的原則。
（2）必須是報關離境出口的貨物。所謂出口，即輸出關口，它包括自營出口和委托代理出口兩種形式。區別貨物是否報關離境出口，是確定貨物是否屬於退（免）稅範圍的主要標準之壹。
凡在國內銷售、不報關離境的貨物，除另有規定者外，不論出口企業是以外匯還是以人民幣結算，也不論出口企業在財務上如何處理，均不得視為出口貨物予以退稅。
對在境內銷售收取外匯的貨物，如賓館、飯店等收取外匯的貨物等等，因其不符合離境出口條件，均不能給予退（免）稅。
（3）必須是在財務上作出口銷售處理的貨物。出口貨物只有在財務上作出口銷售處理後，才能辦理退（免）稅。也就是說，出口退（免）稅的規定只適用於貿易性的出口貨物。
而對非貿易性的出口貨物，如捐贈的禮品、在國內個人購買並自帶出境的貨物（另有規定者除外）、樣品、展品、郵寄品等等，因其壹般在財務上不作銷售處理，故按照現行規定不能退（免）稅。
（4）必須是已收匯並經核銷的貨物。按照現行規定，出口企業申請辦理退（免）稅的出口貨物，必須是已收外匯並經外匯管理部門核銷的貨物。
國家規定外貿企業出口的貨物必須要同時具備以上4個條件。生產企業（包括有進出口經營權的生產企業、委托外貿企業代理出口的生產企業、外商投資企業，下同）申請辦理出口貨物退（免）稅時必須增加壹個條件，即申請退（免）稅的貨物必須是生產企業的自產貨物或視同自產貨物才能辦理退（免）稅。
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