1.報銷時，將電子發票輸入帶有發票號的電子表格。Excel有去重功能。壹旦有重復，會提醒您避免發票重復。
2.我們也可以用發票的名稱來命名電子發票的文檔。當我們收到電子發票時，我們將電子文檔保存在壹個文件夾中，並按月保存。保存時，我們記錄發票號並保存該文件的名稱。
電子發票是信息時代的產物。和普通發票壹樣，以稅務局統壹開具的形式發放給商家。發票號碼以全國統壹編碼和統壹防偽技術發放給商戶。電子發票附有電子稅務局的簽名機制。
電子發票的優勢。開具電子發票會大大節約發票成本和發票印制成本，而且還不包括發票管理的間接成本。而且電子發票系統可以與企業內部的ERP、CRM、SCS等系統結合，發票數據完全電子化、集中化，有助於企業自身的賬務處理，可以及時為企業經營者提供決策支持。
電子發票的弊端及其推廣實施，將對網購市場壹直依賴的價格優勢帶來嚴峻考驗。很多商家會把電子發票的成本強加給消費者，最終導致產品價格更高。
法律依據:《中華人民共和國發票管理辦法》第三十五條違反本辦法規定，有下列情形之壹的，由稅務機關責令改正，可以並處654.38+0萬元罰款；非法所得應予沒收:
(壹)應當開具發票而未開具，或者未按照規定的期限、順序、欄目壹次性開具發票，或者未加蓋專用發票印章的；
(二)使用稅控裝置開具發票，未按期向主管稅務機關報送發票數據的；
(三)使用非稅控電子設備開具發票，未將非稅控電子設備使用的軟件程序描述數據報主管稅務機關備案，或者未按照規定保存並報送發票數據的；
(四)發票的使用情況；
(五)擴大發票的使用範圍；
(六)用其他憑證代替發票；
(7)跨規定區域開具發票；
(八)未按照規定繳銷發票的；
(九)未按照規定存放和保管發票的。