由指定的人員將公文文件轉成標準的版式文件，並將這個文件發送到指定的蓋章人處蓋章、加密，蓋好公章後的文件可以進行瀏覽，在確認蓋章無誤後通過分發設置選取接收單位發送，接收單位可以是單個也可以是多個或群組。</SPAN></p>1.5.1.1 版式文件制作
公文簽發之後，用戶可以在相關的環節通過書生版式轉換工具（SEP Writer）完成版式文件生成。轉成的版式文件在保證遠程傳版的同時可以進行蓋章形成正式公文文件。
1.5.1.2 公文發送登記
用戶將排好版的文件登記入電子公文傳輸交換系統，並記錄公文要素信息。主要完成相關公文要素的錄入，並把待蓋章的SEP文件上傳到服務器。
1.5.1.3 蓋章加密
對有蓋章權限的人，可以在安裝加密設備的機器上，完成對版式文件的蓋章加密。此後正式公文已經形成，並全程受加密設備安全保護，在公文瀏覽時公章已經做了顯示虛化處理，但打印出來是清晰的樣式。
1.5.1.4 文件發送
如果蓋章加密成功，根據具體公文選擇收文單位，並可設定每壹個收文單位的可打印份數進行發送。
1.5.1.5 回執管理
系統能對已經發送的公文文件進行跟蹤，通過回執管理，文件發送人可以很好地掌握文件的處理狀態。如對方是否收到公文，是否已經簽收處理。並且可方便的統計出接收單位的簽收情況。
1.5.2 公文接收
具有收文權限的用戶進入電子公章系統進行文件的接收，在接收後首先對收文的文件要素信息和文件正文等內容進行瀏覽確認，確認內容無誤後進行簽收，簽收後才可以進行打印還原成紙質公文的處理。如果業務需要可以根據規定將文件進行脫密或做轉發處理。另外系統具有來文提示功能，方便用戶第壹時間處理公文文件。
1.5.2.1 公文的接收
公文的接收是系統自動完成的，壹旦收到新的來文，系統會自動給出來文提示。
1.5.2.2 文件簽收
收文方對於接收到的文件，可以進行簽收或者退文處理，簽收後系統將自動發送回執信息給發送方以便於文件跟蹤。對於不符合要求的來文，可以進行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
1.5.2.3 文件的處理
用戶簽收完畢後就可以對文件進行處理了，其中可打印的份數由發送方的限定，另外無論用戶對公文做任何操作公文都壹直處於加密狀態。最後為了將數據在自己的辦公自動化系統中再利用，需要對公文進行脫密處理。
1.5.3 查詢統計
通過應用支撐平臺及書生核心技術相結合實現文件檢索查詢功能，方便用戶對文件的跟蹤、查找和管理。
統計功能可以按照業務需求生成多種報表形式。
1.5.4 電子公章管理
基於書生公司獨特的電子印章技術和安全處理技術，實現在書生Sep版式文件上進行電子蓋章。蓋章完成後，電子印章具有不可分割、模糊顯示、安全、紙質打印後全真顯示等特性，充分保證印章使用單位的權威性和電子文件的規範性。電子印章必須以實物公章為模板，印章圖像來源是通過掃描實物印章的印模得到，確保電子印章與實物印章在圖像特征上完全壹致。 采用硬件加密方式生成電子印章。 電子印章制作時可以指定電子印章的使用範圍（綁定加密卡），進壹步提高電子印章的在使用過程中的安全性。 電子印章存放在可移動介質上（推薦使用U盤）。 電子印章制作時需指定印章的名稱、經辦人、批準人等印章要素。 印章管理員可以根據實際業務需要，通過電子印章制作工具制作多個印章。 1.5.5 全文檢索
書生SEP版式文件支持全文檢索，與主流的全文檢索引擎（也可以是用戶自有的全文檢索引擎）結合，可以實現對SEP海量文檔信息的高速準確檢索。檢索結果可在SEP文件中高亮顯示。
1.5.6 系統日誌管理
系統日誌用來記錄系統運行的相關信息，用以監視系統運行狀況。當系統發生問題時，它可以幫助客戶的計算機管理員迅速判斷系統故障所在；用戶日誌用來記錄用戶對系統所有的操作，可以通過用戶日誌管理來對用戶在此系統中所有的行為進行監控；用章日誌用來記錄所有對印章的操作記錄，以便日後進行查詢統計。
1.5.7 系統管理維護
系統管理包括了整個電子公文傳輸系統的管理功能，是壹個輔助管理工具，目的是幫助電子公文傳輸系統的正常運行。系統管理功能包括了用戶管理、角色管理、權限管理、系統參數管理等。該模塊完成了大量的參數配置，采用這些配置內容可降低程序的維護工作，加強系統程序的可移植性和可復用性，也方便實施人員或者用戶的實施和維護