在開票軟件中，進入發票管理界面，點擊紅字發票信息表/紅字增值稅專用發票信息表，如圖:
(1)當彈出紅字發票信息表信息選擇界面時，我們應根據實際情況選擇申請買方或賣方，如下圖所示:
買家的申請分為兩種情況。
1已被扣除
只要選擇發票類型，就不需要填寫對應的藍色發票代碼和發票號。點擊確定，進入填寫界面。
2未扣除
根據實際情況選擇對應的具體不扣原因後，選擇發票類型，填寫對應的藍色發票代碼和編號，點擊確定，進入填寫界面，如圖。
賣方申請
賣方應申請開具紅字增值稅專用發票，根據實際情況選擇發票類型，並填寫相應的藍色發票代碼和號碼。
如果系統中有相應的藍色發票，則會彈出相應的發票界面。核對信息後，進入信息表填寫界面，如下圖所示:
註意事項:
1信息表中的商品數量和金額必須為負數。
2買家申請時，要根據實際情況選擇賣家是否為漢字防偽企業；
賣家申請時，系統自動識別賣家是否為漢字防偽企業。
對於非中文防偽企業，信息表中商品行數最多可為8行；對於中國防偽企業來說，信息表中商品行的最大數量可以是7。
3在打開紅字發票信息表界面，商品信息可以直接手工輸入，也可以從商品編碼庫中選擇。
4、有折扣的藍字發票開具相應的信息表時，如果數據庫中有相應的藍字發票信息，系統會自動將折扣分配反映到相應的商品行上。
查詢和導出紅字專用發票信息表
1.點擊"發票管理/紅字發票信息表"菜單列，如圖所示。
2.點擊"紅字增值稅專用發票信息表查詢導出"菜單，如圖所示。
我們可以通過這個界面查看詳細信息，修改和刪除信息表。
但是我們應該註意:
1修改已開具的信息表時，修改的總金額不能大於發票庫中對應正發票的總金額；否則會提示“信息表填寫的金額超過對應的正發票”，修改無法成功。
對計費系統中已發布信息表的修改或刪除沒有時間限制，但企業應根據實際情況進行所需操作。
3.導出的信息表如下。
將導出的xml文件格式的信息表直接通過開票軟件上傳到稅務端，如圖。
當信息表描述為已審核時，可以用來開具紅字發票。
紅字增值稅專用電子發票的規定和流程
既然我國已經開始推廣電子發票，那麽電子發票的紅字發票應該如何操作？
實行增值稅電子專用發票的新設立納稅人開具增值稅專用發票(以下簡稱“電子專用發票”)後，銷售退貨、開票錯誤、暫停應稅服務、銷售折扣等情況發生，需要開具紅字電子專用發票的，按照以下規定執行:
1.買方已使用電子特價機票申報扣除。
(1)買方在增值稅發票管理系統(以下簡稱發票管理系統)填寫並上傳開具紅字增值稅專用發票信息表(以下簡稱信息表)，填寫信息表時不填寫對應的藍色電子專用票信息。
(2)買方未使用電子專用票抵扣的，賣方應在發票管理系統中填寫並上傳信息表，填寫信息表時填寫相應的藍色電子專用票信息。
2.稅務機關通過網絡接收納稅人上傳的信息表。系統自動核對後，生成帶有紅字發票信息表編號的信息表，並將信息同步到納稅人端系統。
3.賣方應根據稅務機關審核的信息表開具紅字電子專用票，並在發票管理系統中以負輸出方式開具。紅字電子專用票應與信息表壹壹對應。
4.買方已使用電子專用票申報抵扣的，暫按信息表所列增值稅金額從當期進項稅額中轉出，取得賣方開具的紅字電子專用票後，與信息表壹同作為記賬憑證使用。
電子稅務局申請作廢開具發票或申請開具紅字發票。
納稅人在稅務機關代開發票，如銷售退貨或銷售折扣等。，需要作廢代開發票，可以登錄省電子稅務局，選擇“我要納稅”，進入“作廢代開發票”，提交作廢代開發票申請。
1.納稅人如需代開紅字發票，可登錄本省電子稅務局，選擇“我要辦稅”，輸入“增值稅專用發票”或“增值稅普通發票”，申請代開紅字發票。
2.納稅人可在電子稅務局“辦稅進度及結果信息查詢”功能中查詢上述兩項業務的進度及結果，並按要求將紙質發票退回稅務機關。