公文立卷歸檔的步驟分準備、立卷、歸檔三個階段。
(1)準備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設置的壹種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設置有按問題分類、按機關內部組織機構分類兩種方法。在設立了類目之後，就要設立條款並進行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內容。編制歸卷類目應註意類目的設置要適當、靈活，要根據本機關的文件多少來設置類目，既不能太粗，又不能太細。案卷類目的名稱和概念要清楚準確，不能籠統、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復。類的設置標準要前後壹致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應考慮到文件的保管價值，要準確地註明每個條款裏文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎，公文立卷人員要註意平時對文件的收集，將本機關需要立卷的文件材料及時集中到壹起，以免散失。本機關的發文要有專人負責將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。
第三，鑒別與歸卷。在對文件進行了收集之後，就要及時進行整理、鑒別和歸卷，並進行分類。不同保管期限的文件，要按本機關保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。
（2）立卷。
首先，檢查與調整卷內文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔範圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯系，與歸卷類目是否吻合，運用特征是否準確；卷內文件的保存價值是否壹致；卷內文件數量是否過多或過少。
其次，排列卷內文件順序。卷內文件壹般按照時間、問題、作者、地區、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關順序排列。排列時要註意按問題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁碼。排列案卷順序之後，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時要對文件進行修補，凡在裝訂線左側有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯數字編寫張號，張號應編在文件材料的右上角，壹張只編壹個號，背面不編。
第四，填寫卷內文件目錄及備考表。每個案卷都應填寫卷內文件目錄，用來介紹本卷內文件的內容，便於文件檢索查閱。卷內文件目錄包括順序號、文件作者、文件標題、文號、文件日期、所在張號、備註。案卷的備考表是案卷的最後壹頁，主要用來記述卷內文件的實有張數、立卷日期、立卷人姓名，並留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關情況、卷內文件的變動情況。
第五，擬寫案卷標題。案卷的標題是對案卷內文件名稱的概括，其作用在於準確地揭示案卷的內容，為卷內文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標題應簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴肅性、結構上的完整性、文字上的準確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮並進行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便於編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應填寫的項目壹般包括；機關名稱、機關內部組織機構名稱、案卷名、機密等級、卷內文件的起止日期、文件頁數、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便於對案卷的保護，要對案卷進行裝訂或裝盒，在對卷內文件進行檢查後，用白線將案卷封皮和卷內文件訂在壹起。
第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經過分類、排列，再進行編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標題、卷內文件的起止日期、卷內文件份數和張數、保管期限、備註等。
（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把壹年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關檔案的完整，便於查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質量要經過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復；是否遵循文書立卷的原則進行立卷；文件和電報是否保持內容聯系，合並整理，統壹立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數量和移交目錄也應檢查驗收。歸檔工作壹般應在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉化為檔案
二,文檔的歸位步驟
（壹）區分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）
按照歸檔範圍和不歸檔範圍的規定，把不歸檔的、留存在本機關團體供工作參考的檔案盒（案卷）與應歸檔的檔案盒（案卷）區別開來，把應歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。
（二）編制移交目錄
編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復印成壹式三份，移交部門壹分，接收部門壹份，以便雙方核對、檢查。另壹份留存在檔案盒或案卷內。
在移交目錄後還應附有《移交備考表》，內容包括：檔案盒（案卷）總數、移交人、接收人、交接時間等項目。
（三）查驗收歸檔檔案盒（案卷）
移交時，檔案管理部門要對檔案盒（案卷）進行嚴格檢查。檢查包括兩主面的內容：
1、檢查檔案盒（案卷）質量。
即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內文件的特征，盒（卷）內文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。
2、檢查檔案盒（案卷）內文件的數量。
即檢查檔案盒內或案卷內文件的總數是否與移交目錄相符；盒內文件件數或卷內文件頁數是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數目相符。
為避免返工、浪費時間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內文件的數量和質量的工作應盡量提前到編制歸檔文件件號或案卷目錄前進行。這就要求檔案部門加強對歸檔文件整理、立卷工作全過程的指導、監督，盡早派人到文書部門和業務部門檢查、監督文件整理、立卷工作，及時發現、指出和糾正問題。這壹步工作做得越好，在移交檢查時出現返工的概率就越小，工作效率就越高。
四）辦理移交手續
歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續。具體移交時，交接雙方各拿壹份移交目錄，按照目錄的內容清點歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤後，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：壹份文書部門或業務部門留存備查；兩份存檔案部門。對於文件數量少的機關團體，可由檔案部門統壹編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時，由檔案部門開據移交憑據，各部門可不必再單獨編制移交目錄。對於文件工作和檔案工作“壹肩挑”的機關團體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環節，歸檔工作在平時都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續。但在文書（檔案）人員發生變動時，必須依上述程序辦理移交手續。