1 在會計檔案的存放管理上，做到會計檔案專庫、專人管理
會計檔案不與其他門類檔案混放在壹個庫房中，會計檔案用會計專櫃存放，定制會計崗以專人來管理會計檔案，其他人不得隨意進入會計檔案庫房。查閱會計檔案時安排在專用的閱覽室，並由會計檔案管理人員監護，查閱人不得翻閱與查檔無關的其他內容。
2 前端控制——檔案利用的審批印簽備案制度
2.1 在油田所屬各單位實行會計檔案利用的審批印簽備案制度。各單位根據油田《檔案借閱制度》的要求，同所在區域檔案室協商確定實行利用審批制度的檔案門類、審批部門和審批負責人(參見檔案利用審批印簽備案表)，然後，交到檔案室備案。壹般每類檔案的審批負責人應確定2人，以便第壹審批負責人出差不能履行審批責任時，不影響正常的借閱審批。附表“利用審批負責人簽名”壹欄，應由利用審批負責人本人親筆簽名，不能使用個人印章代替。
2.2 油田外部單位人員借閱會計檔案審批備案制度。為了加強油田會計檔案的借閱管理，保護商業秘密，維護油田的合法權益，現將油田外部單位(人員)查閱油田會計檔案的審批、簽字備案規定如下：
2.2.1 油田外部紀委、檢察院等單位(人員)查閱油田會計檔案，由局紀委監察處審批備案並通告局法律事務處，同時，通告局財務資產處或分公司財務資產部。
2.2.2 工商、稅務等部門及油田外部財務部門查閱油田會計檔案，分別由局財務資產處或分公司財務資產部審批備案，並通告局法律事務處。
2.2.3 地方法院、公安等單位及律師查閱油田會計檔案時，由局法律事務處審批備案，並通告局紀委監察處，同時，通告局財務資產處或分公司財務資產部。
3 嚴把會計檔案借閱關
3.1 會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員審核批準。借閱檔案必須持有所在單位介紹信，介紹信要註明借閱人姓名、用途、利用範圍、是否復制及借出時間等。檔案借閱歸口審批單位可在原介紹信上簽署意見並蓋章，也可換介紹信。經過審批簽字後方可到檔案室進行借閱或者復制，並做好登記。
3.2 借閱人憑審批權限規定的介紹信借閱會計檔案資料，檔案工作人員要嚴格審查介紹信內容，不得任意擴大借閱範圍。借閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封等，要保證檔案資料的清潔、完整。查閱人需復印時，由檔案管理員陪同復印。對需要出具檔案證明的，要認真核對摘抄或復制內容。
3.3 嚴把入庫前檢查關。歸還會計檔案資料時，檔案管理人員要逐件、逐頁清點，檢查無誤後，在借閱登記本上註銷並簽名。
4 建立健全會計檔案保密制度
建立《會計檔案工作人員職責》、《會計檔案保密制度》和《會計檔案查閱制度》，使會計檔案管理工作有章可循。會計檔案利用保密制度要細化，應具有可操作性，能指導會計檔案管理人員的具體工作。
5 加強會計檔案管理人員的職業道德建設
壹要加強政治學習，提高對檔案工作職業道德重要性的認識；二要多渠道開展職業道德規範教育，增強檔案人員的使命感；三要完善監督機制，增強檔案工作者的使命感；四是完善《檔案法》，建立懲治違法行為的約束機制；五是強化輿論監管。
（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2012-02-10）