按性質可分為公函和非正式函兩種。公函用於政府機關和單位的公務活動；備忘錄用於日常工作。備忘錄不屬於公文，對公文格式沒有要求。妳甚至可以省去標題和文號，只需在尾部寫上機構名稱、撰寫時間和公章即可。
根據發送文件的目的，信件可以分為兩種:發送信件和回復信件。發函是主動提出業務事項而發出的信函。回復就是回復對方發來的信。
信函格式
信的開頭包括標題、號碼和收信人。標題可以由發送單位、原因、語言組成。正文是信的主要部分，要看不同的用途來決定寫法。寫清楚談判的原因，問的問題，要求的項目，告知的信息等。才能得到對方的支持、理解或者回答。回復時，對所提問題和所要求的事項要給予明確的回答，不能含糊其詞、模棱兩可、不著邊際。
信的結尾包括結論、簽名和日期。結束語如下:“我很重要”“我希望”“我覺得對不起妳”“我在這裏回復”“我在這裏回復”。不用寫結論，正文就完了。