1.先寫地址。這壹點非常重要。該地址代表誰應該向誰解釋這種情況？在稱呼的下方寫上“妳好”，以示對對方的尊重。
2.直奔主題，不要拖拖拉拉，把自己的情況說清楚，最好有時間或者關鍵人物。
3.之後對第二段文字進行總結，把事情發生後的影響和後果，以及妳想表達的思想感情，比如請假或者犯錯請求從輕處罰等寫清楚。讓讀者跟著自己的思路走，就不會對自己在說什麽、想解釋什麽感到困惑。
4.寫下“我特此說明”等類似的話。
5.正文寫完後，空兩行，寫下自己的簽名。壹定要寫清楚，壹定要註明時間，這樣到時候可以更好的核對。
註意事項:
1，情況描述是嚴肅的風格，表達的態度需要嚴肅正確。
2.該解釋具有壹定的法律效力。
3、言簡意賅，不需要啰嗦，準確清晰地表達情況。