1，機密文件管理規定如下:
(1)根據實際工作需要，指定壹名保密專員負責保密文件和資料的日常管理；
(2)建立保密文件專用信息系統，與非保密文件分開登記管理；
(3)文件管理員收到保密文件後，應在專用登記簿上登記。登記後，由投遞局負責人確定流轉範圍；
(4)文件管理人員應嚴格按照確定的傳閱範圍進行傳閱。
2.法律依據:《中華人民共和國刑法》第219條。
侵犯商業秘密罪有下列侵犯商業秘密行為之壹，情節嚴重的，處三年以下有期徒刑，並處或者單處罰金；情節特別嚴重的，處三年以上十年以下有期徒刑，並處罰金:
(壹)以盜竊、賄賂、欺詐、脅迫、電子入侵等不正當手段獲取權利人的商業秘密；
(二)披露、使用或者允許他人使用以前款手段獲取的權利人的商業秘密；
(三)違反保密義務或者權利人保守商業秘密的要求，披露、使用或者允許他人使用其掌握的商業秘密。
在前款所列行為中，明知是商業秘密而獲取、披露、使用或者允許他人使用該商業秘密的，視為侵犯商業秘密理論。
本條所稱權利人是指商業秘密的所有人和經所有人許可的商業秘密的使用人。
二、如何處理機密文件的丟失
處理機密文件丟失的措施如下:
1，如果是絕密，需要立案，會受到法律的制裁；
2.如果是其他分類的類別，那就要看單位制度的規定了。這是嚴重違規，壹般應該給予警告以上，調離涉密崗位，罰款。