2.建議采用正規官方的發函方式，因為這種方式最有效，也能得到相關評審機構的認可。根據司法判例，通過國家官方快遞公司郵寄的方式得到了司法機關的認可，比其他郵寄方式更有效。
3.通訊地址建議為合同中預留的地址。如果合同中沒有預留地址，建議在企業征信網站上查詢註冊地址，按照網站上的地址進行寄送，或者由專人將信件寄送到收件人的地址，並對投遞過程進行視頻記錄。
4.郵寄信件時，除註明收件人的信息和地址外，還應在封面註明信件的名稱，並註明所寄貨物的名稱，如XXX的催款信、XXX的通知函、XXX的告知函等。有必要記住信件的主題名稱。
5.除了保留快遞收據外，註意收據要有郵戳，要帶相應的郵件證據。信的內容應與填好的快遞收據和信封壹起拍照。同時，應在官網上查詢快遞員的狀態，並隨時關註是否正在投遞、簽收或拒絕簽收沃金並退回。應拍攝相應狀態的截圖，並保留作為證據。
6.信件寄出、簽收或退回後，建議通過電話或信息與收信人溝通，確認信件的真實狀態，進壹步證明信件的簽收或拒收。