電子文件是指在數字設備和環境中生成，以數字形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體中，由計算機等設備讀取和處理，並能在通信網絡上傳輸的文件。
在新頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規範》中，對電子文件的定義是“電子文件是指在數字化設備和環境中形成的，以數字形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體中，由計算機等數字化設備讀取、處理，並在通信網絡上傳輸的文件。”
基本特征:
第壹，電子文件是由電子計算機產生和處理的，其信息是用二進制數字代碼記錄和表示的，所以也可以稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的相似之處。數字信息使用0和1的組合來記錄信息。每個0或1稱為1位。要記錄的信息以壹串比特存儲在計算機存儲器(包括內存和各種外部存儲器)中，並能通過通信網絡傳輸。
第二，電子文件是文件的壹種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是特定的用途和效果。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的相似之處。
從邏輯上講，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集。它既是具有文件特征的數字信息，又是具有數字信息特征的文件。
法律依據:
根據《黨政機關電子文件歸檔規範》，電子文件是否需要歸檔應在起草或辦理時確定，歸檔工作采取隨辦隨還的方式進行，向檔案部門移交時間最遲不得超過次年6月。