函件適用於無隸屬關系的機關之間的協商、詢問和回答問題，以及請求有關主管機關批準。
公函包括標題、主送機關、正文、簽發機關、日期、公函通知的事項、結論。
1，標題壹般由簽發機關、原因、語言或原因和語言組成。
2.正文壹般包括三層:背景簡介；協商、質詢和答復的事項和問題；希望和要求，如“望研究回復”，請給予大力支持。
正式文件的格式如下:
關於召開XX會議的通知
×××××(主發送單位):
為了{\\ F3 ,}目的{\\ F3 {\\ F3 。}
壹、會議內容:××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日×月×日
二。參加人員:××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×月×日
三。會議時間和地點:××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日
四。其他事項:
(壹)請將參加會議的通知發給XXX，XXX(住宿安排)。
(2)請將會議回執傳真至
(3) ××××××××(其他需要提示的事項，如會議材料的準備等。).
(4)聯系人及聯系電話:××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日